Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним являются важной частью кадровой документации организации. Их правильное оформление, хранение и последующая передача в архив обеспечивают соблюдение законодательных требований, защиту прав работников и удобство последующего использования информации. В данной статье подробно рассматривается весь процесс сдачи трудовых соглашений в архив – от формирования дел до их передачи в государственный или муниципальный архив.

Нормативная база

• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении перечня документов, подлежащих постоянному или временному хранению» (далее – Перечень).
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68) – регулирует вопросы заключения, изменения и расторжения трудовых договоров.
• Методические рекомендации по ведению кадрового делопроизводства (Журнал «Справочник секретаря и офис‑менеджера», 2022‑2026 гг.).

Классификация трудовых соглашений для архивного хранения

Согласно Перечню, трудовые договоры относятся к документам с сроком хранения 75 лет начиная с момента формирования дела. В зависимости от внутренней системы организации они могут храниться:

1. В составе личного дела работника – если организация ведет личные дела на сотрудников.
2. В отдельном деле «Трудовые договоры с работниками» – когда личные дела не ведутся.
3. В отдельном деле «Трудовые договоры уволенных работников» – формируется ежегодно кадровой службой и включает договоры сотрудников, уволенных в отчетном году.

Дополнительные соглашения к трудовым договорам, изменяющие условия труда (должность, оклад, режим работы и т.п.), подшиваются либо к основному договору, либо оформляются в отдельное дело, если их количество велико. В любом случае срок хранения таких соглашений также составляет 75 лет.

Подготовка трудовых соглашений к сдаче в архив

Формирование описи дел

Перед передачей в архив необходимо составить опись каждого дела. В описи указываются:

• наименование дела (например, «Трудовые договоры уволенных работников за 2025 г.»);
• период охватываемых документов (с … по …);
• количество листов;
• номера дел в соответствии с внутренней нумерацией организации;
• примечания о наличии дополнительных соглашений, приложений и т.д.

Подшивка и оформление дел

Документы подшиваются в хронологическом порядке по дате заключения (или дате увольнения – для дел уволенных работников). Каждое листы должны быть:

Для обеспечения долговечности рекомендуется использовать безкислотные папки и файлы, а также избегать скрепления документов металлическими скрепками, которые могут вызвать коррозию.

Экспертиза и оценка ценности

Перед сдачей в архив проводится экспертиза кадровых документов на предмет их научной, исторической или юридической ценности. По результатам экспертизы составляется акт, который прилагается к описи.

Порядок передачи в архив

1. Издание приказа о передаче документов в архив – определяет ответственное лицо (руководитель кадровой службы или уполномоченный сотрудник), сроки и условия передачи.
2. Формирование передаточной описи – включает реквизиты дел, количество листов, подписи ответственных лиц и печать организации.
3. Упаковка и транспортировка – дела помещаются в архивные коробки или ящики, маркируются согласно описи, обеспечивается защита от влаги и механических повреждений.
4. Сдача в архив – передача осуществляется в государственный или муниципальный архив по месту расположения организации (или в центральный архив, если организация ликвидируется). При передаче составляется акт приема‑передачи, подписываемый представителями передающей и принимающей сторон.
5. Получение подтверждения – после принятия документов архивом выдается справка о принятии на хранение, которая хранится в организации как доказательство исполнения обязательств.

Сроки хранения и дальнейшая судьба дел

Согласно Перечню, трудовые договоры и дополнительные соглашения хранятся 75 лет с момента формирования дела. По истечении этого срока документы могут быть:

• уничтожены по акту о уничтожении (если они не представляют лишь представляют исторической ценности);
• переданы на постоянное хранение в архив как документы с enduring value (например, для научных исследований).

Электронный учет и журнал регистрации трудовых договоров

Для оперативного контроля за сроками действия договоров и дополнительных соглашений рекомендуется вести электронный журнал регистрации. В журнале фиксируются:

• номер договора;
• ФИО сотрудника;
• дата заключения;
• срок действия (если договор срочный);
• ссылка на электронную копию документа;
• примечания о наличии дополнительных соглашений.

Электронный журнал значительно упрощает процесс формирования дел для архива, позволяя быстро выбирать документы по году увольнения или по истечении срока хранения.

Практический чек‑лист перед сдачей в архив

• Проверить, что все трудовые договоры и дополнительные соглашения оформлены в соответствии с ТК РФ (подписи, даты, реквизиты сторон).
• Убедиться, что к каждому договору приложены все дополнительные соглашения, изменяющие его условия.
• Сформировать дела в соответствии с принятой в организации системой (личные дела или отдельные дела).
• Подшить документы хронологически, без пропусков листов.
• Составить опись каждого дела, проверить её точность.
• Провести экспертизу и оформить акт экспертизы.
• Издать приказ о передаче документов в архив.
• Упаковать дела, маркировать коробки согласно описи.
• Передать документы в архив, получить акт приема‑передачи и справку о принятии на хранение.
• Архивировать копии описи и акта в электронном виде организации для внутреннего контроля.

Сдача трудовых соглашений в архив – это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения законности и прозрачности кадровой деятельности организации. Соблюдение установленных сроков хранения (75 лет), правильное формирование дел, ведение описи и электронного журнала позволяют избежать штрафов, упростить восстановление документов при необходимости и сохранить ценную информацию для будущих поколений. Следуя представленным рекомендациям и используя приведенный чек‑лист, кадровая служба сможет эффективно и безошибочно выполнить передачу трудовых договоров и дополнительных соглашних.