Вопрос сдачи трудовых договоров в архив является одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. От правильного понимания сроков хранения, категорий дел и процедур передачи зависит правовая безопасность организации и соблюдение архивного законодательства. В данной статье подробно разберем порядок действий, опираясь на актуальные нормативные акты Республики Беларусь и Российской Федерации.

Ключевой принцип: не все дела передаются в архив

Самое главное помнить: дела с трудовыми договорами и контрактами, как правило, относятся к категории временного хранения (до 10 лет). Согласно архивным правилам (как в РБ, так и в РФ), дела временного хранения (срок до 10 лет) передаче в архив организации не подлежат.

Они хранятся в структурном подразделении (кадровой службе, секретариате), где были сформированы, в течение всего установленного срока, а по истечении срока хранения подлежат уничтожению по акту.

—

Специфика законодательства Республики Беларусь

Информация основана на материалах Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (источник: журнал «Я — специалист по кадрам», СПОК).

Сроки хранения

• Трудовые договоры и контракты (общий случай): 3 года после истечения срока действия договора/контракта (п. 219 Перечня типовых документов…, утвержденного постановлением Минюста РБ от № 82).
• Контракты с государственными служащими: 75 лет. Это исключение. Такие контракты включаются в личные дела госслужащих и в их составе передаются на хранение в архив организации (п. 7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением КАиД при СМ РБ от № 2).

Категория дела и передача в архив

Согласно п. 204 Инструкции по делопроизводству в госорганах и организациях РБ (постановление Минюста РБ от № 4), в архив организации передаются только:

1. Дела постоянного хранения.
2. Дела временного хранения свыше 10 лет.
3. Дела по личному составу.

Поскольку обычные трудовые договора хранятся 3 года (срок до 10 лет), они не подлежат обязательной сдаче в архив.

Исключительные случаи передачи в архив

Передача дел временного хранения (до 10 лет) в архив возможна только по решению руководителя организации в исключительных случаях. При этом:

• Дела передаются по номенклатурам дел.
• Они не подлежат полному оформлению (не подшиваются, не переплетаются, нумерация листов не производится, пересистематизация внутри дела не осуществляется, обложка не дооформляется).

Порядок оформления (подшивки) контрактов

Хотя сдача в архив не требуется, дела с договорами должны быть надлежаще сформированы для оперативного хранения:

• Документы в деле хронологируются (обычно по дате заключения или по алфавиту фамилий работников).
• Дело подшивается (прошивается) нитью, узлы закрепляются клеевым этикетом с указанием количества прошитых листов, даты и подписи ответственного лица.
• На обложке дела заполняются все реквизиты: индекс, шифр, название, даты начала и конца, срок хранения.

—

Специфика законодательства Российской Федерации

В РФ регулирование осуществляется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 236 (Правила № 77) и типовыми перечнями сроков хранения.

Сроки хранения

• Трудовые договоры (включая копии), заказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении: 50 лет (ранее было 75 лет, сокращено Приказом Минкультуры РФ от № 558 / Приказом Росархива от № 174 для документов, созданных до 2003 г. — 75 лет, после 2003 г., 50 лет).
• Личные карточки работников (Т-2): 75 лет.
• Копии трудовых договоров, выдаваемые работникам: не подлежат архивированию в организации (хранятся у работника).

Важно: В РФ срок хранения 50 лет относит дела с трудовыми договорами к категории долговременного хранения (свыше 10 лет), поэтому они обязательно подлежат передаче в архив организации.

Сроки передачи в архив (Правила № 77, п. 4.31)

Дела перемещают в архив организации не позже трех лет после завершения делопроизводственного оборота (то есть после окончания календарного года, в котором истек срок действия последнего документа в деле, или после формирования дела).

Подготовка дел к сдаче в архив (Обязательное оформление)

В отличие от РБ (для сроков до 10 лет), в РФ дела с ТД проходят полную процедуру архивного оформления:

1. Отбор и проверка: проверка полноты комплектов документов, соответствия перечню дел.
2. Систематизация: упорядочивание документов внутри дела (обычно по алфавиту фамилий или по хронологии).
3. Нумерация листов: сквозная простановка номеров на каждом листе (кроме обложки).
4. Сшивка (переплет): прошивка нитью (3 или 4 отверстия), скрепление узлов клеевыми этикетами с указанием числа листов, даты, подписи.
5. Оформление обложки: заполнение по форме (индекс, шифр, название, даты, количество листов, срок хранения, ответственное лицо).
6. Составление описи дела: перечень документов внутри дела с указанием заглавий, дат, количества листов.

—

Сравнительная таблица: РБ vs РФ

—

Алгоритм действий кадрового специалиста

Для организаций РБ:

1. Сформировать дело «Трудовые договоры» за календарный год (или иной период по номенклатуре).
2. Установить срок хранения: «3 года после истечения срока действия договора» (для госслужащих — 75 лет).
3. Прошить дело, оформить обложку.
4. Хранить в кадровом отделе/секретариате на оперативном хранении.
5. Вести учет сроков хранения (журнал или ЭДО).
6. По истечении срока — составить Акт об уничтожении (Комиссия, приказ руководителя), уничтожить, зафиксировать в номенклатуре дел.
7. Только по решению директора — передать в архив организации в упрощенном виде (без переплета/нумерации).

Для организаций РФ:

1. Сформировать дело по номенклатуре (например, «Трудовые договоры работников организации за 202X год»).
2. Установить срок хранения: 50 лет (п. 431 тип. перечня для коммерческих орг. / п. 515 для бюджетных).
3. По истечении года формирования (или срока действия последнего ТД в деле) начать подготовку к сдаче.
4. Провести экспертизу ценности/сроков (если требуется).
5. Выполнить полное архивное оформление: систематизация, нумерация, сшивка, обложка, опись.
6. Сдать в архив организации в течение 3 лет после завершения оборота (актом приема-передачи).

—

Частые ошибки и риски

• Смешивание юрисдикций: применение правил РФ в Беларуси и наоборот. В РБ сдача обычных ТД в архив, это ошибка (лишние затраты труда), в РФ — несдача — грубое нарушение закона (штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ, риск потери документов).
• Неверный расчет срока: в РБ отсчет идет от истечения срока действия договора, а не от даты подписания или увольнения. Договор на 5 лет, заключенный в 2020 г., хранится до 2028 г. + 3 года = до 2031 г.
• Хранение оригиналов у работника: оригинал ТД всегда остается у работодателя. В дело архива/оперативного хранения попадает второй экземпляр (работодателя).
• Отсутствие акта уничтожения (РБ): уничтожение без акта и приказа равносильно потере документа.
• Несвоевременная сдача в архив (РФ): превышение 3-летнего срока передачи после завершения оборота.

—

Электронные трудовые договоры и ЭДО

С развитием электронного документооборота (ЭДО) и внедрением электронных трудовых договоров (в РФ — с 2021 г., в РБ — активно развивается):

• Оригинал в электронной форме (с ЭЦП сторон) является равносильным бумажному.
• Сроки хранения не меняются в зависимости от носителя.
• В РБ: электронные дела временного хранения также не сдаются в архив, хранятся в ИС/ЭДО до уничтожения.
• В РФ: электронные дела долговременного хранения подлежат передаче в электронный архив организации с соблюдением требований к сохранению ЭЦП и форматов (PDF/A, XML и др.).

—

Порядок сдачи трудовых договоров в архив кардинально отличается в Республике Беларусь и Российской Федерации из-за разницы в установленных сроках хранения.

• В РБ: Основная масса ТД (срок 3 года) — НЕ сдаются в архив, хранятся оперативно и уничтожаются. В архив идут только дела госслужащих (75 лет) или по индивидуальному решению руководителя (в упрощенном виде).
• В РФ: Почти все ТД (срок 50/75 лет) — ОБЯЗАТЕЛЬНО сдаются в архив с полным оформлением (сшивка, нумерация, опись) в течение 3 лет после закрытия дела.

Рекомендация: Всегда опирайтесь на актуальный Утвержденный номенклатуру дел вашей организации с указанием конкретных сроков хранения и индексами, а также на действующие Перечни типовых документов вашей страны (Постановление Минюста РБ № 82 или Типовые перечни Росархива/Минкультуры РФ).