Сдача документов в архив – важный этап документооборота любой организации. Правильная подготовка, оформление и прием‑передача дел позволяют сохранить информацию в надёжном месте, обеспечить её доступность в будущем и выполнить требования законодательства.
Правовые основы передачи документов в архив
Передача дел в архив регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
- Приказы и распоряжения руководства организации, в которых назначается комиссия по передаче документов;
- Внутренние регламенты архивных подразделений (приказ о назначении комиссии, график передачи дел, формы актов и описи).
Основанием для передачи документов в архив является приказ о формировании комиссии, в состав которой входят уполномоченное лицо архива и представители подразделения‑отправителя. Без такого приказа передача считается недействительной.
Подготовка дел к передаче
Определение состава дел
- Составьте перечень всех документов, подлежащих передаче, исходя из нормативных сроков хранения (постоянное, длительное, среднесрочное).
- Разделите их по структурному, функциональному, тематическому признаку и по периодам хранения (год, квартал, проект).
- Учитывайте вид носителя (бумажный, электронный, микрофильм).
Формирование дел
Каждое дело оформляется в отдельном деловом папке/коробке и снабжается:
- Описью (формой, установленной в организации);
- Сводным листом, где указаны количество документов, их тип и особенности нумерации;
- Сопроводительным актом (при необходимости).
Проверка качества оформления
Перед сдачей необходимо убедиться, что:
- Все документы подписаны и датированы в соответствии с требованиями;
- Отсутствуют пустые листы, дубликаты и «мусорные» бумаги;
- Документы находятся в чистом состоянии (нет пятен, разрывов, склеек).
Оформление сопроводительных документов
Акт приема‑передачи
Акт оформляется в двух экземплярах – один остаётся в архиве, второй передаётся подразделению‑отправителю. В акте фиксируются:
- Дата и время передачи;
- Список передаваемых дел (номер, название, период охвата);
- Подписи уполномоченных лиц архива и подразделения;
- Отметка о количестве принятых дел.
Опись дел
Опись – основной документ, подтверждающий наличие и состав передаваемых материалов. На каждом экземпляре описи делается отметка о приёме (подпись, дата). При последующих передачах к описи могут добавляться дополнения, отражающие изменения в структуре организации, названиях подразделений и т.п.
Процедура приёма‑передачи документов
- Назначение комиссии. Руководитель издаёт приказ о формировании комиссии (сотрудник архива + представители подразделения).
- Согласование графика. Архив готовит график передачи дел, который утверждается руководителями подразделений.
- Подготовка дел. Сотрудники подразделения формируют дела, заполняют описи и готовят акт.
- Проверка наличия документов. Приёмная комиссия проверяет комплектность, правильность оформления и соответствие требованиям.
- Подписание актов. После подтверждения прием‑передача фиксируется подписью уполномоченных лиц.
- Регистрация в архиве. Архив вносит запись в реестр принятых дел, указывает количество и дату приема.
- Хранение. Делам присваивается уникальный идентификационный номер, они помещаются в архивные помещения или в электронный архив согласно установленным правилам.
Сдача электронных документов
В современных организациях всё большую роль играет электронный документооборот. При сдаче электронных дел необходимо:
- Использовать утверждённые формы (в 1С, SAP, Microsoft Dynamics и др.) с полями для заполнения сведений об архивных документах;
- Создать электронную опись в формате XML/JSON, совместимую с архивной системой;
- Обеспечить цифровую подпись актов и описи;
- Зарегистрировать файлы в справочнике «Внутренние документы» и привязать их к соответствующим делам.
Ответственность и контроль
За правильность и своевременность сдачи дел отвечают:
- Руководитель подразделения – за подготовку и комплектность дел;
- Сотрудник архива – за проверку, регистрацию и хранение;
- Комиссия – за соблюдение установленного порядка и оформление актов.
Контроль за выполнением процедуры осуществляется внутренним аудитом и, при необходимости, проверкой государственных контролирующих органов.
Частые ошибки и рекомендации по их избежанию
| Ошибка | Последствия | Рекомендация |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о комиссии | Недействительность передачи, возможные штрафы | Своевременно издавать приказ и фиксировать его в протоколе |
| Неполные описи | Трудности при поиске документов в архиве | Проверять каждую позицию описи перед подписью |
| Смешивание бумажных и электронных форматов без указания | Потеря информации, нарушение регламента | Отмечать тип носителя в описи и в акте |
| Отсутствие подписи уполномоченного лица архива | Отказ в приёме дел | Обеспечить присутствие представителя архива при передаче |
Порядок приема и сдачи дел в архив – это последовательный процесс, включающий правовое обоснование, подготовку и группировку документов, оформление сопроводительных актов и описи, а также контроль за их приёмом. При соблюдении всех этапов организация гарантирует надёжное хранение своей документации, соблюдение нормативных сроков и возможность быстрого доступа к архивным материалам в будущем.
Помните: без правильно оформленного акта и описи передача дел считается недействительной, а отсутствие комиссии может привести к административной ответственности.
Дата публикации: