Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Сдача кадровых документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, регулируемая законодательством РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-229, Приказ Минкультуры № 558, Приказ Росархива № 236). Грамотная организация этого процесса гарантирует правовую защищенность компании, сохранность социально-правовых прав сотрудников и отсутствие штрафов при проверках.

В данной статье подробно разберем, какие именно документы подлежат архивированию, как определить сроки хранения, как формировать дела и составлять описи актуально на 2024–2026 годы.

Нормативная база: на что опираться в 2024–2026 годах

Главным документом, определяющим состав и сроки хранения, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от № 558; ред. от ).

Важно: с 17 сентября 2023 года вступил в силу новый Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил хранения архивных документов и электронных документов в организации», который обновил требования к организации хранения, в т.ч. электронных кадровых документов.

Раздел 7 «Трудовые отношения», приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры, личные карточки (Т-2).
Раздел 8 «Кадровое обеспечение», штатные расписания, личные дела, характеристики, справки.
Раздел 4.2 «Учет оплаты труда» — лицевые счета (Т-54), ведомости зарплаты, расчетные листы.

Ключевой момент: Организация должна утвердить свою Номенклатуру дел на основе Типовой номенклатуры и Перечня № 558. Именно по номенклатуре формируются дела для сдачи в архив.

Категории документов по срокам хранения

Перед сдачей в архив все дела делятся на категории хранения. От этого зависит, где и как долго они будут храниться:

Постоянное хранение (бессрочно): Документы, содержащие сведения о стаже, заработной плате, условиях труда (личные карточки Т-2, лицевые счета Т-54, приказы о приеме/увольнении/переводе до 2003 г., списки для пенсионного обеспечения).
Временное хранение свыше 10 лет (50, 75 лет): Большинство современных кадровых документов: приказы по личному составу (после 2003 г.), трудовые договоры, личные дела, журналы учета приказов, отчеты о зарплате.
Временное хранение до 10 лет: Вспомогательная документация: справки, вызовы, уведомления, черновики, регистрационные журналы (кроме журналов учета приказов), копии документов.

Совет: При формировании дел для архива обязательно группируйте документы по единому сроку хранения внутри одного дела. Смешивать документы с хранением 75 лет и 5 лет в одном деле нельзя — это грубое нарушение.

Подробный перечень документов, подлежащих сдаче в архив

Приказы (распоряжения) по личному составу — «Сердце» архива

Это самая массивная категория. Сдаются в архив:

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, назначении отпусков, поощрениях/взысканиях.
Приказы об откомандировании, предоставлении неоплачиваемых отпусков.
Важно: Приказы до 2003 года — хранение постоянное. Приказы с 2003 года — 75 лет.
Журналы учета приказов по личному составу (хранение 75 лет/постоянное).

Документы по учету рабочего времени и оплате труда (Раздел 4.2 Перечня № 558)

Лицевые счета по заработной плате (форма Т-54 / Т-54а), хранение 75 лет (постоянное для периодов до 2003 г.). Это критически важные документы для подтверждения пенсионного стажа.
Ведомости на выплату заработной платы (Т-51, Т-53) — 75 лет.
Расчетно-платежные ведомости (Т-49/Т-50) — 75 лет.
Книги учета отработанного времени (табели Т-12, Т-13) — 5 лет (в некоторых случаях 75 лет, если нет лицевых счетов — см. пояснения Росархива).
Отчеты по форме 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 75 лет (как подтверждение страховых взносов и стажа).

Личные карточки и личные дела сотрудников

Личные карточки учетной записи работника (форма Т-2) — хранение 75 лет (постоянное для периодов до 2003 г.). Ведутся на каждого работника.
Личные дела сотрудников (анкеты, автобиографии, копии документов об образовании/квалификации, характеристики, копии приказов) — 75 лет после увольнения/смерти.

Трудовые договоры и соглашения

Трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним — 75 лет после прекращения действия.
Коллективные договоры, соглашения, протоколы разногласий — 75 лет.
Журналы регистрации трудовых договоров — 75 лет.

Документы по охране труда и обучению

Журналы инструктажей по охране труда, обучения безопасным методам работы — 50 лет (для вредных/опасных производств) или 5 лет (для остальных).
Протоколы проверки знаний по охране труда — 50 лет / 5 лет.
Документы об обучении, переобучении, повышении квалификации (протоколы комиссий, справки об обучении), 75 лет.

Организационно-распорядительная документация (Раздел

Штатные расписания (утвержденные и вступившие в силу) — 75 лет.
Положения об отделах, должностных инструкции — 75 лет (или 5 лет после прекращения действия — уточняйте в номенклатуре).
Сведения о численности и движении кадров (форма П-4) — 5 лет.

Документы по личному составу, образующиеся в бухгалтерии

Часто кадровики забывают, что часть документов «живет» в бухгалтерии, но по сути являются кадровыми и сдаются в архив вместе с делами кадровика (или в составе дел бухгалтерии, но с кадрами):

Расчетные листы (если велись вместо Т-54).
Карточки учета налоговых вычетов по НДФЛ (2-НДФЛ, справки о доходах), 75 лет;
Ведомости удержаний (алименты, исполнительные листы) — 5 лет после прекращения удержаний.

Процедура подготовки и сдачи документов в архив: пошаговый алгоритм

Шаг 1: Селекция (Отбор) и сортировка

В текущем документообороте документы сортируются по видам. По истечении срока хранения в деле (обычно в конце года) дело закрывается.

Шаг 2: Определение срока хранения и формирование дела

Закрытые дела объединяются в обособленные дела строго по единому сроку хранения.

Дела постоянного хранения — отдельно.
Дела 75 лет — отдельно.
Дела 50 лет — отдельно.
Дела 5–10 лет — отдельно.

Внутри дела документы хронологизируются (по дате) или систематизируются (по алфавиту фамилий для личных карточек/дел).

Шаг 3: Оформление дела (Сшивка, обложка, нумерация)

Документы прошиваются нитью (не скобами!), проклеивается обложка (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
На обложке заполняются все реквизиты: индекс дела (по номенклатуре), заглавие, даты начала/конца, срок хранения, количество листов.
Листы нумеруются сквозно (карандашом в правом верхнем углу).

Шаг 4: Составление описи дел

Опись составляется отдельно на каждую категорию сроков хранения (отдельная опись на постоянное хранение, отдельная на 75 лет, отдельная на 5 лет и т.д.).

В описи указываются: № дела, заглавие дела, даты, количество листов, срок хранения, примечания (например, «лист 15 вырван для выдачи копии»).

Шаг 5: Акт приема-передачи и передача в архив

Составляется Акт приема-передачи дел на хранение в архив организации (форма по ГОСТ или собственная, утвержденная приказом руководителя). В акте фиксируется количество дел по категориям хранения.

В управлении архивом (или у ответственного за архив) вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче, отдельно по каждой категории (постоянное, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет, личный состав).

Электронные кадровые документы и КЭДО

Согласно Приказу Росархива № 236, электронные документы, имеющие юридическую значимость (подписанные ЭП), также подлежат архивированию.

Хранение осуществляется в электронном архиве организации (в КЭДО или специализированной СЭД).
Требования к формату: PDF/A, XML и др. (обеспечивающие неизменяемость и читаемость).
Сроки хранения электронных оригиналов такие же, как и у бумажных аналогов (75 лет, постоянное и т.д.).
Необходимо обеспечивать миграцию данных при смене ПО/«железа» (проверка целостности, верификация ЭП).

Важно: Если у вас есть бумажный оригинал и электронная копия (не оригинал), сдается в архив бумажный оригинал. Если электронный документ, первичный (подписан ЭП), архивируется он.

Типичные ошибки кадровиков при сдаче в архив

Смешение сроков хранения в одном деле (например, приказы 75 лет и табели 5 лет в одном томе). Приводит к невозможности утилизации табелей через 5 лет без уничтожения приказов.
Отсутствие номенклатуры дел или ее несоответствие Перечню № 558.
Неполные дела: отсутствуют ьные листы приказов, не пронумерованы листы, нет обложек дел.
Потеря личных карточек Т-2 или лицевых счетов Т-54 — это самые дорогие документы для восстановления стажа.
Игнорирование электронного архива: хранение сканов на локальном диске без ЭП и без стратегии миграции.
Сдача в архив документов с истекшим сроком хранения, но не утилизированных вовремя (засорение архива).

Контрольный чек-лист перед сдачей в архив (Шпаргалка)

Проверяемый параметр	Требование
Номенклатура дел	Утверждена приказом, соответствует Перечню № 558, актуальна на год сдачи.
Группировка дел	Строго по единому сроку хранения внутри дела.
Оформление дела	Обложка (ГОСТ), прошивка нитью, сквозная нумерация листов карандашом.
Опись	Отдельная на каждый срок хранения, заполнена полностью, подписана ответственным/руководителем.
Акт приема-передачи	Составлен в 2 экз., указаны количества дел по категориям (постоянно, 75 лет, 50 лет, до 10 лет).
Электронные документы	Переданы в электронный архив, проверена целостность и верификация ЭП, заведен реестр;
Ключевые документы	Проверена наличность Т-2, Т-54, приказов приема/увольнения, трудовых договоров по всем уволенным за период.

Сдача кадровых документов в архив — это не формальность, а инструмент управления рисками. Самое главное помнить, что документы по личному составу (личные карточки Т-2, лицевые счета Т-54, приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры) имеют срок хранения 75 лет (или постоянное для периодов до 2003 г.) и являются основой для начисления пенсий вашим бывшим сотрудникам. Их потеря необратима.

Организуйте процесс системно: утвердите Номенклатуру, ведите дела по годам, разделяйте по срокам хранения, составляйте описи вовремя и не забывайте про электронный архив в эру цифровизации. Это сэкономит вам часы поисков при проверках Пенсионного фонда (СФР), прокуратуры или трудовой инспекции.

Статья подготовлена на основании актуальных нормативных актов: Приказ Минкультуры № 558, Приказ Росархива № 236, ФЗ-125, ФЗ-229, Типовая номенклатура управленческой документации. Данные актуальны на 2024–2026 годы.