В любой организации кадровая документация является одним из самых ценных активов. Правильное хранение этих документов гарантирует соблюдение трудового законодательства, защищает интересы как работодателя, так и работников, а также упрощает работу с контролирующими органами. В статье рассмотрим, какие кадровые документы подлежат сдаче в архив, какие нормативные акты регулируют процесс, а также представим пошаговый план подготовки и передачи дел.

Нормативно‑правовая база

Сдача кадровых документов в архив регулируется рядом федеральных и отраслевых нормативных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 176‑180) – определяет сроки хранения трудовых документов.
2. Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – устанавливает общие принципы архивного хранения.
3. Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения личных дел работников».
4. Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ) – могут уточнять сроки и порядок хранения в конкретных регионах.
5. Внутренние нормативные документы организации (положение о кадровом деле, регламент передачи дел в архив и др.).

Все эти документы необходимо учитывать при формировании внутреннего регламента по сдаче дел в архив.

Классификация кадровых документов по срокам хранения

Согласно Трудовому кодексу и архивному законодательству, кадровые документы делятся на три группы:

Документы, подлежащие обязательному архивному хранению

• Трудовые договоры и соглашения о работе (в т.ч. дополнительные соглашения).
• Личные карточки (дела) работников.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, восстановлении, изменении условий труда.
• Графики отпусков, листы учёта рабочего времени.
• Штатные расписания и локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые отношения.
• Документы, подтверждающие профессиональную подготовку, аттестацию, повышение квалификации.
• Документы, связанные с охраной труда и производственной безопасностью (журналы учёта несчастных случаев, инструктажи).

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно

Эти документы обычно хранятся в отделе кадров, а не в архиве, если иное не предусмотрено внутренними регламентами:

• Трудовые книжки (за исключением случаев, когда они передаются в архив после окончания трудового стажа).
• Документы о выплате заработной платы (платёжные ведомости, расчётные листки) – срок 5 лет.
• Отчётные формы (например, формы 2‑НДФЛ) – срок 4 года.

Документы, которые не подлежат архивному хранению

• Внутренние служебные записки, не имеющие юридической силы.
• Черновики и копии документов, если оригиналы находятся в архиве.

Внутренний регламент передачи дел в архив

Для того чтобы процесс сдачи документов в архив был прозрачным и контролируемым, рекомендуется разработать внутренний документ (положение о передаче кадровых дел в архив). Ключевые разделы такого регламента:

1. Ответственные лица – кто отвечает за подготовку, проверку и передачу дел (например, руководитель отдела кадров и архивариус).
2. Перечень передаваемых документов – детализированный список (см. пункт 2).
3. Сроки передачи – обычно раз в год (по окончании финансового года) или при закрытии деловых подразделений.
4. Порядок оформления описи – форма описи, обязательные реквизиты (наименование документа, дата, номер, срок хранения).
5. Требования к оформлению дел – обложка, подписи, скрепление, маркировка.
6. Контроль и приемка – акт приёма‑передачи, подписи сторон, протокол проверки соответствия.
7. Учет и доступ – регистрация дел в архивном журнале, порядок доступа к архивным материалам.

Разработанный регламент необходимо утвердить на уровне директора организации и довести до сведения всех сотрудников отдела кадров.

Пошаговый процесс подготовки кадровых дел к сдаче в архив

Планирование

• Определить календарный график сдачи (обычно – в конце календарного года).
• Назначить ответственных за каждый этап (подготовка, проверка, передача).

Сбор и проверка документов

1. Сформировать список работников, чьи личные дела подлежат архивированию (по сроку трудового стажа, увольнению, выходу на пенсию).
2. Проверить наличие всех обязательных документов в каждом деле:
   • Трудовой договор и дополнительные соглашения;
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении.
   • Графики отпусков, листы учёта рабочего времени.
   • Документы о повышении квалификации.
   • Справки о состоянии здоровья (при необходимости).
3. Убедиться, что все документы подписаны и датированы.

Оформление дел

• Обложка – использовать стандартный архивный конверт (формат А4, маркировка «Личное дело №…»).
• Подшивка – скрепить документы в порядке их появления (по хронологии).
• Опись – заполнить форму описи (пример ниже).

Пример формы описи

Согласование и подписи

1. Ответственный специалист отдела кадров подписывает опись.
2. Руководитель отдела кадров ставит подпись и печать.
3. При необходимости – подпись главного бухгалтера (если в описи отражены финансовые документы).

Передача в архив

• Подготовить акт приема‑передачи (дата, список дел, подписи сторон).
• Передать дела архивариусу, который проверяет соответствие описи реальному содержимому.
• После проверки архивный сотрудник ставит свою подпись в акте и в журнале учёта.

Современные инструменты упрощения архивирования

В последние годы многие организации переходят к цифровой трансформации кадровой документации. Это позволяет сократить затраты на физическое хранение и ускорить поиск нужных материалов.

Электронный документооборот (ЭДО)

• Сканирование оригиналов и хранение в защищённом электронном архиве.
• Подпись документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Автоматическое формирование описи и журналов учёта.

Системы управления персоналом (HR‑IS)

Современные HR‑системы (например, SAP SuccessFactors, 1С:Зарплата и Управление Персоналом) позволяют:

• Вести электронные личные карточки сотрудников.
• Автоматически рассчитывать сроки хранения документов.
• Генерировать отчёты для архивных проверок.

Облачные хранилища с сертификатом соответствия ФЗ‑152

Если организация решает хранить документы в облаке, необходимо убедиться, что провайдер имеет сертификат соответствия требованиям Федерального закона «О персональных данных» и требованиям архивного законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать в архив трудовые книжки?

Трудовые книжки обычно остаются у работника. Однако после завершения трудового договора и выхода сотрудника на пенсию оригиналы книжек могут быть переданы в архив в случае их утраты или по требованию контролирующего органа.

Как часто нужно проводить инвентаризацию архивных кадровых дел?

Рекомендуется проводить полную инвентаризацию раз в 3–5 лет или при смене ответственного за архив. Это позволяет выявить недостающие документы и обновить сведения о сроках хранения.

Что делать с документами, срок хранения которых истёк?

Если срок хранения завершён и документы не подпадают под категорию «бессрочного хранения», их можно утилизировать в соответствии с правилами утилизации конфиденциальной информации (шрединг, сжигание).

Можно ли хранить кадровые документы в архиве в электронном виде без бумажных оригиналов?

Да, при условии, что электронные копии имеют юридическую силу (подтверждены КЭП) и хранятся в системе, отвечающей требованиям ФЗ‑152 и ФЗ‑171 (архивное дело). При этом оригиналы могут быть уничтожены только после получения соответствующего акта об утилизации.

• Определите чёткий список документов, подлежащих архивированию, исходя из нормативных сроков.
• Разработайте и утвердите внутренний регламент передачи дел в архив, включающий роли, сроки и формы оформления.
• Проводите подготовку дел заранее: проверяйте наличие подписей, дат, полноту комплектов.
• Оформляйте опись и акт приёма‑передачи – это документальное подтверждение корректности процесса.
• Внедряйте цифровые решения (ЭДО, HR‑IS) для ускорения работы и снижения расходов на физическое хранение.
• Регулярно проводите инвентаризацию архивных материалов и обновляйте сведения о сроках хранения.

Соблюдение этих рекомендаций позволит вашей организации не только выполнить требования законодательства, но и создать эффективную систему управления кадровой документацией, которая будет надёжной, прозрачной и удобной в эксплуатации.

Дата публикации: 09:39:05