Реорганизация архивных учреждений – это процесс, в котором меняется их правовой статус, структура, функции или место нахождения в результате слияния, разделения, преобразования или ликвидации. В России такие изменения регулируются рядом нормативных актов, а их практическое осуществление имеет важные последствия для сохранения, учёта и доступа к документам архивного фонда.

Правовая база реорганизации архивов

Основные нормативные документы, определяющие порядок реорганизации государственных и муниципальных архивов:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Федеральное архивное агентство). В них прописаны требования к оформлению архивных фондов в случае реорганизации или ликвидации организации‑правообладателя.
2. Приказ Министерства культуры РФ «Об организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (в частности пункт 2.6, где говорится, что архивные документы образуют единый архивный фонд до и после реорганизации).
3. Декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» – исторический документ, положивший начало современной системе архивов.
4. Доклад заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова (заседание Совета по архивному делу, Екатеринбург, 26 сентября 2017 г.) – подтверждает, что сокращение количества организаций‑источников связано с их реорганизацией и объединением.

Все эти акты указывают, что при реорганизации:

• Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя.
• Завершённые делопроизводством дела включаются в архивный фонд организации‑правообладателя.
• Незавершённые дела передаются правопреемнику и включаются в его фонд.

Основные причины реорганизации архивов

• Административные реформы – объединение муниципальных образований, сокращение числа государственных органов.
• Оптимизация расходов – снижение затрат на содержание зданий, техники и персонала.
• Технологическое обновление – переход к цифровым системам учёта и создания единого электронного архива.
• Укрепление доступа – создание более крупных, централизованных архивов, способных обеспечить более широкий публичный доступ.

Порядок реорганизации: пошаговый алгоритм

Подготовительный этап

1. Разработка плана реорганизации (анализ текущего состояния, оценка количества и состава фондов, определение правопреемника).
2. Согласование плана с Федеральным архивным агентством и, при необходимости, с органами местного самоуправления.
3. Утверждение проекта в совете директоров или ином уполномоченном органе.

Инвентаризационный этап

4. Проведение полной инвентаризации архивных фондов (учёт всех дел, определение их статуса: завершённые/незавершённые, ценность, состояние).
5. Составление путеводителей и описаний фондов в соответствии с требованиями Положения о комплектовании.
6. Оценка потребности в консервационных мероприятиях (влажность, температура, химическая обработка).

Транспортный и технический этап

7. Организация перемещения документов (физически или в электронном виде) в архив‑правопреемник.
8. Обеспечение безопасности и целостности при транспортировке (упаковка, маркировка, контроль доступа).
9. Внедрение электронных систем учёта (ЭЭК, ЭДО) для ускорения обработки и последующего доступа.

Оформительный этап

10. Оформление документов о передаче (акт приёма‑передачи, договоры, решения о реорганизации).
11. Внесение изменений в реестры архивных фондов (обновление сведений о правопреемнике).
12. Обучение персонала новому порядку работы и системе учёта.

Заключительный этап

13. Проведение контрольного аудита (проверка соответствия фактического состояния документам плана).
14. Подготовка отчёта о реорганизации и его передача в Федеральное архивное агентство.
15. Официальное закрытие (в случае ликвидации) или интеграция в структуру нового архива.

Учёт и комплектование документов в процессе реорганизации

Согласно правилам ФАА, при реорганизации следует различать два типа дел:

• Завершённые дела – полностью оформленные, закрытые в рамках исходной организации. Они переходят в архивный фонд фондообразователя.
• Незавершённые дела – находятся в процессе делопроизводства. Их передают правопреемнику, где они продолжают оформляться и в итоге попадают в фонд правопреемника;

Для каждого типа дел необходимо оформить:

• Акт приёма‑передачи.
• Путеводитель (описание содержания, сроки, ценность).
• Регистрационный лист (номер, объём, состояние).

Практические примеры реорганизации

Объединение муниципальных архивов в Свердловской области (2017 г.)

В результате административного объединения нескольких муниципальных образований их архивы были консолидированы в один региональный архив. По докладу А.В. Юрасова, в процесс вошли:

• Перенос более 1,2 млн документов.
• Создание единой электронной базы данных.
• Сокращение расходов на содержание зданий на 15 %.

Ликвидация Государственного архива Республики Крым (2025 г.)

В рамках реорганизации государственных архивов после изменения административного статуса региона, архив был переведён в структуру Федерального архивного агентства. Основные шаги:

1. Инвентаризация 850 тыс. документов.
2. Перемещение ценных фондов в центральный архив в Москве.
3. Оцифровка 30 % материалов в течение первого года.

Трудности и риски при реорганизации

• Утрата целостности документов – при неправильной упаковке могут возникнуть повреждения.
• Недостаточная цифровизация – без своевременного оцифрования часть материалов может стать недоступной.
• Юридические нюансы – необходимо точно определить правопреемника, особенно при сложных структурах (многоуровневые муниципальные образования).
• Сопротивление персонала – изменения в структуре могут вызывать опасения у сотрудников, требуются программы адаптации.

Перспективы развития архивного дела в России

С учётом текущих реформ, в ближайшие годы ожидается:

1. Укрепление единого государственного архивного фонда (ЕГАФ) – все документы будут находиться в единой системе учёта.
2. Расширение цифровых сервисов – открытый доступ к оцифрованным материалам через портал «Госархив».
3. Создание модульных центров обработки для ускорения оцифровки и консервации.
4. Повышение квалификации кадров за счёт специализированных программ обучения в рамках Федерального архивного агентства.

Реорганизация государственного архива – это сложный, но необходимый процесс, который позволяет адаптировать архивную систему к современным требованиям управления, экономии ресурсов и обеспечения доступа к историческому наследию. Ключевые факторы успеха включают:

• Тщательное планирование и согласование с нормативными органами.
• Полноценную инвентаризацию и правильную классификацию документов.
• Гарантированную сохранность материалов при транспортировке.
• Внедрение современных информационных технологий.
• Подготовку и поддержку персонала.

Следуя установленным правилам и учитывая опыт уже проведённых реорганизаций, государственная архивная служба сможет обеспечить надёжное хранение и эффективное использование документального фонда, отвечая как требованиям истории, так и современным потребностям общества.

Список использованных источников (по состоянию на 12 июля 2026 г.)

• Федеральное архивное агентство. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
• Приказ Министерства культуры РФ № … от … (пункт 2.6).
• Доклад А.В. Юрасова «Сокращение количества организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов», заседание Совета по архивному делу при Росархиве, 26 сентября 2017 г.
• Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела».
• Википедия. «Федеральное архивное агентство», «Реорганизация сети государственных архивов», 31 августа 2025 г.
• История Росархива. Официальный сайт Федерального архивного агентства.