Сдача кадровых документов в архив – обязательная процедура для любой организации, которая хочет обеспечить правовую защиту своих интересов и соблюсти требования законодательства. Особое внимание следует уделить трудовым договорам, поскольку они являются основой трудовых отношений и содержат конфиденциальную информацию о сотрудниках. Ниже представлена подробная инструкция по формированию описи трудовых договоров, подготовке их к передаче в архив и оформлению архивного дела.

Почему нужна опись трудовых договоров

• Учёт и контроль. Опись позволяет быстро находить нужный договор, проверять его наличие и completeness.
• Юридическая значимость; При проверках государственных органов опись служит доказательством правильного ведения кадровой документации.
• Оптимизация хранения. Группировка договоров по тематике и срокам хранения упрощает дальнейшую работу с архивом.
• Сохранность. При передаче в архив документы оформляются в дела, что защищает их от потери и повреждения.

Этапы подготовки описи

1. Формирование комиссии. Для приёмки и проверки документов создаётся комиссия из трёх человек (председатель + два члена).
2. Сбор исходных данных. Из личных дел сотрудников извлекаются трудовые договоры, заявления об увольнении, копии приказов, акты передачи материальных ценностей и другие сопутствующие документы.
3. Проверка комплектности. Убедиться, что к каждому договору приложены все необходимые приложения (см. пункт 3 ниже).
4. Нумерация и регистрация. В журнале учёта присваивается порядковый номер каждому договору, фиксируется дата заключения и краткое наименование.
5. Составление описи. В описи указываются все документы, включённые в дело, их порядковые номера, даты и краткое содержание.
6. Подписание и заверение. Опись подписывается председателем комиссии и заверяется печатью организации (при наличии). Делаются два экземпляра: один – для сдачи в архив, второй – для хранения в отделе кадров;
7. Передача в архив. Дела с описью передаются в архивное учреждение вместе с актом приёма‑передачи.

Что должно входить в комплект трудового договора

• Сам трудовой договор (оригинал или заверенная копия).
• Заявление о приёме на работу (если требуется внутренним регламентом).
• Заявление об увольнении (при расторжении договора).
• Копия приказа об увольнении.
• Акт передачи материальных ценностей (если применимо).
• Соглашения об изменении или расторжении договора.
• Иные документы, связанные с трудовыми отношениями (аттестаты, удостоверения, справки о повышении квалификации и т.п.).

Пример записи в журнале учёта трудовых договоров

договор 123ТП от .

В журнале фиксируются:

1. Порядковый номер записи.
2. Номер договора (внутренний или внешний).
3. Дата заключения договора.
4. Краткое наименование сторон (например, «Иванов И.И. – ООО «Ромашка»»).
5. Примечание о наличии приложений (заявление, приказ и т.д.).

Структура описи архивного дела с трудовыми договорами

Опись составляется в виде таблицы или списка. Ниже представлен типовой шаблон:

При необходимости можно добавить столбец «Срок хранения» (например, 75 лет для муниципальных архивов).

Требования к оформлению архивного дела

• Систематизация. Документы в деле располагаются хронологически: сначала копия приказа о приёме, затем заявление о приёме, далее трудовой договор, потом документы об увольнении.
• Нумерация листов. Каждый лист дела нумеруется арабскими цифрами в правом верхнем углу.
• Лист‑заверитель. В начале дела помещается лист‑заверитель, где указываются: наименование организации, наименование дела, период охватываемых документов, количество листов, подписи ответственных лиц.
• Внутренняя опись (при необходимости). Если в деле большое количество документов, составляется внутренняя опись, duplicating the main inventory but with более детальной разбивкой по подпунктам.
• Подшивка. Документы сшиваются ниткой или скрепляются металлической скрепкой в соответствии с внутренними нормативами организации.

Сроки хранения трудовых договоров

• Для обычных коммерческих организаций – 50 лет с даты расторжения трудового договора (по ст. 75 ТК РФ).
• Для государственных и муниципальных служащих – 75 лет с момента формирования дела (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»).
• По истечении срока хранения документы могут быть уничтожены по акту экспертизы ценности, если они не представляют исторической или научной ценности.

Проверка и подпись описи

1. Члены комиссии сверяют каждую запись в описи с фактически присутствующими документами.
2. Выявляются недостающие листы или приложения – они оформляются актом о недостающих документах.
3. После полной проверки составляется акт приёма‑передачи, в котором указываются: количество переданных дел, наличие описи, подписи председателя комиссии и представителя архива.
4. Один экземпляр описи остаётся в организации (обычно в отделе кадров), второй – передаётся в архив вместе с делом.

Правильно составленная опись трудовых договоров – залог порядка в кадровом архиве, гарантия соблюдения законодательных требований и основа для эффективной работы с документами в будущем. Следуя представленная выше инструкция охватывает все ключевые этапы: формирование комиссии, проверку комплектности, ведение журнала учёта, составление описи, оформление дела и передачу в архив. Применяя её на практике, организация minimизирует риски потери важных кадровых данных и обеспечит себе прозрачную и законную систему хранения трудовых договоров.