Сдача трудовых книжек в архив – важный этап кадрового документооборота, который требует соблюдения нормативных требований и правильной организации работы с электронными и бумажными носителями. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на актуальной практике и рекомендациях из источников, включая информацию о работе с 1С:ЗУП и Онлайнинспекции.рф.
Подготовка к сдаче
Перед тем как передать трудовые книжки в архив, необходимо выполнить несколько подготовительных действий:
- Проверка актуальности данных – убедиться, что все записи в трудовой книжке (или электронной трудовой книжке) соответствуют последним изменениям в трудовом договоре, переводах, отпусках и увольнениях.
- Сверка с кадровыми приказами – каждый запись в трудовой книжке должен иметь подтверждающий приказ о приёме, переводе, отпуске или увольнении.
- Формирование описи – составить опись передаваемых трудовых книжек, указав ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, дату начала и окончания трудовой деятельности, а также примечания о состоянии документа (целиком, с повреждениями и т.д.).
- Приведение к единому формату – если используется электронная трудовая книжка (ЕТК), распечатать её на бумажном носителе в соответствии с требованиями архива (обычно формат А4, шрифт Times New Roman 12, межстрочный интервал 1,5).
Оформление в 1С:ЗУП
Система 1С:ЗУП облегчает подготовку данных для архива благодаря работе со справочниками и классификаторами. Основные шаги:
- Заполнение справочника «Сотрудники» – убедиться, что все поля (Табельный номер, ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС) заполнены корректно.
- Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ – в разделе «Настройка» → «Трудовые функции и коды ОКЗ» указать актуальные коды, соответствующие занимаемой должности. Это необходимо для корректной генерации электронной трудовой книжки (ЕФС-1).
- Формирование отчёта «Электронная трудовая книжка» – выберите период, для которого требуется выгрузка, и сформируйте отчёт. Проверьте, что все записи отражены без пропусков.
- Экспорт в XML/PDF – экспортируйте полученный отчёт в формат, принятый вашим архивом (чаще всего PDF с электронной подписью или XML согласно утверждённой схеме).
- Сохранение копий – сохраните экспортированные файлы в отдельной папке на сервере с ограниченным доступом, сделав резервную копию.
Требования к бумажным трудовым книжкам
Если организация всё ещё ведёт бумажные трудовые книжки, при сдаче в архив следует соблюдать следующее:
- Книжка должна быть чистой и неповреждённой (нет пятен, разрывов, следов коррекции). При наличии дефектов – оформить акт о состоянии документа.
- Все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком.
- На последней странице трудовой книжки ставится печать организации и подпись ответственного лица (кадровик или руководитель отдела кадров).
- К книжке прилагается копия приказа о приёме/увольнении (если требуется архивом) и опись.
Передача в архив
После подготовки документов осуществляется сама передача:
- Согласование даты и времени – согласовать с архивом удобный момент сдачи, чтобы избежать простоев в работе кадровой службы.
- Формирование передаточного акта – в акте указываются:
- наименование организации;
- наименование архива;
- список передаваемых единиц хранения (трудовые книжки, электронные файлы, описи);
- даты приёма и передачи;
- подписи представителей обеих сторон и печати.
- Проверка принятия – после сдачи получить от архива подтверждение принятия документов (расписку или электронное уведомление).
- Внесение изменений в внутренний учёт – в системе 1С:ЗУП пометить переданные трудовые книжки как «сданы в архив», чтобы исключить их из текущего оборота.
Особенности при реорганизации организации
Согласно информации с Онлайнинспекции.рф, при реорганизации (слияние, разделение, преобразование) необходимо:
- Сделать запись о реорганизации в трудовой книжке каждого сотрудника (указать вид реорганизации, дату, новое наименование организации).
- Оформить приказ о реорганизации и приложить его к личному делу сотрудника.
- При передаче в архив учесть, что трудовые книжки могут быть переданы в архив правопреемника; в этом случае в описи указывается новое наименование организации.
Полезные советы
- Регулярно проводить инвентаризацию трудовых книжек (раз в год) – это упростит подготовку к сдаче и снизит риск потери документов.
- Использовать электронный документооборот (ЭДО) для хранения копий трудовых книжек – это обеспечит быстрый доступ и резервное копирование.
- Обучать сотрудников кадровой службы правилам ведения и сдачи трудовых книжек – минимизирует ошибки при заполнении и оформлении.
- Следить за изменениями законодательства в области кадрового делопроизводства и архивного хранения (например, обновления приказов Минтруда и Росархива).
Соблюдение представленных рекомендаций позволит организации эффективно и без рисков сдавать трудовые книжки в архив, обеспечивая их сохранность и доступность для будущих проверок и исторических исследований.