Дата актуализации: 11:25:38
Общие положения
Регламент на предоставление государственных услуг архивами – это совокупность нормативных актов, определяющих порядок организации и исполнения запросов физических и юридических лиц к архивным документам, а также порядок оформления архивных справок, выписок и копий. Основу регламента составляют:
- Приказ Министерства культуры РФ от 31 мая 2012 г. № 566 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 14 сентября 2023 г. № 93 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан»;
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, а также методические рекомендации к этим правилам.
Все перечисленные документы образуют единую нормативно‑правовую базу, регулирующую деятельность архивов в России.
Термины и определения
- Государственная услуга – действие (или совокупность действий), оказываемых архивом в интересах граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений.
- Запрос – письменное (в т.ч. электронное) обращение гражданина, иностранного гражданина, лица без гражданства или организации с требованием предоставить архивные документы.
- Архивная справка – документ, подтверждающий наличие (отсутствие) в архиве запрашиваемой информации.
- Архивная выписка – выдержка из оригинального документа, заверенная печатью архива.
- Архивная копия – полная копия оригинального документа, выполненная в соответствии с установленными требованиями к качеству и достоверности.
Субъекты регулирования
Ключевые участники процесса предоставления услуг:
- Федеральное архивное агентство (Росархив) – разработчик регламентов, контролёр соблюдения сроков и качества услуг.
- Федеральные государственные архивы (Государственный архив РФ, региональные архивы и др.) – исполнители запросов.
- Работники архива (лицо, ответственное за архив) – лица, назначаемые в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов.
- Заявители – физические и юридические лица, а также иностранные граждане и лица без гражданства.
Порядок подачи и рассмотрения запросов
Способы подачи
Запросы могут быть поданы:
- Почтовым отправлением (заказным письмом) на адрес архива;
- Лично в приемном отделе архива;
- Электронным способом через официальный сайт архива (при наличии такой возможности);
- Через уполномоченные органы (например, органы местного самоуправления).
Содержание запроса
Запрос должен содержать:
- ФИО (наименование) заявителя;
- Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
- Подтверждение личности (паспорт, миграционная карта, документ, подтверждающий статус лица без гражданства);
- Точное описание запрашиваемого документа (название, период, номер дела, если известен);
- Цель обращения (если требуется по закону);
- Согласие на обработку персональных данных.
Сроки исполнения
Согласно Приказу № 566 (2012) и Приказу № 93 (2023):
- Стандартный срок рассмотрения запроса – 30 календарных дней со дня его получения.
- В случае необходимости уточнения сведений или привлечения экспертизы срок может быть продлён до 60 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.
- Если запрос относится к архивным материалам, охраняемым в рамках государственной тайны, срок может быть увеличен в соответствии с законодательством о государственной тайне.
Порядок информирования заявителя
Архив обязан:
- Подтвердить получение запроса в течение 3 рабочих дней;
- Уведомить о начале рассмотрения и о возможных задержках;
- Предоставить результат (справку, выписку, копию) в установленный срок либо направить отказ с указанием причин.
Платные и бесплатные услуги
В соответствии с законодательством РФ услуги архивов могут быть как бесплатными, так и платными. Критерии:
- Бесплатно предоставляются:
- Справки, подтверждающие наличие (отсутствие) документов;
- Документы, необходимые для реализации конституционных прав (например, пенсионные права, социальные льготы);
- Документы, направляемые в иностранные государства в рамках международных договоров.
- Платно предоставляются:
- Копии и выписки, требуемые для коммерческих целей;
- Услуги по ускоренному исполнению (сокращённые сроки);
- Технические услуги (сканирование, перевод, заверка).
Тарифы устанавливаются приказом Росархива и публикуются на официальных сайтах архивов.
Права и обязанности заявителя
- Иметь право на получение информации, предусмотренной законодательством РФ;
- Получать полную и достоверную информацию о статусе своего запроса;
- Оспаривать отказ в предоставлении услуги в судебном порядке в течение 30 дней с даты получения отказа;
- Соблюдать порядок оплаты (если услуга платная) и предоставлять корректные контактные данные.
Обязанности архивов
- Соблюдать установленные сроки исполнения запросов;
- Обеспечивать конфиденциальность персональных данных заявителей;
- Вести реестр всех полученных запросов, их статуса и результатов;
- Обеспечивать достоверность выдаваемых справок, выписок и копий;
- Предоставлять информацию о порядке обжалования отказов.
Порядок обжалования отказа
Если архив отказал в предоставлении услуги, заявитель имеет право:
- Подать письменную жалобу в Федеральное архивное агентство в течение 30 дней;
- Обратиться в суд с иском о защите своих прав;
- Получить разъяснение причин отказа и, при необходимости, предоставить дополнительные документы.
Технические и информационные средства
В соответствии с методическими рекомендациями к Правилам организации хранения, архивы могут использовать:
- Автоматизированные системы управления архивными фондами (АСУАФ);
- Электронные каталоги и базы данных, доступные через интернет‑порталы;
- Сканеры и оборудование для создания цифровых копий с высоким разрешением;
- Системы электронного документооборота для ускорения обработки запросов.
Разработка и внедрение таких систем может осуществляться как самостоятельно архивом, так и посредством закупки у сторонних поставщиков информационных услуг.
Заключительные положения
Регламент на предоставление услуг архивами является живым документом, который периодически обновляется в соответствии с изменениями законодательства РФ и международных обязательств России. Все изменения публикуются на официальных сайтах Федерального архивного агентства и соответствующих региональных архивов.
Соблюдение регламента гарантирует:
- Защиту прав граждан и юридических лиц на доступ к историческим и документальным сведениям;
- Прозрачность работы архивных учреждений;
- Эффективное взаимодействие между архивами и пользователями.
Контактная информация (пример):
Федеральное архивное агентство (Росархив)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@rosarch.gov.ru
Сайт: https://rosarch.gov.ru