Цель статьи – дать полное представление о том‚ какие кадровые документы подлежат передаче в государственный архив‚ в какие сроки и как правильно подготовить их к сдаче. Информация основана на действующих нормативных актах‚ в частности на Правилах работы архивов организаций‚ одобренных Решением Коллегии Росархива от г.

Правовая база

Основные нормативные документы‚ регулирующие сдачу кадровой документации в архив:

• Решение Коллегии Росархива от № … «Правила работы архивов организаций» (далее – Правила);
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных фондах» от г.;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‚ 81‚ 84) – сроки хранения кадровой документации;
• Приказ Минтруда России № … «Об утверждении форм и сроков хранения кадровых документов».

Согласно Трудовому кодексу‚ кадровые документы хранятся не менее 75 лет. При ликвидации организации передача этих документов в государственный архив является обязательной.

Когда необходимо сдавать документы

1. После увольнения сотрудника – формируются личные дела‚ которые после завершения всех процедур (выплата компенсаций‚ выдача справок) подготавливаются к архивированию.
2. При реорганизации или ликвидации компании – все архивные фонды‚ включая кадровые‚ передаются в государственный архив.
3. По истечении установленных сроков хранения – если документы уже находятся в архиве организации‚ их переводят в государственный архив для дальнейшего длительного хранения.

Какие кадровые документы подлежат передаче

Перечень документов‚ обязательных к сдаче в государственный архив‚ включает:

• Личные дела сотрудников (в т.ч. бывших);
• Трудовые договоры и их дополнения;
• Приказы о приёме‚ переводе‚ повышении‚ понижении‚ увольнении;
• Трудовые книжки (копии) и справки о стаже;
• Документы по охране труда (аттестации‚ инструктажи‚ листы осмотра);
• Документы по начислению и выплате заработной платы (расчётные листки‚ справки о доходах);
• Документы по социальному страхованию (выписки из ПФР‚ ФСС);
• Отчёты о проведении аттестации должностей‚ квалификаций;
• Документы‚ связанные с дисциплинарными взысканиями‚ расследованиями.

Некоторые документы (например‚ справки о доходах‚ копии трудовых книжек) могут храниться в архиве организации‚ но при ликвидации они также передаются в государственный архив.

Подготовка документов к сдаче

Разработка внутреннего регламента

Для упрощения процесса необходимо оформить внутренний документ (приказ или инструкцию)‚ в котором фиксируются:

• Ответственные лица (кадровый отдел‚ архивный отдел‚ юридический департамент);
• Этапы подготовки и сроки их выполнения;
• Требования к оформлению (подшивка‚ нумерация‚ завершающие надписи);
• Порядок взаимодействия с органом управления архивным делом субъекта РФ.

Сбор и проверка документов

1. Идентификация – определить‚ какие дела подлежат передаче (по списку уволенных за последний год‚ реорганизацию и т.д.).
2. Проверка полноты – убедиться‚ что в каждом деле присутствуют все обязательные документы (трудовой договор‚ приказы‚ расчётные листки‚ справки).
3. Актуализация – удалить (по согласованию с юридическим отделом) документы‚ срок хранения которых истёк и которые не подпадают под 75‑летний срок.
4. Сканирование (по желанию) – при переходе на электронный документооборот рекомендуется создать электронные копии и хранить их в системе документооборота‚ но оригиналы остаются в бумажном виде.

Оформление дел

• Подшивка: использовать картонные папки или книжные обложки с пронумерованными листами.
• Нумерация: каждый лист получает последовательный номер (например‚ 001‑001‚ 001‑002 …).
• Завершающая надпись: «Документы переданы в государственный архив для постоянного хранения»‚ подпись ответственного лица и дата.
• Внутренняя опись: составить таблицу (№‚ наименование документа‚ количество листов‚ примечания).

Оформление внешней описи (по требованиям архива)

Внешняя опись должна включать:

1. Наименование организации‑передатчика;
2. Наименование архива‑приёмника (указать адрес‚ телефон);
3. Перечень передаваемых дел (по каждому делу – ФИО сотрудника‚ период работы‚ количество листов);
4. Дата передачи и подписи уполномоченных лиц.

Процедура передачи в государственный архив

1. Контакт с архивом – обратиться в орган управления архивным делом субъекта РФ (обычно это отдел архивного дела в администрации региона). Уточнить график приёма и требуемый пакет документов.
2. Согласование даты – назначить дату передачи‚ оформить заявку‑письмо (пример: «Заявка на передачу кадровых документов в государственный архив»).
3. Подготовка транспортного средства – если объём большой‚ использовать специализированный транспорт (платформа‚ коробки)‚ обеспечить сохранность документов.
4. Передача документов – в присутствии представителя архива подписывается акт приёма‑передачи‚ в котором фиксируются:
   • Перечень переданных дел;
   • Количество листов;
   • Состояние документов (без повреждений);
   • Подписи обеих сторон.
5. Получение подтверждения – архив выдаёт копию акта и‚ при необходимости‚ справку о приёме документов для внутреннего учёта.

После передачи оригиналы остаются в архиве‚ а копии (если делались) могут быть размещены в системе электронного документооборота организации.

Что происходит после сдачи

• Документы помещаются в постоянный фонд государственного архива и хранятся в условиях‚ соответствующих требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016.
• Организация сохраняет реестр переданных документов в своей базе данных (для контроля и возможных запросов).
• При необходимости (например‚ судебные разбирательства) архив предоставляет копии документов в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у кадровых документов в архиве организации?

Согласно Трудовому кодексу – минимум 75 лет. В архиве организации они могут храниться до 10‑15 лет‚ после чего передаются в государственный архив.

Можно ли передать в архив только часть личного дела?

Нет. По правилам архивов необходимо сдавать полное дело‚ иначе оно считается неполным и может быть отклонено.

Что делать‚ если часть документов утеряна?

Необходимо оформить акт утраты‚ согласовать с юридическим отделом и‚ если возможно‚ восстановить недостающие документы (например‚ запросить копии у ПФР‚ ФСС).

Нужно ли платить за приём документов в государственный архив?

За приём документов в государственный архив плата не взимается‚ однако могут быть расходы на транспортировку и подготовку (упаковка‚ подшивка).

Можно ли хранить кадровые документы в электронном виде?

Да‚ при условии‚ что электронные копии соответствуют требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» и «Об архивных фондах». Оригиналы в бумажном виде всё равно должны быть переданы в архив.

Типовой шаблон акта приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи кадровых документов
г. ____________ «____» ___________ 20__ г.

Мы‚ ______________________ (наименование организации‑передатчика)‚ в лице ______________________ (должность‚ ФИО)‚ с одной стороны‚
и ______________________ (наименование государственного архива)‚ в лице ______________________ (должность‚ ФИО)‚ с другой стороны‚
составили настоящий акт о следующем:

Переданы в архив следующие кадровые документы (перечень в приложении №1):
 ⏤ Личное дело № ___‚ ФИО __________‚ период работы ____‑____‚ ___ листов.
 ⎼ ...

Документы находятся в надлежащем состоянии‚ без повреждений.

Стороны подтверждают факт передачи и приёма документов подписью.

Подписи:
_____________________/_____________________
(Передающая сторона) (Принимающая сторона)

Сдача кадровых документов в государственный архив – обязательный процесс‚ который требует тщательной подготовки‚ соблюдения нормативных сроков и правильного оформления. Следуя описанным шагам‚ ваша организация избежит штрафов‚ упростит внутренний кадровый учёт и гарантирует сохранность важной информации на протяжении минимум 75 лет.

Помните: разработка внутреннего регламента и своевременный контакт с архивным органом – ключ к безболезненной передаче документов.

Автор статьи: Ваш помощник (ChatGPT). Дата публикации: .