Сдача дел в архив – обязательный этап жизненного цикла документов, который регулируется федеральным законодательством и нормативными актами Министерства обороны (МО РФ). Правильное оформление, экспертиза и передача дел в архив позволяют сохранить историческую и научную ценность материалов, а также обеспечить их доступность для будущих поколений.

Правовая основа

Основные нормативные документы, определяющие порядок сдачи дел в архив МО РФ:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах (утверждены Федеральным архивным агентством).
3. Решение Коллегии Росархива от № … «Основные правила работы архивов организаций».
4. Методические рекомендации по применению Правил 2015 года, опубликованные на сайте Росархива (18 июля 2018 г.).
5. Приказ Минобороны РФ № … «О порядке сдачи дел в архив Министерства обороны» (регламентирует сроки, формы и порядок согласования).

Все документы, передаваемые в архив, подлежат согласованию с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и/или экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего уровня (федеральный архив, архив субъекта РФ, научная организация).

Классификация передаваемых дел

В архив МО РФ могут быть переданы следующие категории дел:

• Дела общего делопроизводства (приказные, служебные, оперативные документы).
• Личные дела сотрудников – хранение 75 лет (для работников, уволенных до  г.) и 50 лет (для уволенных позже).
• Документы по личному составу – записи актов гражданского состояния, сведения о награждениях, дисциплинарные материалы.
• Нотариальные и судебные акты – срок хранения 75 лет.
• Документы совместных предприятий с долей государственной собственности – срок хранения 10 лет.
• Электронные документы – передаются в виде электронных архивных файлов согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Этапы сдачи дел в архив

Планирование и формирование графика сдачи

График составляется архивом совместно с руководителями структурных подразделений. Он утверждается руководителем службы документального обеспечения (ДОУ) и фиксируется в приказе организации.

Экспертиза ценности документов

Перед передачей дел проводится экспертизу практической и научной ценности. Экспертная комиссия определяет, какие документы подлежат постоянному хранению, а какие – уничтожению после истечения срока;

Формирование описи дел

Опись – обязательный документ, фиксирующий:

• Номер дела;
• Тематику (краткое содержание);
• Объём (кол‑во листов, файлов);
• Сведения о проведённой экспертизе.

Форма описи определена законодательством (см. Приложение 1 к Правилам). Описание дел оформляется в электронном виде и/или в бумажном виде в соответствии с установленными шаблонами.

Комплектация и маркировка дел

Каждое дело комплектуется в соответствии с требованиями:

1. Сшивание листов в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016 (по 500 листов – один блок).
2. Нумерация листов и блоков.
3. Подготовка листа‑заверителя (подписи ответственного за комплектование).
4. Маркировка папок/коробок (указание номера дела, даты, ответственного).

Оформление акта приёма‑передачи

Акт подписывается представителями архивного подразделения и руководителем подразделения‑передатчика. В акте указываются:

• Дата и место передачи;
• Перечень переданных дел (по описи);
• Подписи ответственных лиц.

Регистрация в учётных книгах организации

После получения акта в учётных книгах (инвентарных, журналов учёта) делается отметка: «Сдано в архив МВО по описи N …». Это фиксирует завершение процесса сдачи.

Сроки сдачи дел

*Сроки могут корректироваться приказами Минобороны РФ и локальными регламентами.

Особенности сдачи дел при ликвидации и банкротстве

При ликвидации организации процесс сдачи в архив становится многоэтапным:

1. Проведение полной экспертизы всех документов.
2. Отбор дел, подлежащих передаче в архив (по ценности) и подготовка их к уничтожению (по сроку хранения).
3. Составление единой описи всех передаваемых дел.
4. Подписание акта приёма‑передачи с государственным архивом.
5. Внесение отметки о сдаче в реестр ликвидируемой организации.

Форма описи и актов в этом случае строго регламентированы Федеральным законом «Об архивном деле» и приказом Минобороны РФ № … «О порядке сдачи дел в архив при ликвидации».

Сдача электронных документов

Для электронных архивных материалов применяется следующая процедура:

• Создание электронного архива в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (структурные метаданные, контрольные суммы).
• Экспертиза цифровой ценности (аналогично бумажным документам).
• Формирование электронного реестра (описи) в формате XML.
• Передача файлов через защищённый канал (VPN/SSL) в архивный центр.
• Подписание электронного акта приёма‑передачи с использованием квалифицированной электронной подписи.

Типовые формы и шаблоны

Для упрощения работы в МО РФ используются готовые шаблоны, доступные в системе 1С:Документооборот:

• Форма «Опись дел» (раздел «Архивные документы»).
• Форма «Акт приёма‑передачи».
• Шаблон «Лист‑заверитель».
• Электронный реестр «Электронные архивные файлы».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно обновлять описи?

Описи обновляются при каждой передаче новых дел в архив и при изменении состава уже переданных дел (добавление недостающих документов).

Что делать, если в деле обнаружены недостающие документы?

Недостающие документы фиксируются в дополнительном листе‑завершителе, а дело повторно проходит экспертизу и переоформляется в описи.

Можно ли передать дело в архив без экспертизы?

Нет. Экспертиза обязательна для всех дел, подлежащих постоянному хранению. Исключения возможны только по решению ЦЭК в особых случаях (например, секретные материалы).

Как оформить сдачу дел в архив в условиях удалённой работы?

Для удалённого доступа используеться система электронного документооборота (ЭДО) с функцией «Подписание актов онлайн». Все формы заполняются в электронном виде, а оригиналы подписываются квалифицированной электронной подписью.

Чек‑лист для сдачи дел в архив МО РФ

1. Сформировать план сдачи и согласовать график с архивом.
2. Провести экспертизу ценности всех документов.
3. Подготовить описи дел (бумажные и/или электронные).
4. Комплектовать документы: сшить, пронумеровать, оформить лист‑заверитель.
5. Подготовить акт приёма‑передачи (бумажный/ЭДО).
6. Передать дела в архив согласно утверждённому графику.
7. Получить подписи в акте и внести отметку в учётные книги организации.
8. Сохранить копию описи и акта в архивном отделе организации.

Сдача дел в архив Министерства обороны РФ – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и документального оформления. Правильное выполнение всех этапов гарантирует сохранность исторически ценных материалов, их доступность для исследований и соблюдение требований законодательства.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к службе документального обеспечения своего подразделения или к центральному архивному отделу МО РФ, а также изучать актуальные методические рекомендации, публикуемые на официальном сайте Росархива.

Дата последнего обновления статьи: