Цель документа: установить единый порядок приёма, регистрации, проверки и размещения электронных архивных документов (ЭАД) в новом архиве организации, а также определить ответственность участников процесса.

Общие положения

1. Основание для разработки регламента – Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Росархива № 77 от  г. и типовые требования Федерального архивного агентства к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД).
2. Объект регулирования – все электронные документы, передаваемые в архив из СЭД, иных информационных систем и внешних источников, содержащие юридически значимую информацию.
3. Сфера применения – регламент обязателен для всех подразделений организации, участвующих в создании, передаче, приёме и обслуживании электронных архивных документов.
4. Термины и определения (см. Приложение 1) – электронный документ, метаданные, архивный носитель, акт приёма‑передачи, ограничение доступа, срок хранения и др.

Ответственность сторон

Порядок приёма электронных документов

Подготовительный этап

1. Определяется перечень типов документов, подлежащих архивному хранению (договоры, акты, бухгалтерские отчёты, документы с пометкой «Для служебного пользования», документы ограниченного распространения и др.).
2. Утверждаются требования к формату файлов:
   • PDF/A‑2/3 для текстовых документов;
   • TIFF/PNG без сжатия для сканов;
   • XML/JSON для структурированных данных;
   • Контейнеры ZIP/7z только с открытым паролем (пароль хранится в отдельном защищённом реестре).
3. Разрабатывается шаблон сопроводительной документации (метаданные, акт приёма‑передачи, описание бизнес‑процесса).

Приёмка документов

4. Получение файлов – документы передаются через защищённый канал (SFTP, HTTPS, электронный документооборот) в специально выделенную «приёмную папку» СХЭД.
5. Автоматическая проверка (скрипты ИТ‑службы):
   • Контроль наличия всех обязательных файлов (основной документ + метаданные);
   • Верификация формата и целостности (контрольные суммы SHA‑256);
   • Проверка наличия цифровой подписи и её валидности.
6. Ручная проверка оператором – в случае обнаружения ошибок автоматической проверкой:
   • Отправка уведомления автору с указанием недочётов;
   • Повторная передача исправленного пакета.
7. Регистрация в реестре – после успешной проверки оператор вносит запись в Электронный реестр архивных документов (ЭРЭАД):
   • Уникальный идентификатор (UID);
   • Дата и время приёма;
   • Тип документа, классификатор делопроизводства;
   • Ссылка на физический носитель (логический путь в СХЭД);
   • Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
8. Составление акта приёма‑передачи – документ оформляется в электронном виде (PDF/A) и подписывается цифровой подписью ответственного за архив и отправителя. Акт хранится вместе с архивным пакетом.

Размещение и хранение

9. Документы помещаются в архивный контейнер (например, archive_20260711_001.zip) согласно рекомендациям производителя носителя (физический или виртуальный).
10. Контейнер записывается на обособленный носитель (NAS, LTO‑Tape, облачное хранилище) с применением рекомендаций по упаковке (пакетирование, маркировка, журнал учёта).
11. Создаётся резервная копия в отдельном месте хранения (географически разнесённый центр).
12. В системе СХЭД фиксируется статус «Хранится» и назначаются права доступа согласно классификатору.

Требования к метаданным

Для каждого архивного документа обязательны следующие метаданные (см. Приложение 2):

• UID (уникальный идентификатор);
• Наименование документа;
• Автор (ФИО, должность, подразделение);
• Код делопроизводства (по классификатору);
• Уровень доступа (ОТКР, СЛ, КС);
• Срок хранения (по нормативам, напр., 5 лет, 10 лет, бессрочно);
• Формат файла и контрольная сумма;
• Ссылка на оригинал (если хранится в системе СЭД).

Контроль и аудит

1. Ежеквартальный аудит соответствия процесса приёма требованиям Приказа № 77:
   • Проверка наличия актов приёма‑передачи;
   • Сверка реестра с физическим содержимым носителей;
   • Анализ журналов доступа.
2. Годовой отчёт о состоянии архива представляется руководству и в случае необходимости – в Росархив.
3. При обнаружении несоответствия – инициируется корректирующее действие (добавление недостающих метаданных, переоформление акта, миграция на новый носитель).

Миграция и конверсия

В соответствии с пунктом 4.1 Правил организации хранения электронных документов, при устаревании носителей или форматов проводится:

• Плановая миграция данных не реже одного раза в 5 лет;
• Конверсия в актуальные форматы (PDF/A‑3 → PDF/A‑4, TIFF → PNG без потери качества) с сохранением оригинальных контрольных сумм;
• Обновление метаданных о новой версии файла и дате миграции.

Сроки и порядок уничтожения

1. Сроки хранения определяются нормативными актами (например, бухгалтерские документы – 5 лет, договоры – 10 лет, документы с пометкой «Для служебного пользования» – 3 года).
2. По истечении срока документ переводится в статус «Подлежит уничтожению». Уничтожение проводится только после подписания акта об уничтожении двумя ответственными лицами.
3. Все действия фиксируются в реестре и сохраняются в журнале аудита минимум 3 года.

Приложения

Приложение 1. Термины и определения

Электронный архивный документ (ЭАД) – документ, оформленный в электронном виде, признанный юридически значимым и переданный в архив для долговременного хранения.

СЭД – система электронного документооборота, из которой передаются документы в архив.

СХЭД – система хранения электронных документов, обеспечивающая их сохранность, доступность и контроль целостности.

… (полный список терминов)

Приложение 2. Шаблон метаданных (XML)

<DocumentMetadata>
 <UID>123e4567-e89b-12d3-a456-426614174000</UID>
 <Title>Договор поставки № 2026‑07‑001</Title>
 <CreationDate>2026-07-01</CreationDate>
 <ReceptionDate>2026-07-11T22:25:47</ReceptionDate>
 <Author>Иванов И.И., отдел закупок</Author>
 <ClassificationCode>01.02.03</ClassificationCode>
 <AccessLevel>СЛ</AccessLevel>
 <RetentionPeriod>10 years</RetentionPeriod>
 <FileFormat>PDF/A‑3</FileFormat>
 <Checksum>A3F5C2...</Checksum>
 <OriginalLocation>SDE://procurement/2026/07/001.pdf</OriginalLocation>
</DocumentMetadata>

Приложение 3. Образец акта приёма‑передачи

Документ оформляется в виде PDF/A‑3, подписывается цифровой подписью ответственного за архив и отправителя. Содержание:

• Номер акта;
• Дата и время приёма;
• Перечень переданных файлов (с контрольными суммами);
• Подтверждение соответствия требованиям форматов и метаданных;
• Подписи сторон.

Разработанный регламент обеспечивает полноту, достоверность и юридическую силу электронных архивных документов, а также соответствует требованиям Федерального архивного агентства и Приказа № 77 от  г. Его внедрение позволит организации эффективно управлять электронным архивом, минимизировать риски потери информации и обеспечить прозрачность процессов для контролирующих органов.

Для успешного применения регламента рекомендуется:

• Провести обучающие семинары для всех участников процесса;
• Внедрить автоматические скрипты проверки и регистрации;
• Регулярно обновлять перечень форматов и сроков хранения в соответствии с изменениями законодательства.

Документ утверждён директором по архивному делу ____________________ от «__» _______ 2026 г.