Документ, изданный совместно Росархивом и ВНИИДАД, представляет собой нормативное пособие, определяющее порядок обращения с документами, обладающими особой культурно‑исторической и научной ценностью. Ниже приведено подробное изложение основных положений рекомендаций, структурированное по тематическим разделам.

Нормативная база

Работа с особо ценными документами регламентируется:

• Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от ), в частности частью 5 статьи 22.1;
• Приказами и указаниями Росархива, касающимися учёта, хранения и использования архивных фондов;
• Внутренними нормативными актами ВНИИДАД (Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы).

Понятие «особо ценный документ»

Согласно рекомендациям, особо ценный документ – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который обладает:

• непреходящей культурно‑исторической и научной ценностью;
• особой важностью для изучения истории государства, общества, науки и культуры;
• уникальностью содержания или внешних признаков (отсутствие аналогов по информации и/или оформлению).

Примеры: указы императоров, рукописи выдающихся учёных, редкие фотоматериалы, аудио‑ и видеозаписи исторических событий.

Критерии отнесения к особо ценным документам

Экспертиза ценности проводится на основе комплекса критериев, среди которых:

1. Содержательный критерий – уникальность и значимость информации, отражённой в документе;
2. Внешний критерий – редкость материала, способа исполнения, состояния сохранности (бумага, чернила, переплёт);
3. Социально‑культурный критерий – общественное признание, влияние на развитие науки, искусства, государственности;
4. Технологический критерий – возможность использования современных методов цифровой обработки без потери подлинности.

Применение критериев осуществляется в рамках контроля качества поступающих документов и при проведении плановой экспертизы ценности после истечения установленных сроков хранения.

Сроки хранения и порядок экспертизы ценности

Для документов личного состава, связанных с прохождением государственной службы (не гражданской), установлен срок хранения – 75 лет с момента прекращения службы. По истечении этого срока проводится экспертиза ценности документов (75 лет ЭПК). Если документ признан особо ценным, он переводится в категорию постоянного хранения.

Учёт и описание особо ценных документов

Учёт ведётся в Единой автоматизированной информационной системе (ЕАИС), включающей:

• Программный комплекс «Архивный фонд»;
• «Фондовый каталог»;
• «Центральный фондовый каталог».

При заполнении карточки учёта указываются:

• Регистрационный номер и шифр;
• Наименование документа (полное и сокращённое);
• Автор / источник комплектования;
• Краткое содержание и аннотация;
• Оценка ценности (баллы по каждому критерию);
• Состояние сохранности (показатели износа, наличие повреждений);
• Особенности оформления (тип переплёта, наличие иллюстраций, печатей).

Условия хранения

Особо ценные документы требуют повышенных мер защиты:

• Размещение в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и завязками либо в картонных футлярах (коробках) из безкислотного картона;
• Поддержание постоянного микроклимата: температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %;
• Защита от прямого солнечного света и ультрафиолетового излучения (использование UV‑фильтров на окнах и светильниках);
• Ограничение доступа: только уполномоченные сотрудники после инструктажа и в присутствии ответственного за сохранность;
• Периодический визуальный осмотр (не реже одного раза в год) и Instrumental контроль (измерение pH бумаги, проверка на наличие грибка и насекомых).

Обращение и использование

При работе с особо ценными документами необходимо соблюдать следующие правила:

• Использовать только чистые руки или хлопковые перчатки;
• Избегать механического воздействия (сгибание, скрепление скрепками, скотчем);
• При необходимости копирования применять безконтактные методы (фотографирование, сканирование без давления на оригинал);
• Запрещено употребление пищи и напитков в зоне хранения и работы с документами;
• Все операции фиксируются в журнале учёта использования (дата, ФИО сотрудника, цель использования).

Дигитализация и электронные копии

Рекомендации уделяют особое внимание работе с электронными документами личного происхождения:

• При приёме электронных документов проводится проверка целостности файлов (контрольные суммы, метаданные);
• Для долгосрочного сохранения используются открытые форматы (PDF/A, TIFF, JPEG2000) и проверенные носители (мagnетные ленты, оптические диски архивного класса);
• Создаются резервные копии в географически разнесённых хранилищах;
• Метаданные описывают не только содержание, но и технические параметры (разрешение, цветовая глубина, профиль цвета).

Публикация и распространение

Особо ценные документы могут быть опубликованы в виде печатного издания следующими способами:

• Наборным (шрифтовым) – печать текста с использованием традиционных шрифтов;
• Фотографическим – воспроизведение изображения документа фототехникой;
• Факсимильным – точная копия оригинала, сохраняющая все графические и текстовые детали.

Выбор способа определяется состоянием оригинала, целями публикации и требованиями к точности воспроизведения.

Методические рекомендации 2006 года представляют собой комплексный нормативный документ, который:

• Уточняет понятие и критерии особо ценных документов;
• Регламентирует сроки хранения, порядок экспертизы ценности и условия учёта;
• Определяет требования к хранению, обращению и цифровой обработке таких документов;
• Даёт рекомендации по публикации и обеспечению доступа к уникальному архивному наследию.

Соблюдение этих положений обеспечивает долгосрочную сохранность документов, обладающих исключительной исторической и культурной значимостью, и способствует их эффективному использованию в научной, образовательной и публичной деятельности.