Дата составления: (по информации из сети).

Электронный архив – это систематизированное хранилище цифровых документов, обеспечивающее их долгосрочное сохранение, быстрый поиск и контролируемый доступ. Регламент работы электронного архива определяет порядок создания, пополнения, использования и удаления электронных записей, а также требования к их защите и аудиту.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149‑ФЗ).
• Постановление Правительства РФ от № 497 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронного документооборота».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности. Электронные документы. Требования к структуре и содержанию метаданных».
• Внутренние нормативные акты организации: Положение об электронном архиве, Инструкция по работе с электронным архивом, Политика информационной безопасности.

Структура электронного архива

Архив состоит из следующих логических уровней:

1. Хранилище данных – физические или виртуальные носители (серверы, СХД, облачные сервисы), где размещаются файлы и базы метаданных.
2. Система управления архивом (СУА) – программное обеспечение, обеспечивающее индексацию, поиск, контроль версий и управление правами доступа.
3. Метаданные – описательная информация о документах (автор, дата создания, тип, классификационный код, ключевые слова и т.д.).
4. Интерфейс пользователя – веб‑портал или клиентское приложение для работы с архивом;

Этапы работы электронного архива

Приём документов

• Документы поступают в электронном виде (сканированные образы, файлы форматов PDF, DOCX, XLSX и др.) либо создаются непосредственно в информационных системах организации.
• Выполняется проверка на соответствие требованиям формата, наличие обязательных реквизитов и отсутствие вирусов.
• Документ получает уникальный идентификатор (UID) и набор метаданных.

Индексация и хранение

• Автоматически или вручную заполняются поля метаданных в соответствии с классификатором организации.
• Документ помещается в соответствующий раздел архива (по afdelению, году, типу документа и т.д.).
• Создаётся резервная копия в соответствии с политикой резервного копирования (например, 3‑2‑1 правило).

Поиск и предоставление доступа

• Пользователи осуществляют поиск по полям метаданных, полнотекстовому поиску или по фильтрам (дата, автор, отдел).
• Система проверяет права доступа (ролевая модель) и выдаёт документ в режиме «только чтение» или с правом редактирования (если разрешено).
• Все действия фиксируются в журнале аудита.

Хранение и архивирование

• Документы хранятся в течение установленного срока сохранения, определяемого номенклатурой дел и законодательством.
• По истечении срока документы могут быть переведены в «долгосрочное архивное хранилище» (cold storage) либо уничтожены согласно акту о выбытии.

Выбытие и уничтожение

• Перед уничтожением проводится экспертиза ценности документа (комиссия по архивному делу).
• При положительное уничтожение выполняется безопасным способом (криптостирание, физическое уничтожение носителей) и фиксируется в акте.

Требования к хранению и защите

• Целостность – использование контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и регулярная проверка на наличие повреждений.
• Конфиденциальность – шифрование данных на носителях и при передаче (TLS, AES‑256).
• Доступность – резервное копирование не реже одного раза в сутки, хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.
• Аудит – ведение журнала всех операций (вход, поиск, просмотр, экспорт, изменение метаданных) с хранением не менее 2 лет.
• Соответствие стандартам – соблюдение ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ISO 16175‑3 (принформационному управлению электронными записями).

Доступ и использование

Политика доступа определяется на основе ролей:

• Архивариус – полные права: загрузка, редактирование метаданных, настройка прав, аудит.
• Сотрудник организации – право поиска и просмотра документов, относящихся к его отделу; возможен экспорт в разрешенных форматах.
• Аудитор/контролирующее лицо – право просмотра журнала аудита и выгрузки отчетов.
• Внешний пользователь – доступ только к открытым (публичным) документам по специальной ссылке с истечением срока действия.

Контроль и аудит

Регулярный контроль включает:

1. Ежемесячную проверку целостности хранилища (контрольные суммы).
2. Квартальный обзор прав доступа и актуализацию ролей.
3. Ежегодный внутренний аудит соответствия регламенту и внешнему законодательству.
4. Отчетность перед руководством: объем хранимых данных, количество запросов, инциденты безопасности.

Четко прописанный регламент работы электронного архива обеспечивает надежное хранение корпоративной информации, соблюдение законодательных требований и эффективное использование документов сотрудниками организации. Регулярное обновление регламента в соответствии с изменениями в нормативной базе и технологиями позволяет поддерживать архив в актуальном и безопасном состоянии.