Государственные архивы выполняют важную функцию сохранения документального наследия страны. Для того чтобы материалы оставались доступными и в хорошем состоянии десятилетиями, необходимо соблюдать комплекс требований к их хранению. Ниже представлены подробные рекомендации, основанные на действующих нормативных актах и лучших международных практиках.

Нормативная база

Хранение архивных документов регулируется:

• Федеральным законом «О государственном архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказами Минкультуры России о требованиях к условиям хранения;
• Международными стандартами ISO 11799 (информация и документация – условия хранения архивных материалов) и ISO 18902 (фотоматериалы).

Эти документы формулируют как функциональные (например, обеспечение доступности документов), так и нефункциональные требования (температурно‑влажностный режим, защита от света и т.д.).

Микроклимат в хранилищах

Стабильные параметры микроклимата – ключевой фактор долговечности бумажных, пергаментных, фото‑ и электронных носителей.

2.1 Температура

Оптимальный диапазон: +14 °C – +18 °C. Колебания не должны превышать ±2 °C в сутки.

2.2 Относительная влажность

Рекомендуемый уровень: 40 % – 50 %. При влажности выше 60 % ускоряются процессы биологического разрушения, ниже 30 % – хрупкость материала.

2;3 Освещение

Документы следует хранить в полной темноте или при освещённости не более 50 лк. Ультрафиолетовое излучение должно быть полностью исключено (используются лампы с УФ‑фильтром).

2.4 Чистота воздуха

Необходимо обеспечить фильтрацию частиц (HEPA‑фильтры) и контролировать уровень газообразных загрязнителей (SO₂, NO₂, O₃).

Упаковка и материалы для хранения

Выбор упаковки напрямую влияет на механическую и химическую защиту документов.

• Кислотно‑нейтральные папки и коробки (pH 7,0 – 8,5) из архивного картона или полипропилена.
• Избегать использования обычных канцелярских файлов, резинок и скрепок, содержащих серу или хлор.
• Для фото‑ и киноматериалов – архивные полиэстеровые (Mylar) или полипропиленовые контейнеры.
• При необходимости – применение силикагеля или других абсорбентов влаги внутри коробок (с регулярной заменой индикацией изменения цвета).

Маркировка и каталогизация

Четкая идентификация упрощает поиск и минимизирует необходимость частого извлечения документов.

1. На каждой единице хранения указывать:
   • номер дела/файла;
   • наименование учреждения‑источника;
   • даты создания и поступления;
   • краткое содержание (ключевые слова).
2. Использовать машинночитаемые метки (штрих‑коды, RFID) в сочетании с традиционной этикеткой.
3. В электронном каталоге фиксировать все метаданные согласно стандарту ISAD(G).

Безопасность и контроль доступа

Архивные фонды требуют защиты от несанкционированного доступа, кражи и vandalism.

• Физическая охрана: круглосуточное видеонаблюдение, датчики движения, контрольный пункт на входе.
• Логическая защита электронных копий: шифрование, резервное копирование по правилу 3‑2‑1, журналы доступа.
• Разделение зон: общедоступная читальная зона, зона ограниченного доступа (рабочие помещения сотрудников) и строго закрытые хранилища.

Цифровое дублирование

Создание цифровых копий снижает механический износ оригиналов и обеспечивает резерв.

• Сканирование при разрешении не менее 300 dpi для текстовых документов, 600 dpi – для чертежей и карт.
• Форматы хранения: TIFF (без сжатия) для мастер‑копий, PDF/A‑2 – для доступных версий.
• Метаданные цифровых файлов должны соответствовать стандарту PREMIS (Preservation Metadata).
• Проверка целостности файлов контрольными суммами (MD5, SHA‑256) не реже одного раза в год.

Периодический контроль и реставрация

Даже при идеальных условиях материалы стареют, поэтому необходим регулярный мониторинг.

• Визуальный осмотр каждые 6–12 месяцев на наличие плесени, насекомых, механических повреждений.
• Измерение параметров микроклимата с автоматическим оповещением при отклонении от нормы.
• При выявлении дефектов – немедленная изоляция повреждённого экземпляра и передача в реставрационную мастерскую.
• Ведение журнала реставрационных работ с указанием использованных материалов и методов.

Обучение и инструктаж персонала

Квалификация сотрудников напрямую влияет на соблюдение всех вышеперечисленных требований.

• Вводный инструктаж по правилам обращения с архивными документами.
• Регулярные тренинги по работе с климатическим оборудованием и средствами пожарной безопасности.
• Обучение работе с электронными архивами и системами управления метаданных.
• Тренировки по действиям в чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление, землетрясение).

Соблюдение рекомендаций по микроклимату, упаковке, маркировке, безопасности, цифровому дублированию и контролю состояния позволяет государственным архивам сохранять документальное наследие в надлежащем виде на протяжении многих десятилетий. Важно помнить, что любые отклонения от установленных норм следует рассматривать как сигнал к немедленному корректирующему действию, а не как допустимое отклонение.

Статья подготовлена с учётом действующих нормативных актов и международных стандартов на дату .