Деятельность органов по делам архивов в Российской Федерации строится на строгой правовой основе. Ключевыми инструментами управления являются Положения об управлении (устанавливающие статус, структуру и полномочия) и Административные регламенты (регламентирующие порядок предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций). Ниже представлен подробный обзор текущей практики регламентирования работы управлений по делам архивов на региональном и федеральном уровнях.

Нормативная иерархия: от федерального закона до локальных актов

Правовое поле, в котором функционируют управления по делам архивов, многоуровнево:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий принципы, полномочия субъектов РФ и организацию архивного дела.
2. Постановления Правительств субъектов РФ — утверждают Положения об Управлениях (Комитетах, Департаментах) по делам архивов. Пример: Постановление Правительства Тюменской области от № 33-п «Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов Тюменской области».
3. Административные регламенты, утверждаются руководителями управлений или правительствами регионов для конкретных государственных функций и услуг.
4. Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» — методическая база для внутренней документации самих управлений и ведомств, за которыми они следят.

Административные регламенты: суть, структура и региональные примеры

Административный регламент — это нормативный правовой акт, устанавливающий порядок и стандарт предоставления государственной услуги или исполнения государственной функции (контроль, надзор). Согласно ст. 16 ФЗ № 210-ФЗ, регламент обязателен для каждого вида услуги/функции.

Основные элементы структуры регламента:

• Предмет регламентирования: конкретная государственная услуга (например, «Организация исполнения федеральными/государственными архивами запросов») или функция (например, «Ведомственный контроль за соблюдением трудового/архивного законодательства»);
• Порядок обращения за услугой: каналы подачи (Госуслуги, МФЦ, лично, почта), состав документов, сроки приема.
• Порядок предоставления услуги: этапы (прием, рассмотрение, принятие решения, выдача результата), сроки каждого этапа, основания для отказа/приостановления.
• Административные регламенты предоставления государственных услуг: стандарт результата, форма выдачи.
• Контроль за соблюдением регламента: ответственность должностных лиц, порядок обжалования.

Примеры региональной практики (на основе открытых данных):

Положение об Управлении: фундамент организационной структуры

Перед написанием административных регламентов необходимо иметь утвержденное Положение об Управлении. Оно закрепляет:

• Правовой статус: юридическое лицо, ведомство/учреждение исполнительной власти.
• Полномочия: управление архивным фондом региона, лицензирование архивной деятельности, ведение госреестра архивов, контроль за соблюдением законодательства, методологическое руководство.
• Структуру: отделы (государственных архивов, делопроизводства, контроля, ИТ и цифровизации).
• Порядок взаимодействия: с Росархивом, прокуратурой, министерствами юстиции, органами местного самоуправления.

Важно: Согласно информации из открытых источников, Управление самостоятельно осуществляет свои полномочия, определенные Положением, что подразумевает наличие печати, штампа, бланков, счета в казначействе.

Ключевые направления регламентируемой деятельности

Ведомственный контроль и надзор

Одна из ключевых государственных функций, переданных управлениям — контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и делопроизводстве в государственных органах, организациях и на предприятиях.

Регламент этой функции определяет:

• Плановые и внеплановые проверки (в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях и ФЗ № 294-ФЗ).
• Порядок направления предписаний об устранении нарушений.
• Взаимодействие с прокуратурой при выявлении грубых нарушений (уничтожение документов без экспертизы, утрата фондов).

Предоставление государственных услуг (Госуслуги)

Современные регламенты ориентированы на цифровой формат. Основные услуги:

1. Организация исполнения запросов в государственные архивы (справочно-правовые, генеалогические, социально-правовые). Регламент фиксирует сроки: обычно до 30 дней (с возможностью продления).
2. Выдача архивных справок и копий документов.
3. Лицензирование деятельности по экспертизе документов на предмет исторической/культурной ценности (если передано в ведомство).
4. Государственная регистрация архивов негосударственных организаций.

Методологическое руководство и делопроизводство

Управления регламентируют свою работу по координации делопроизводства в ведомствах региона. Основой служит Примерная инструкция по делопроизводству (Приказ Росархива № 236). Региональные управления разрабатывают на ее основе Методические рекомендации и утверждают Типовые номенклатуры дел для отраслей.

Цифровизация и внедрение ГИС: новый этап регламентирования

Современные регламенты неразрывно связаны с внедрением информационных систем. Яркий пример — Ямало-Ненецкий автономный округ.

Кейс ITFB Group / Служба по делам архивов ЯНАО (май 2024 г.): Развернут региональный архив на базе дистрибутива ГИС «Платформа ЦХЭД» (Цифровая Хранилище Электронных Документов). Это означает, что административные регламенты предоставления услуг и внутреннего делопроизводства были переработаны под электронный документооборот, использование ЭП, хранение в едином цифровом репозитории.

Это требует изменений в регламентах:

• Добавление канала предоставления услуги «в электронном виде через ЕПГУ/РПГУ».
• Регламентация процессов формирования электронных архивных фондов (вход, описание, хранение, выдача ЭД).
• Обеспечение информационной безопасности (КСЗИ, защита ПДн).

Проблемные аспекты и тренды: ликвидация и реорганизация

Несмотря на федеральные стандарты, в регионах наблюдается дифференциация подходов к структуре органов архивного дела.

Случай Ярославской области (ликвидация управления)

В конце 2023 — начале 2024 гг. принято решение о ликвидации областного управления по делам архивов с передачей его полномочий в структуру другого ведомства (например, Департамента внутренней политики или Министерства юстиции региона).

Последствия для регламентирования:

• Необходимость перерегистрации всех административных регламентов на нового исполнителя.
• Изменение Положения о структуре исполнительной власти региона.
• Риск потери экспертизы и преемственности в методическом руководстве.

Позиция Росархива (Руководитель А.А. Артизов)

Руководитель Федерального архивного агентства выражал обеспокоенность ликвидацией специализированных управлений по делам архивов в структуре исполнительной власти регионов. Главные аргументы:

• Архивное дело — межотраслевая сфера, требующая независимого координатора.
• Включение в структуру иных департаментов ведет к потере фокуса на долгосрочном сохранении документов в пользу текущих административных задач.
• Нарушение принципарушение единообразия системы управления архивным делом в стране.

Алгоритм разработки и утверждения Административного регламента в Управлении

Для практической работы сотрудников управлений по делам архивов:

1. Инициатива: Выявление необходимости (новая услуга, изменение закона, реорганизация).
2. Разработка проекта: Ответственный исполнитель (юрисконсульт/методист) готовит текст по требованиям ст. 16 ФЗ № 210-ФЗ и Постановлению Правительства РФ № 1316 (единая форма).
3. Внутриведомственная согласовка: Отделы контроля, архивов, ИТ, юристы, руководитель управления.
4. Межведомственная согласовка: Минюст региона, прокуратура, финансовый орган, орган по регулированию тарифов (если есть платежи), Росархив (методологически).
5. Антикоррупционная экспертиза: Обязательная процедура.
6. Общественные слушания / обсуждение на regulation.gov.ru: Не менее 20 дней (для регламентов услуг).
7. Утверждение: Приказом руководителя Управления или Постановлением Правительства региона (в зависимости от статуса органа и вида регламентируемой деятельности).
8. Официальное опубликование: На официальном сайте управления, портале Госуслуг, в нормативных справочных системах.
9. Ввод в действие: Не ранее дня официального опубликования (или с указанной даты).
10. Мониторинг и контроль: Ежегодный анализ соблюдения сроков, качества услуг, оснований для отказов.

Регламентирование деятельности управления по делам архивов — это динамичный процесс, балансирующий между федеральными стандартами (ФЗ-125, ФЗ-210, приказы Росархива) и региональной спецификой (структура власти, объем архивного фонда, уровень цифровизации).

Ключевые выводы:

• Основа легальности работы — актуальное Положение об Управлении.
• Каждая государственная услуга и функция должна иметь свой Административный регламент, соответствующий Постановлению № 1316.
• Цифровая трансформация (ГИС «Платформа ЦХЭД», ЕПГУ) диктует необходимость регулярного обновления регламентов.
• Организационная устойчивость управления (отсутствие рисков ликвидации/слияния) критически важна для качественного исполнения регламентов и сохранения архивного наследия региона.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов, информации с официальных сайтов управлений по делам архивов субъектов РФ (Адыгея, Калуга, Тюмень, Удмуртия, ЯНАО) и материалов Росархива. Актуально на .