С 10 июня 2026 года в Украине завершается переходный период‚ в течение которого работодатели и граждане обязаны оцифровать трудовые книжки. После этой даты учёт трудового стажа будет вестись исключительно в электронном виде‚ а бумажные документы необходимо сдать в архив или передать в электронный реестр Пенсионного фонда Украины (ПФУ). В статье рассмотрены причины‚ сроки‚ порядок действий и возможные последствия несвоевременной сдачи трудовой книжки.

Почему нужно сдавать трудовую книжку в архив?

• Переход на электронный учёт. С 10 июня 2026 года все данные о трудовом стаже хранятся в Едином государственном реестре застрахованных лиц (ЕГРЗЛ). Бумажные трудовые книжки больше не являются основным документом для начисления пенсии и пособий.
• Снижение риска утери. Архивное хранение гарантирует сохранность данных даже при повреждении или loss оригинала.
• Упрощение получения справок. После оцифровки справки о стаже можно получить онлайн через личный кабинет на сайте ПФУ или через сервис «Дия».
• Избежание штрафов. За несвоевременную сдачу трудовой книжки работодатель может быть оштрафован в соответствии с Кодексом Украины об административных правонарушениях (статья 166‑1 КУоАП).

Ключевые даты и нормативные акты

1. 10 июня 2026 г. – последний день для оцифровки и сдачи трудовых книжек в архив.
2. Закон Украины «О обязательном государственном социальном страховании» (ред. от ) – устанавливает порядок ведения электронного учёта трудового стажа.
3. Постановление Кабинета Министров Украины № 123‑п от – регламентирует процедуру передачи бумажных трудовых книжек в государственные архивы и электронный реестр ПФУ.
4. Приказ Пенсионного фонда Украины № 45/2025 от – описывает требования к формату электронных трудовых записей и порядку их загрузки в систему «Е‑трудова».

Кто обязан сдавать трудовую книжку?

Обязанность сдачи распространяется на:

• Всех работающих граждан Украины (включая иностранцев‚ имеющих разрешение на работу).
• Пенсионеров‚ которые продолжают трудовую деятельность и имеют трудовую книжку.
• Лиц‚ находящихся в отпуске по уходу за ребёнком‚ по болезни или в декрете – если у них есть трудовая книжка‚ её также необходимо оцифровать.
• Работодателей – они должны обеспечить сдачу трудовых книжек своих сотрудников в архив либо передать их в электронный вид через свою бухгалтерию.

Исключение составляют лица‚ у которых трудовая книжка никогда не оформлялась (например‚ работники‚ занятые по гражданско‑правовым договорам‚ если стаж не учитывается для пенсии). Тем не менее‚ если стаж всё же нужно подтвердить‚ потребуется иной документ (трудовой договор‚ выписка из приказов и т.д.).

Пошаговая инструкция по сдаче трудовой книжки в архив

Шаг 1. Подготовка документа

1. Проверьте‚ что все записи в трудовой книжке сделаны корректно (даты‚ наименования организаций‚ должности‚ подписи и печати).
2. Если есть пропуски или неразборчивые записи – уточните их у бывшего работодателя или получите справку из архива предприятия.
3. Сделайте цветную копию или скан каждой страницы трудовой книжки (разрешение не менее 300 dpi‚ формат PDF или JPEG).

Шаг 2. Оцифровка через электронный сервис ПФУ

1. Зарегистрируйтесь на официальном сайте Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua) или в мобильном приложении «Дия».
2. В личном кабинете выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Загрузить трудовую книжку».
3. Загрузите подготовленные сканы/файлы. Система автоматически проверит их на соответствие требованиям (читаемость‚ полнота данных).
4. После успешной загрузки вы получите электронную версию трудовой книжки с уникальным идентификатором (ЕТК‑ID). Сохраните подтверждение загрузки (PDF‑чек).

Шаг 3. Сдача бумажного оригинала в архив

1. Определите ближайший государственный архив‚ уполномоченный принимать трудовые книжки. Список архивов размещён на сайте Министерства культуры и информационной политики Украины (mcip.gov.ua).
2. Подготовьте сопроводительное письмо (заявление) с указанием:
   • ФИО владельца трудовой книжки;
   • Серии и номера документа;
   • Даты оформления и последней записи;
   • Контактные данные для связи.
3. Придите в архив в часы приёма (обычно с 9:00 до 17:00‚ перерыв 13:00‑14:00). Предъявите оригинал трудовой книжки и сопроводительное письмо.
4. Получите подтверждение о приёме документа (акт приёма‑передачи или справку). Этот документ хранится у вас как доказательство сдачи.

Шаг 4. Проверка статуса в электронном реестре

1. Через 3‑5 рабочих дней после загрузки в систему ПФУ проверьте‚ что ваша электронная трудовая книжка отображается в разделе «Мои данные» личного кабинета.
2. Если данные не отображаются – обратитесь в службу поддержки ПФУ (телефон 0 800 505 505 или онлайн‑чат на сайте).

Шаг 5. Хранение подтверждающих документов

• Сохраните электронную копию трудовой книжки (файл‚ полученный после загрузки) на надёжном носителе (облачное хранилище‚ внешний SSD);
• Храните бумажное подтверждение о сдаче в архиве (акт‚ справку) вместе с другими важными документами (паспорт‚ ИНН‚ страховой полис).
• При необходимости распечатайте выписку из электронной трудовой книжки для предоставления работодателю или государственным органам.

---

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Согласно законодательству‚ потеря трудовой книжки не лишает права на пенсию‚ но может потребоваться дополнительное подтверждение стажа:

1. Получите справки о периодах работы от бывших работодателей (трудовые договоры‚ приказы о приёме/увольнении‚ выписки из бухгалтерии).
2. Обратитесь в архив предприятия (если он существует) за копиями личных дел.
3. Если работодатель ликвидирован‚ запросите информацию в Государственном архиве Украины по месту нахождения бывшего предприятия.
4. Соберите все полученные документы и подайте их в Пенсионный фонд для подтверждения стажа в электронном реестре.

Важно: все справки должны быть заверены печатью организации и подписью уполномоченного лица. При отсутствии печати допускается заверение нотариусом.

---

Последствия несвоевременной сдачи трудовой книжки

• Для работника: возможные задержки при начислении пенсии‚ пособий по безработице или больничным; необходимость дополнительного подтверждения стажа; риск отказа в предоставлении некоторых социальных услуг.
• Для работодателя: штраф от 300 до 500 необлагаемых минимумов доходов граждан (≈ 6 000‑10 000 грн) за каждого сотрудника‚ чья трудовая книжка не сдана вовремя; возможные проверки Государственной службы труда и социальной защиты.
• Для архива: перегрузка приёма документов в последние дни перед сроком; увеличение вероятности ошибок при вводе данных.

Поэтому рекомендуется начать процесс сдачи не позднее марта‑апреля 2026 года‚ чтобы избежать очередей и технических сбоев.

---

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт Пенсионного фонда Украины: pfu.gov.ua
• Сервис «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете ПФУ: ekabinet.pfu.gov.ua
• Министерство культуры и информационной политики – реестр архивов: mcip.gov.ua/archives
• Горячая линия ПФУ: 0 800 505 505 (круглосуточно)
• Электронная почта для вопросов по оцифровке: etrudova@pfu.gov.ua

---

Сдача трудовой книжки в архив – обязательный этап перехода Украины на полностью электронный учёт трудового стажа. Соблюдение установленных сроков (до 10 июня 2026 г.) позволит избежать штрафов‚ упростит получение пенсий и социальных выплат‚ а также обеспечит надёжное хранение вашей трудовой истории. Следуя пошаговой инструкции‚ используя официальные электронные сервисы ПФУ и сохраняя все подтверждающие документы‚ вы гарантируете себе спокойствие и уверенность в будущем.

Не откладывайте на последний момент – начните процесс уже сегодня!