Сдача архивных дел – важный элемент документооборота в вооружённых силах. Правильное оформление, упаковка и передача документов гарантируют их сохранность, соблюдение сроков хранения и возможность последующего использования историками, исследователями и правовыми органами.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие процесс сдачи дел в архивы МО РФ:
- Приказ Минобороны РФ от 23 июля 2004 г. № 222 (рег. № 5998) – «Об организации архивного дела в Вооружённых Силах РФ».
- Положения о работе окружных, флотских и центральных архивов, утверждаемые начальниками соответствующих штабов.
- Методические рекомендации по работе в Центральном архиве Министерства обороны (см. Методические рекомендации).
- Регламенты по транспортировке и охране архивных материалов, утверждённые Министерством обороны и Министерством информационных технологий и связи РФ.
Кому и когда сдавать документы
Обязанность сдачи
Документы воинских частей, организаций, военных судов, прокуратур и других подразделений обороны подлежат сдаче в архив в полном объёме по окончании их делопроизводства, независимо от сроков хранения.
Сроки сдачи
- Заявки (предложения) о сдаче документов подаются в соответствующий архив к 1 июня текущего года.
- Сроки передачи определяются готовыми планами, утверждёнными начальниками штабов, подчинённых архивам.
- При передислокации части за пределы архива сроки могут быть изменены с согласия начальника архива.
Кто сдаёт
Сдачу осуществляют:
- Воинские части и организации (в т.ч. учебные и административные подразделения).
- Военные суды, прокуратуры, комиссии, а также временно образованные органы.
- При расформировании части – все дела с неистёкшими сроками хранения передаются в архив вместе с ликвидационным актом.
Подготовка документов к сдаче
Содержание сдаваемых дел
В архив передаются:
- Приказы по личному составу.
- Книги учёта личного состава.
- Финансовые ведомости (выплата денежного содержания, заработная плата гражданского персонала).
- Отчётные формы, журналы, карты, протоколы, служебные записки.
- Документы, подлежащие хранению по установленным срокам (обычно 3 – 50 лет в зависимости от категории).
Оформление описи
Для каждой категории (совершенно секретные, секретные, несекретные) составляется отдельная опись. Описи подшиваются в отдельное дело и хранятся в части до момента сдачи.
Упаковка и опечатывание
- Документы помещаются в мешки, которые опечатываются сургучом и металлической печатью «Для пакетов».
- На каждый мешок наносится бирка с указанием:
- Количества наименований документов;
- Условного наименования части/организации;
- Фамилии и подписи ответственного за упаковку;
- Номера мешка.
- Первый мешок содержит подготовленные описи и сопроводительное письмо.
Сопроводительные документы
К каждому пакету прилагаются:
- Заявка (предложение) о сдаче дел.
- Сопроводительное письмо с указанием количества дел и их степени секретности.
- Акт приёма‑передачи (в 3‑х экземплярах).
Транспортировка и охрана
Транспортные средства
Документы доставляются:
- Собственным транспортом сдатчика в сопровождении вооружённой охраны.
- Железнодорожным, воздушным или морским транспортом – в этом случае архив организует транспорт от станции/аэродрома/порта до своего здания в закрытых автомобилях.
Ответственность за сохранность
За сохранность документов в пути отвечает сдатчик. При утрате оформляется акт с указанием обстоятельств и предпринятых мер по розыску.
Доставка на расстояние
Если часть находится далеко от архива, документы могут быть отправлены посылками через спецсвязь Минкомсвязи РФ или фельдъегерско‑почтовую связь Минобороны. На бирке указывается надпись «Без представителя воинской части (организации) не вскрывать». Представитель, получающий посылку, обязан иметь доверенность.
Приёмка в архиве
Регистрация прибывших
Все лица, прибывающие в архив для сдачи дел, регистрируются сотрудниками архива.
Проверка комплектности
Специальная комиссия (не менее трёх человек) вскрывает мешки, сверяет их с описями и составляет акт о приёме. Срок проверки – до 2 мес. с даты получения.
Подтверждение приёма
В течение двух месяцев архив направляет письмо‑подтверждение штабу военного округа, части и военному комиссариату с перечнем принятых опсис.
Особые случаи
Расформирование части
При ликвидации части все дела передаются в архив вместе с ликвидационным актом. Передача дел другим частям запрещена.
Передислокация за границу
Документы, не требующие текущего использования, транспортируются в РФ и сдаются в архив в соответствии с текущим наставлением.
Экстренные ситуации
Если из‑за обстоятельств невозможна обычная передача, документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации. Процедура аналогична обычной, но акт приёма оформляется в трёх экземплярах: два – в комиссариат, один – в архив.
Уничтожение документов
Документы с сроком хранения до 3 лет могут быть уничтожены по разрешению начальника штаба части (при условии, что они не нужны для текущей работы). Уничтожение производится в установленном порядке с оформлением акта об уничтожении.
Порядок работы в Центральном архиве МО РФ (ЦАМО)
Для тех, кто планирует работать непосредственно в ЦАМО, важны следующие шаги:
- Получить разрешение на работу в архиве (заполнить заявление, предоставить удостоверение).
- Зарегистрироваться в приёмной архива.
- Оформить заявку на выдачу нужных дел (указать номер описи, период, степень секретности).
- Получить документы в читальном зале, соблюдая правила охраны и конфиденциальности.
- После завершения работы оформить возврат документов и закрыть дело.
Контактные телефоны ЦАМО (по состоянию на 2026 год):
- Справочно‑информационная служба: 8 (4967) -9‑90‑05
- Отдел комплектования и использования архивных документов: 8 (4967) -9‑91‑71
- Приёмная ЦАМО (личные обращения): 8 (4967) -2‑76‑38
- Заведующая читальным залом О. В. Волкова: 8 (4967) -2‑76‑68
Сдача дел в архив МО РФ – процесс, требующий строгого соблюдения нормативов, чёткого планирования и ответственного отношения к документам. Ниже перечислены ключевые рекомендации для успешного выполнения задачи:
- Планируйте заранее. Подготовьте заявку к 1 июня, согласуйте сроки с архивом.
- Тщательно оформляйте описи. Разделяйте их по степени секретности, проверяйте полноту.
- Упаковывайте правильно. Используйте мешки, сургучную печать и металлическую бирку.
- Обеспечьте охрану. Транспортировка должна проходить в сопровождении вооружённой охраны.
- Документируйте каждый шаг. Акт приёма‑передачи, сопроводительные письма, акты о потерях/уничтожении.
- Следите за сроками. После сдачи получайте подтверждение от архива и фиксируйте отметку в инвентарных книгах части.
- При экстренных ситуациях действуйте согласно инструкциям. При необходимости используйте военные комиссариаты и спецсвязь.
Важно: Данная статья основана на официальных нормативных актах и методических рекомендациях, действующих на момент написания . При изменении законодательства рекомендуется уточнять актуальные требования в архивных службах МО РФ.