Создание архива электронных документов (АЭД) — это сложный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований (ФЗ-149, ФЗ-63, ГОСТ Р 7.0.100-2018, Приказ Минкультуры № 558 и др.). Ключевым этапом формирования архива является прием документов на хранение. Без утвержденного регламента этот процесс становится хаотичным, что ведет к правовым рискам, потере данных и невозможности подтвердить юридическую значимость документов в суде или при проверке.
В данной статье мы подробно разберем структуру регламента, ключевые этапы процедуры приема, требования к метаданным и предоставим пример типового документа, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
Нормативно-правовая база
Перед написанием регламента необходимо сослаться на акты, регулирующие архивное дело и электронный документооборот:
- Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 9, 10, 14).
- Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (требования к ЭП и проверке подлинности).
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Формирование архива электронных документов. Общие требования».
- Приказ Минкультуры России от № 558 (утв. Инструкцию по организации архивов государственных органов — базовый стандарт для всех).
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых составов и сроков хранения документов…» (номенклатура дел).
- Внутренние документы организации: Политика безопасности информации, Номенклатура дел, Положение об АЭД.
Цели и задачи регламента
Регламент приема — это локальный нормативный акт, который фиксирует:
- Порядок передачи документов из текущего документооборота (СЭД/1С/CRM) в архивное хранилище (АЭД).
- Критерии отбора (какие документы подлежат архивированию, а какие уничтожаются по истечении сроков).
- Требования к формату файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.), структуре каталогов и набору метаданных (карточке документа).
- Процедуру проверки целостности, подлинности (ЭП), читаемости и полноты комплекта документов.
- Распределение ролей и ответственности (кто передает, кто принимает, кто контролирует).
- Порядок оформления акта приема-передачи (на бумаге или в ЭДО).
- Наименование документа, дата вступления в силу, регистрационный номер.
- Сфера действия (какие подсистемы/отделы охватывает).
- Определения терминов: АИС, АЭД, ЕД, Архивный экземпляр, Метаданные, Контрольная сумма (хеш).
- График приема: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, по закрытию дела/проекта.
- Инициирование: автоматическое (по триггерам в СЭД) или ручное (заявка отдела).
- Участники:
- Передающая сторона: Ответственный за СЭД, Автор/Исполнитель, Подписант.
- Принимающая сторона: Архивариус АЭД, Администратор АИС, Эксперт по ЭП.
- Форматы файлов: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для визуального представления), XML (для структурированных данных), исходные форматы (только при необходимости).
- Набор файлов на один документ:
- Архивный экземпляр (PDF/A с визуализацией ЭП/штампов).
- Файл(ы) электронной подписи (.sig, .p7s) — обязательно отдельно.
- Исходный файл (опционально, для редактируемых форм).
- Структура каталогов (папок): Соответствие номенклатуре дел (Год / Код дела / Номер дела / Документы).
- Метаданные (XML-манифест / CSV / запись в БД АЭД): минимальный набор по ГОСТ Р 7.0.99-2018:
- Идентификатор документа (UID/GUID).
- Вид документа (Приказ, Договор, Акт, ПИФ).
- Дата документа и Дата регистрации.
- Номер документа.
- Тема/Наименование.
- Автор/Исполнитель/Подписант (ФИО, должность, ИНН/СНИЛС).
- Срок хранения и Категория ценности.
- Статус ЭП (Валидна/Невалидна/Просрочена сертификат) на момент приема.
- Хеш-сумма (SHA-256) архивного экземпляра.
- Этап 1: Формирование пакета (Сторона передачи). Экспорт из СЭД, проверка полноты комплектов (вложения, согласования), расчет хеш-сумм.
- Этап 2: Передача пакета. Через защищенный контур (SFTP, API, носитель с протоколом передачи).
- Этап 3: Входной контроль (Сторона приема — Архивариус/Система).
- Проверка соответствия структуры каталогов номенклатуре.
- Верификация хеш-сумм (сравнение с переданными значениями).
- Проверка форматов (валидация PDF/A через VeraPDF или аналоги).
- Проверка ЭП: валидация сертификатов, цепочек доверия, отзывов (CRL/OCSP) на момент подписания.
- Проверка читаемости (рендеринг PDF).
- Сверка метаданных с реквизитами в теле документа.
- Этап 4: Решение по результатам контроля.
- Принято: Регистрация в АЭД, присвоение архивных кодов, размещение в хранилище (AIP).
- Принято с замечаниями: Незначительные расхождения в метаданных (исправляются архивариусом с протоколированием).
- Отклонено (Возвращено на доработку): Критические ошибки (битый файл, невалидная ЭП, отсутствие вложений, несоответствие номенклатуре). Составляется Акт несоответствия.
- Этап 5: Оформление Акта приема-передачи. Двусторонний документ (ЭДО или бумага с ЭП), фиксирующий состав переданных дел/документов, дату, результат проверки, ответственных лиц.
- Этап 6: Фиксация в журнале учета / системе АЭД. Запись события «Принят на хранение» с меткой времени и ЭП архивариуса.
- Использование ЭП уполномоченных лиц при подписании Акта приема.
- Ведение журнала аудита (Audit Log) всех операций с пакетом.
- Резервное копирование принятых пакетов до подтверждения успешной индексации в АЭД.
- Потеря/компрометация ключей ЭП передающей стороны.
- Обнаружение вирусов в пакете (карантин, антивирусная проверка на шлюзе).
- Несоответствие сроков хранения в СЭД и Номенклатуре.
- Технический сбой при передаче (обрыв связи, неполный пакет).
- Кто контролирует сроки приема (Руководитель архива / CIO / DPO).
- Меры ответственности за нарушение регламента (дисциплинарные, материальные, уголовные при утере документов).
- Архивный экземпляр ЕД — файл(ы) в формате PDF/A-1b (или ином утвержденном формате), визуально воспроизводящий содержание документа с отображением реквизитов, штампов и сведений об электронной подписи.
- Пакет приема (SIP) — структурированный набор файлов (архивные экземпляры, файлы ЭП, манифест метаданных), передаваемый в АЭД.
- Контрольная сумма (Хеш), уникальный идентификатор файла, вычисляемый по алгоритму ГОСТ Р 34.11-2012 (Стрибог) -56 бит или SHA-256.
- Отбор ЕД по критериям: истек срок исполнения, подписан всеми сторонами, присвоен регистрационный номер, срок хранения > 0 лет (по Номенклатуре).
- Генерация архивных экземпляров в формате PDF/A-1b (ISO 19005-1). Визуализация должна содержать: текст документа, реквизиты карточки, изображения ЭП/штампов («Подписано ЭП», «Согласовано»).
- Извлечение файлов электронной подписи (открепленная подпись, формат .sig / .p7s) для каждого подписанта.
- Расчет хеш-сумм (SHA-256) для каждого файла архивного экземпляра и файла ЭП.
- Формирование манифеста manifest.xml (структура согласно Приложению А к Регламенту) с перечнем файлов, хеш-суммами и полным набором метаданных (Карточка документа).
- Упаковка в ZIP-архив (без сжатия / store) с именем:
SIP_[КодПодразделения]_[ГГГГММДД]_[НомерПакет].zip. - Полное соответствие: Пакет переводится в статус «Принят». Формируется АИП (Archival Information Package) — пакет для хранения (добавляются системные метаданные АЭД: архивный код, дата приема, ЭП архивариуса). Размещается в основное хранилище (WORM/Object Storage).
- Несущественные расхождения (опечатки в метаданных, отсутствие некритичных атрибутов): Архивариус вносит корректировки в карточку АЭД с протоколированием изменений. Пакет принимается. Составляется Акт приема с примечаниями.
- Критические ошибки (невалидная ЭП, битый PDF, отсутствие вложений, неверный код дела): Пакет отклоняется. Формируется Акт несоответствия (Приложение Б). Пакет возвращается передающей стороне с обязательным указанием причин и сроков устранения (не позднее 5 рабочих дней).
- Наименование, дата, номер.
- Стороны: Передает (ФИО, должность, ЭП) / Принимает (Архивариус, ЭП).
- Список передаваемых дел/документов (таблица: Номер дела, Наименование, Кол-во ЕД, Период, Срок хранения, Хеш-сумма ZIP-пакета дела).
- Результат входного контроля (Принято / Принято с замечаниями / Перечислены отклонения).
- Подписи сторон с расшифровкой и датой.
- Приложение А: Схема XML-манифеста (manifest.xsd) и словарь метаданных (сопоставление полей СЭД -> АЭД).
- Приложение Б: Форма Акта несоответствия пакета приема требованиям АЭД.
- Приложение В: Форма Акта приема-передачи электронных документов в АЭД.
- Приложение Г: Матрица соответствия форматов файлов (Исходный формат -> Архивный формат).
- Приложение Д: Реестр ролей и полномочий (RACI-матрица процесса приема).
- Отсутствие привязки к Номенклатуре дел: Документы сваливаются в «Общую папку» без кодов хранения. Результат: невозможно назначить срок хранения, риск преждевременного уничтожения.
- Игнорирование проверки ЭП на момент приема: Проверяют только «галочку» в СЭД. Риск: к моменту суда сертификат отозван/просрочен, ЭП невалидна, документ не имеет юр. силы.
- Сохранение только PDF без файлов ЭП (.sig): Невозможно повторно проверить подпись независимо от СЭД. Нарушение ФЗ-63 и ГОСТ Р 7.0.99.
- Использование «обычного» PDF вместо PDF/A: Шрифты не встроены, цветовые профили отсутствуют. Риск: документ не откроется или изменится визуально через 5-10 лет.
- Отсутствие хеш-сумм в акте приема: Невозможно доказать, что файл в архиве — именно тот, что передавали. Риск: подмена контента неотслеживаема.
- Ручное заполнение метаданных архивариусом: Источник правды, СЭД. Двойной ввод = ошибки. Решение: автоматический маппинг полей (API/интеграция).
- Нет процедуры возврата («Отклонено»): Плохие пакеты висят в «Входящей зоне» годами, забивая хранилище.
- Автоматизация: Минимум ручного труда (API, коннекторы, валидаторы).
- Непрерывность доверия: Хеш-суммы на каждом этапе, ЭП на Акте приема, журнал аудита.
- Стандартизация: PDF/A, XML-манифесты, ГОСТ-алгоритмы хеширования.
- Прозрачность отказов: Четкие критерии возврата пакета с возможностью быстрого исправления.
Структура регламента (Рекомендуемый состав разделов)
Типовой регламент состоит из следующих разделов:
Общие положения
Организация процесса приема
Подготовительные требования к пакету документов (SIP — Submission Information Package)
Это самый технически важный раздел. Должны быть зафиксированы:
Этапы процедуры приема (Workflow)
Требования к обеспечению достоверности и целостности
Обработка исключительных ситуаций
Контроль за исполнением и ответственность
Порядок внесения изменений в регламент
Процедура согласования и утверждения новой версии (версионирование).
Пример оформления титульного листа и основных разделов Регламента
Ниже приведен пример структуры и заполнения ключевых частей документа. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на данные вашей организации.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «[Название организации]»
________________ / [ФИО] /
«___» _____________ 202_ г. РЕГЛАМЕНТ
приема электронных документов в создаваемый архив электронных документов ООО «[Название организации]»
приема электронных документов в создаваемый архив электронных документов ООО «[Название организации]»
| Регистрационный номер: | РГЛ-АЭД-2024-001 |
| Версия: | 1.0 |
| Дата вступления в силу: | «___» _____________ 202_ г. |
| Статус: | Действующий |
| Владелец документа: | Руководитель архива / Архивариус АЭД |
Общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок, условия и критерии приема электронных документов (далее — ЕД) в Архив электронных документов (далее — АЭД) ООО «[Название организации]» (далее — Организация).
Регламент разработан в соответствии с ФЗ-125, ФЗ-149, ФЗ-63, ГОСТ Р 7.0.99-2018, Приказом Минкультуры № 558, Номенклатурой дел Организации (утв. приказом № [Номер] от [Дата]) и Положением об АЭД Организации.
Действие Регламента распространяется на все структурные подразделения Организации, формирующие и использующие ЕД в информационных системах (СЭД «[Название СЭД]», 1С:Предприятие, CRM «[Название]», почтовые серверы).
Основными понятиями, используемыми в Регламенте, являються:
Порядок формирования и передачи пакета приема (SIP)
График приема: Прием ЕД в АЭД осуществляется ежемесячно в период с 1 по 5 число месяца, следующего за отчетным (по итогам закрытых дел/периодов). Внеплановый прием — по решению Руководителя архива (ликвидация отдела, проверки, миграция).
Формирование пакета (Ответственный за СЭД / Администратор ИС):
Передача: Пакет загружается в «Входящую зону» АЭД через веб-интерфейс / API / SFTP-шлюз. Одновременно в СЭД создается задача «Передача в архив» с прикрепленным протоколом передачи (хеш ZIP-архива).
Процедура входного контроля и регистрации в АЭД
Архивариус АЭД (или автоматический модуль превент-контроля) в течение 3 рабочих дней проводит проверку:
| № | Проверка | Инструмент / Метод | Критерий приемлемости |
|---|---|---|---|
| 1 | Целостность пакета | Сравнение хеш-суммы ZIP | Соответствует протоколу передачи |
| 2 | Структура каталогов | Парсинг manifest.xml | Соответствует Номенклатуре дел (Код дела) |
| 3 | Формат архивного экземпляра | VeraPDF / PDF Association Validator | Валидный PDF/A-1b |
| 4 | Электронная подпись | КриптоПро CSP / VipNet / Госуслуги.Проверка | Валидна на момент подписания, цепочка доверия полная, сертификат не отозван |
| 5 | Хеш-суммы файлов | Сравнение с manifest.xml | Полное совпадение |
| 6 | Полнота комплекта | Сверка вложений по карточке СЭД | Все файлы приложений присутствуют |
| 7 | Метаданные | Автоматическая сверка + визуальный осмотр | Реквизиты в теле PDF = реквизитам в XML |
Решение по результатам:
Оформление документации по результатам приема
Акт приема-передачи электронных документов в АЭД (Приложение В) — основной юридический документ, подтверждающий факт передачи прав и ответственности за сохранность. Оформляется в 2-х экземплярах (или 1 экземпляр в ЭДО с двумя ЭП).
Обязательные реквизиты Акта:
Данные Акта автоматически заносятся в Журнал учета приема ЕД в АЭД (электронный, в БД АЭД) и Формируют отчетность перед Руководителем Организации (ежеквартально).
Приложения (неотъемлемая часть Регламента)
Заключительные положения
Настоящий Регламент вступает в силу с момента утверждения и подлежит пересмотру не реже 1 раза в год или при изменении законодательства/структуры ИС.
Контроль за исполнением Регламента возлагается на Руководителя архива / CIO.
Все сотрудники, участвующие в процессе приема, должны быть ознакомлены с Регламентом под роспись (в журнале ознакомления или через СЭД).
СОГЛАСОВАНО
Начальник IT-отдела _____________ / [ФИО] /
Юридический отдел _____________ / [ФИО] /
Служба ИБ _____________ / [ФИО] /
Ключевые ошибки, которых стоит избегать (Check-list для аудита)
Пример фрагмента XML-манифеста (Приложение А)
Стандартизированный обмен метаданными — залог автоматизации. Пример структуры (упрощенно):
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <SIPManifest xmlns="urn:ru:archive:sip:1.0" Version="1.0"> <PackageInfo> <PackageID>SIP_OTD01_20241015_001</PackageID> <Creator>OOO "RogaKopyta" / SED "Diadoc" v.5.2</Creator> <CreationDate>2024-10-15T10:30:00+03:00</CreationDate> <HashAlgorithm>GOST34.11-2012_256</HashAlgorithm> <PackageHash>A1B2C3D4E5F6... (хеш всего ZIP) </PackageHash> </PackageInfo> <CaseList> <Case CaseID="D-2024-0045" CaseIndex="01-2024" RetentionYears="10" Category="Временные"> <CaseTitle>Договоры поставки с ООО "Поставщик" за 2024 г.</CaseTitle> <Document DocID="DOC-2024-10500" RegNumber="10500" RegDate="2024-09-10" DocDate="2024-09-09"> <DocType>Договор</DocType> <Subject>Договор № 10500 от на поставку оборудования</Subject> <Files> <File Role="ArchiveCopy" Path="DOC-2024-10500/ArchiveCopy.pdf" Hash="F1E2D3C4B5A6..." Format="PDF/A-1b" Size="1024567"/> <File Role="Signature" Path="DOC-2024-10500/Sig_Director.sig" Hash="9A8B7C6D5E4F..." Format="PKCS#7" Signer="Иванов И.И. (Ген. директор)" CertSN="1234567890ABCDEF" SignTime="2024-09-10T12:00:00+03:00"/> <File Role="Signature" Path="DOC-2024-10500/Sig_Buyer.sig" Hash="1B2A3C4D5E6F..." Format="PKCS#7" Signer="Петров П.П. (Директор Поставщика)" CertSN="0FEDCBA987654321" SignTime="2024-09-10T14:30:00+03:00"/> </Files> <Metadata> <Author>Сидоров С.С. (Юрист)</Author> <Department>Юридический департамент</Department> <Counterparty>ООО "Поставщик" (ИНН 7701234567)</Counterparty> <ContractValue Currency="RUB">5000000.00</ContractValue> </Metadata> </Document> </Case> </CaseList> </SIPManifest>
Регламент приема в АЭД — это не просто формальность для инспекторов Росахива или аудиторов ИБ. Это единственный юридический механизм, который переводит ответственность за сохранность, достоверность и читаемость документов с операционного персонала (СЭД, 1С) на архивную службу.
Главные принципы качественного регламента:
Используйте приведенный выше пример как базовый шаблон. Обязательно адаптируйте его под:
— Используемые ИС (СЭД, 1С, SAP, кастомная разработка);
— Объемы документооборота (пакетная vs потоковая загрузка);
— Требования регулятора (если отрасль банковская/медицинская/гостайна — требования строже);
— Уровень зрелости АЭД (есть ли модуль превент-контроля или все руками).
Правильно оформленный регламент сэкономит месяцы работы при внедрении АЭД и защитит организацию от рисков признания электронных документов неимеющими юридической силы.