Республиканский архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Донецкой Народной Республики — это ключевое учреждение для хранения исторических и юридически значимых документов о рождении, заключении брака, разводе, усыновлении и смерти граждан, зарегистрированных на территории Республики. В статье подробно разбираем структуру, контакты, сроки хранения и порядок обращения за архивными справками на 2026 год.

Подведомственность и юридический статус

Архивные фонды ЗАГС ДНР находятся в ведении Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР (ГГУДОАД ДНР). Данное управление является уполномоченным органом исполнительной власти по вопросам архивного дела и документационного обеспечения;

Прямую работу с фондами актовых книг (вторичные записи, переданные в архив) осуществляют архивные учреждения системы ГГУДОАД, в т.ч. Государственный архив ДНР и территориальные архивы.

Контактная информация и реквизиты

Основной адрес управления, координирующего работу архивов ЗАГС:

• Адрес: 283048, Донецкая Народная Республика, г. Донецк, проспект Титова, 10
• Телефон приемной/справочной: +7 (856) -03-21-04 (код региона 856, ДНР)
• Телефон читального зала (для записи на просмотр дел): +7 (856) -03-21-14
• Электронная почта: mail@ggudoad-dnr.ugletele.com (или через официальный сайт)
• Официальный веб-ресурс: infomininfo.gov-dpr.ru (сайт ГГУДОАД / Республиканского медиа-холдинга)

> Важно: На территории ДНР действует единый план нумерации +7 (856). При звонках с мобильных операторов РФ набирайте в формате +7 -56 XXX-XX-XX.

Какие документы хранятся в архиве ЗАГС?

В государственные архивы ДНР передаются актовые книги (вторые экземпляры записей актов гражданского состояния) и метрические книги по истечении установленных законом сроков хранения в самих органах ЗАГС.

Сроки передачи документов в архив (актуально на 2026 г.):

1. Записи о рождении: 100 лет со дня составления записи.
2. Записи о заключении брака, расторжении брака, усыновлении, установлении отцовства, смене имени: 75 лет со дня составления записи.
3. Записи о смерти: 75 лет со дня составления записи.

Примечание: До вступления в силу Конституции РФ на территории ДНР (и гармонизации законодательства с РФ) действовал срок 75 лет для всех видов записей (по устаревшему Указу Президиума ВС УССР 1969 г. и законодательству Украины). В настоящее время приоритет имеет Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 35), устанавливающий 100-летний срок для записей о рождении и 75-летний — для остальных. Рекомендуется уточнять конкретный срок хранения конкретной книги в архиве или ЗАГСе-доноре.

Виды выдаваемых документов и услуг

Архив не выдает повторные свидетельства (формы строгой отчетности), это компетенция территориальных отделов ЗАГС. Архив выдает документы архивного образца:

• Архивная справка (выписка из актовой записи) — основной документ для подтверждения факта регистрации акта ГС за архивный период. Имеет полную юридическую силу.
• Свидетельство из архива — выдается в случаях, предусмотренных законом (например, при утере оригинала и невозможности получения дубликата в ЗАГСе).
• Ответ на геноалогический/исторический запрос — информация о наличии/отсутствии записи, состав семьи и т.д.

Порядок обращения за архивной справкой

Способ 1: Личное обращение в читальный зал

Наиболее быстрый способ для сложных поисковых запросов.

1. Записаться на прием по телефону +7 (856) -03-21-14 или по электронной почте.
2. При себе иметь: паспорт гражданина РФ, документы, подтверждающие родственные отношения с лицом, по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении/браке, решение суда и т.д.).
3. Заполнить заявление на бланке архива.
4. Оплатить госпошлину (размер уточняйте на сайте ГГУДОАД или в приемной; оплата обычно производится через терминал или реквизиты казначейства).

Способ 2: Почтовое обращение (заказной письмом с вложением)

Подходит, если вы находитесь в другом регионе РФ.

• Написать заявление в свободной форме (ФИО заявителя, адрес проживания, контактный телефон, ФИО искомого лица, дата и место события, цель получения).
• Приложить нотариально заверенную копию паспорта и документов, подтверждающих родство/законные интересы.
• Приложить квитанцию об оплате госпошлины и почтового отправления с обратным адресом (конверт с марками).
• Отправить на адрес: 283048, ДНР, г. Донецк, пр. Титова, 10 — ГГУДОАД ДНР (Архив).

Способ 3: Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)

С интеграцией ДНР в единое правовое пространство РФ услуга «Получение архивной справки из актовой книги» доступна в электронном виде.

• Раздел: «Документы и данные» → «Архивные справки и выписки».
• Выбрать ведомство: «ГГУДОАД ДНР» или «Министерство юстиции ДНР».
• Заполнить форму, прикрепить сканы документов, оплатить пошлину со скидкой 30%.
• Готовый документ можно получить в личном кабинете (электронный вид с ЭЦП) или заказать отправку Почтой России.

Территориальная структура: где искать запись?

До 2014 года и в период 2014–2022 гг. органы ЗАГС были привязаны к административно-территориальному делению Донецкой области Украины. После вхождения в состав РФ структура перестроена под районы и города областного значения ДНР.

Алгоритм поиска:

1. Определите место регистрации акта (город/район, где был составлен акт), а не место рождения/жительства.
2. Если запись старше срока хранения (75/100 лет) — она в Государственном архиве ДНР (пр. Титова, 10) или в районном (городском) государственном архиве по месту регистрации.
3. Если срок хранения не истек — запись в территориальном отделе ЗАГС (управлении ЗАГС администрации города/района).

Список территориальных архивов (филиалов ГГУДОАД) можно запросить по телефону +7 (856) -03-21-04 или найти на сайте управления.

Особенности поиска документов «трудных» периодов

• Период 1917–1920 гг. (Революция, Гражданская война): Метрические книги хранятся в Государственном архиве ДНР (ф. Метрические книги духовных консисторий/земских управлений).
• Период оккупации 1941–1943 гг.: Записи часто не велись или утеряны. Поиск ведется по фондам burgemeisterei (бургомистские управления) в Госархиве ДНР и ЦГАВО (Киев) — при необходимости межархивного запроса.
• После 2014 г.: Двойное ведение учета (украинские ЗАГС и ЗАГС ДНР/ЛНР). Приоритет имеют записи, сделанные в органах ЗАГС ДНР. Для признания украинских записей может потребоваться судебное установление факта.

Частые ошибки и советы

Полезные ссылки и ресурсы

• Сайт ГГУДОАД ДНР: infomininfo.gov-dpr.ru, новости, реквизиты, нормативные акты.
• Портал Госуслуг (ДНР/РФ): gosuslugi.gov.ru, электронный заказ справок.
• Министерство юстиции ДНР: контроль за деятельностью органов ЗАГС, реестр ЗАГСов.
• Федеральное архивное агентство (Росархив): методические рекомендации по хранению и использованию актовых книг.

Краткая шпаргалка для быстрого старта

* Информация актуальна на июль 2026 года. Перед поездкой или отправкой запроса рекомендуется уточнить реквизиты и сроки по телефону +7 (856) -03-21-04 или в личном кабинете Госуслуг.