В архивном деле и делопроизводстве часто возникает необходимость ввести в нумерацию листов дела дополнительные обозначения – литерные номера. Они позволяют фиксировать вставленные, исправленные или пропущенные листы без полной перенумерации всего тома. Ниже подробно рассмотрено, что такое литерные номера, как они формируются, где применяются и как правильно отражать их в листе‑заверителе дела.
Что такое литерный номер?
Литерный номер – это буквенно‑цифровое обозначение листа, добавляемое к базовому (цифровому) номеру. Обычно используется одна или две буквы латинского алфавита (а, б, в …) либо кириллица, что в российском делопроизводстве принято использовать а, б, в и т.д.
Пример:
- Основной номер листа – 34;
- Литерный вариант – 34а, 34б, 34в и т.д.
Литерные номера не меняют последовательность основной нумерации, а лишь указывают на наличие дополнительного листа, расположенного между уже пронумерованными.
Когда применяются литерные номера?
Литерные номера используют в следующих ситуациях:
- Вставка листа после уже пронумерованного листа (например, после листа 15 нужно добавить пояснительный лист – получаем 15а).
- Исправление ошибки в нумерации без полной перенумерации тома (пропущенный номер 24 заменяется литерным 23а, 23б и т.д.).
- Добавление приложении).
- Оформление приложений, дополнений, справок к основному документу, которые оформляются как отдельные листы, но логически относятся к конкретному номеру дела.
- Архивное хранение электронных и аудиовизуальных документов – при сканировании иногда возникает необходимость отметить варианты одного и того же документа (оригинал, копия, версия с правками).
Как формировать литерные номера?
Правила формирования литерных номеров регламентируются внутренними нормативными актами организации (например, Положением о делопроизводстве) и общепринятой практикой:
- Буквы присваиваются в алфавитном порядке: а, б, в, г, д ….
- Если требуется более одного литерного листа к одному базовому номеру, продолжаем последовательно: 12а, 12б, 12в …
- Литерные номера ставятся прямо после цифровой части без пробела:
12а,12б. - При наличии нескольких литерных листов подряд допускается использовать двойные буквы (аа, аб, ак) только если это предусмотрено локальными инструкциями; в большинстве случаев достаточно одно‑буквенного обозначения.
Учёт литерных листов при подсчёте общего количества листов дела
Согласно нормативным требованиям (например, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Дела. Требования к оформлению»), при составлении листа‑заверителя дела необходимо указывать:
- общее количество листов дела с учётом литерных и пропущенных листов;
- количество литерных листов (обычно в примечании);
- количество пропущенных листов (если они есть).
Формула расчёта:
Общее количество листов = Последний основной номер + Количество литерных листов – Количество пропущенных листов
Пример из предоставленных источников:
Последний лист тома имеет номер 264, в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647.
Общее число листов = 264 + 2 (литерные) – 1 (пропущенный) = 265.
В другом примере: дело изначально пронумеровано 100 листов, добавлено два литерных (1А, 11А). Тогда в листе‑заверителе указывается 102 листа (100 основных + 2 литерных).
Как оформить лист‑заверитель дела с учётом литерных номеров
</p> <h3>Пример листа‑заверителя дела</h3> <ul> <li>Наименование дела: «Догованию с контрагентом X»</li> <li;Индекс дела: ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52.</li> <li;Количество листов дела (с учётом литерных и пропущенных): 102</li> <li;Из них литерных листов: 2 (листы 1А, 11А)</li> <li;Пропущенных листов: 0</li> <li;Последний основной номер листа: 100</li> <li;Примечание: Литерные листы вставлены после листов 1 и 11 соответственно для уточнения условий договора.</li> </ul>
В реальном бланке вместо списка используются таблицы или поля формы, но суть остаётся той же: чётко указываем количество литерных листов и их обозначения.
Практические рекомендации по работе с литерными номерами
- Вести журнал вставок – фиксировать дату, основание и лицо, добавившее литерный лист; Это упрощает последующий поиск и проверку.
- Не менять основную нумерацию после того, как дело уже сдано в архив, если только не требуется полная переоформка по решению руководства.
- При сканировании сохранять оригинальные изображения листов с литерными номерами в названии файла (например,
034а.tif,034б.tif). Это сохраняет связь между электронной копией и бумажным оригиналом. - Обучать сотрудников правилам использования литерных номеров в рамках внутреннего обучения по делопроизводству.
- Проверять при приёмке дела в архив: сверять количество листов, указанное в листе‑заверителе, с фактическим числом пронумерованных и литерных листов.
Литерные номера – простой, но эффективный инструмент для гибкой работы с документами в архиве. Они позволяют вносить изменения и дополнения без нарушения уже установленной нумерации, сохраняют целостность дела и облегчают его последующую обработку, поиск и использование. Правильное применение литерных номеров, а также их корректное отражение в листе‑заверителе дела, является обязательным условием качественного ведения архивного фонда и соблюдения нормативных требований.
Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок в нумерации, сократить время на оформление дел и обеспечить прозрачность архивных процессов в вашей организации.