Передача документов из государственных, муниципальных и коммерческих организаций в архив – это обязательный процесс, регулируемый федеральным законодательством и рядом подзаконных актов. В статье подробно рассмотрены правовые основы, сроки, порядок подготовки и сдачи дел, а также типичные ошибки, которых следует избегать.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие сдачу дел в архив:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от ).
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
- Типовая номенклатура дел, подлежащих представлению на согласование:
- Центральной экспертной комиссии (ЦЭК);
- Экспертно‑проверочной комиссии федерального государственного архива;
- Экспертно‑проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела;
- Экспертно‑проверочной комиссии научной организации, включённой в перечень, утверждаемый Правительством РФ.
- Приказы и методические рекомендации Федархивов субъектов РФ.
Какие документы подлежат передаче в архив
Согласно ст. 21 закона 125‑ФЗ, в архив передаются:
- Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения.
- Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения (по истечении 15 лет).
- Дела временного хранения длительностью более 10 лет (включая документы, относящиеся к научной, исторической или культурной ценности).
- Личные дела сотрудников (не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после расторжения трудового договора; для государственных служащих – не позже 10 лет).
- Документы, связанные с ликвидацией, банкротством или реорганизацией организации (п. 10 ст. 23 закона 125‑ФЗ).
Сроки и порядок сдачи дел
Ключевые сроки, указанные в КонсультантПлюс:
- 15‑летний срок – обязательная передача дел постоянного хранения.
- 10‑летний срок – передача дел, подлежащих длительному (свыше 10 лет) хранению.
- Сроки для личных дел – от 1 до 3 лет (для частных компаний) и до 10 лет (для государственных служащих).
Порядок сдачи дел включает несколько последовательных этапов:
- Экспертиза ценности – определение исторической, научной, правовой или административной значимости документов.
- Согласование номенклатуры – представление перечня дел в ЦЭК или соответствующую экспертно‑проверочную комиссию.
- Подготовка дел к передаче (см. раздел 4).
- Оформление актов приёма‑передачи – подписывается уполномоченным лицом архива и представителем организации‑отправителя.
- Физическая передача – в присутствии уполномоченного лица архива и сотрудника подразделения, откуда идут бумаги.
Подготовка дел к сдаче
Подготовка дел – самая трудоёмкая часть процесса. Ниже перечислены обязательные действия, которые необходимо выполнить в каждом деле.
Формирование дел
- Группировать документы по структурному, функциональному, тематическому признаку и по периодам хранения (год, квартал, проект).
- Не зависимо от носителя (бумажный, электронный) – формировать единый комплект.
Оформление описи
Для каждого дела составляется внутренняя опись (первичная) и сводная опись (годовая), включающая:
- Номер дела;
- Наименование (тема, объект, период);
- Количество листов, файлов, электронных записей;
- Краткое содержание (аннотация);
- Сведения о праве доступа (конфиденциальность, ограничения).
Лист‑заверитель
На каждое дело ставится лист‑заверитель, где указываются:
- Дата формирования;
- Ответственное лицо;
- Подпись и печать (при наличии).
Переплет и нумерация
Документы подшиваются или переплетаются в соответствии с требованиями архива:
- Переплёт «твердый переплет» – для дел, содержащих более 500 листов.
- Нумерация листов сквозным порядковым номером (начиная с 1) и указание номера в описи.
Сопроводительные документы
К каждому делу прилагаются:
- Акт приёма‑передачи (шаблон ниже).
- Лист‑заверитель;
- Опись (внутренняя и/или сводная).
- Экспертное заключение (если требуется).
Экспертные комиссии и согласование номенклатуры
Передача дел в архив невозможна без согласования их номенклатуры. Процедура выглядит так:
- Составляется типовая номенклатура дел (перечень всех дел, подлежащих передаче).
- Номенклатура направляется в Центральную экспертную комиссию (ЦЭК) или в соответствующую экспертно‑проверочную комиссию (федерального архива, субъекта РФ, научной организации).
- Комиссия проводит экспертизу ценности и выдает положительное заключение или рекомендации по корректировке.
- После получения заключения номенклатура считается утверждённой, и можно готовить акт приёма‑передачи.
Оформление акта приёма‑передачи
Акт – основной документ, фиксирующий факт передачи дел. Ниже пример шаблона (можно адаптировать под 1С или другую ИТ‑систему):
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ г. ____________ «____» ___________ 20__ Стороны: 1.1. Организация‑отправитель: ______________________, ИНН ___________, ОГРН ___________; 1.2. Государственный архив: ______________________, адрес: ______________________, телефон: ___________. Перечень передаваемых дел (указывается номенклатурный номер, наименование, количество листов/файлов): ------------------------------------------------------------------------------- № | Номенклатурный № | Наименование дела | Кол‑во листов | Примечание | ------------------------------------------------------------------------------- 1 | 2026/001 | Дела по проекту «А» | 1 250 | — | 2 | 2026/002 | Личные дела сотрудников | 3 400 | конфиденциально | ------------------------------------------------------------------------------- Состояние дел: ⎯ документы полностью комплектованы; ౼ переплет выполнен в соответствии с требованиями архива; ⎯ лист‑заверитель и опись прилагаются. Подписи сторон: ______________________ ______________________ (Ответственный за отправку) (Уполномоченный архива)
Передача документов в электронном виде
Современные архивы принимают электронные документы в формате XML/JSON, а также в виде файлов PDF/A. При передаче электронных дел необходимо:
- Создать электронную опись в системе управления документами (1С, SAP, ECM и др.).
- Обеспечить контроль доступа – только сотрудники с соответствующими правами могут просматривать конфиденциальные материалы.
- Подписать файлы электронной подписью уполномоченного лица.
- Загрузить пакет в архив через защищённый канал (FTP‑S, HTTPS, портал Федархива).
- Сформировать электронный акт приёма‑передачи (можно в виде PDF, подписанный ЭП).
Особенности при ликвидации, банкротстве и реорганизации
При прекращении деятельности организации процесс сдачи дел в архив имеет дополнительные этапы:
- Созыв ликвидационной комиссии (или комиссии по реорганизации).
- Экспертиза практической и научной ценности всех документов.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению (по установленным срокам и правилам).
- Оформление акта передачи имущества (в т.ч. архивных дел) в государственный архив.
- Регистрация передачи в реестре государственных архивов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как узнать, какие именно дела подлежат передаче?
См. пункт 2 настоящей статьи и внутренние регламенты организации. При сомнениях – обратитесь к архивному специалисту или в отдел делопроизводства.
Можно ли передать в архив только часть дел?
Да, но только те, которые соответствуют установленным срокам хранения и имеют подтверждённую ценность. Остальные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Что делать, если в деле обнаружены недостающие листы?
Необходимо оформить акт о недостаче, указать причины и решить вопрос с подразделением‑источником. Дело передаётся в архив только после восполнения недостающих материалов или получения решения о его передаче в неполном виде.
Как оформить конфиденциальные документы?
Для конфиденциальных дел в описи указывается уровень доступа (секретный, служебный, ограниченный). При передаче в архив подписывается дополнительное соглашение о неразглашении.
Сколько времени занимает процесс сдачи одного дела?
В среднем от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от объёма, необходимости экспертизы и согласования номенклатуры.
Полезные ссылки и формы
- Федеральное архивное агентство (Федархив) – официальные методические рекомендации.
- КонсультантПлюс – тексты законов и комментарии.
- Шаблоны документов (опись, лист‑заверитель, акт приёма‑передачи) – скачать архивом.
- Электронный портал для подачи номенклатуры – archiveportal.gov;ru.