Передача документов в архив, это ответственный этап документооборота, завершающий жизненный цикл дел в структурных подразделениях организации. Ключевым документом, легализующим этот процесс, является опись дел. Качество ее составления определяет сохранность документов, скорость их поиска в будущем и соответствие организации требованиям законодательства (ФЗ-125, ФЗ-229, приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.97-2016). В данной статье подробно разбираются правила составления, виды описей, алгоритм приема-передачи и частые ошибки, актуальные на 2026 год.

Нормативная база и виды описей

Основным документом, регламентирующим оформление описей, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Описи документов. Общие требования к составлению», а также Приказ Росархива от № 236 (утвердивший типовые формы);

Основные виды описей

• Внутренняя опись дела (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б) — составляется внутри дела при его формировании (обычно секретарем или ответственным за делопроизводство). Она перечисляет все документы, входящие в конкретное дело. Обязательна для дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения. Для дел до 10 лет допускается частичное оформление (без нумерации листов и заверительных надписей), но внутренняя опись все равно рекомендуется.
• Сдаточная (передаточная) опись дел (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение В) — составляется при передаче дел в архив. Это сводный документ, перечисляющий все дела, передаваемые из структурного подразделения (или от лица организации) на архивное хранение. Составляется в 2 экземплярах: один остается в архиве, второй — у передавшего подразделения (с отметкой о приеме).
• Сводная опись дел — формируется в архиве на основе сдаточных описей за год для учета фондов организации.

Кто и когда составляет?

Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению исполняет служба делопроизводства. Она же координирует подготовку документов. Оформление архивных описей в рамках плановой работы начинается сразу после Нового года (обычно январь-февраль) для дел, исполненных и законченных в прошлом году.

Подготовительный этап: что проверить перед составлением описи

Перед тем как приступить к заполнению сдаточной описи, необходимо провести аудит дел. Согласно алгоритму передачи (например, регламентам вроде SPOK.BY или внутренним инструкциям), нужно проверить:

1. Правильность формирования и оформления дел: соответствие номенклатуре дел, наличие обложек установленного образца (Приложение 11 к Приказу Росархива № 236 или ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Оформление личных дел: должно осуществляться кадровой службой (специалистом по кадрам). Проверяется полный комплект документов по утвержденному перечню.
3. Соответствие количества: количество дел в описи структурного подразделения должно совпадать с количеством дел, заведенных в соответствии с номенклатурой.
4. Систематизацию внутри дел: для дел постоянного хранения — хронологический или системно-хронологический порядок, пронумерованные листы, заверительные надписи (лист-заверитель).

Правила составления сдаточной описи дел (Пошаговая инструкция)

Сдаточная опись — это главный документ приема-передачи. Ниже приведен алгоритм заполнения на основе требований КонсультантПлюс, ГОСТов и судебной практики.

Титульный лист описи

Заполняется на бланке (форма по Приложению В ГОСТ Р 7.0.97-2016). Обязательные реквизиты:

• Полное и сокращенное наименование организации и ее непосредственную подчиненность.
• Наименование структурного подразделения, сдающего дела.
• Год (года) документации.
• Вид описи (сдаточная).
• Дата составления, номер описи.
• Подписи ответственных: составившего (секретаря/делопроизводителя), руководителя подразделения, главного архивариуса/ответственного за архив;

Табличная часть: колонки и правила заполнения

Строки таблицы заполняются на каждое дело. Порядок расположения дел в описи — два основных способа, чаще используемых вместе:

1. Хронологический: дела упорядочиваются по дате их появления (начала).
2. Структурный (номенклатурный): внутри хронологической группы дела группируются по индексам номенклатуры дел (структурному фактору).

Разбор колонок таблицы сдаточной описи:

Критически важное требование: Отметки о наличии дела

Согласно п. 3.7 требований (КонсультантПлюс, Приказ Росархива): Прием каждого дела производится путем сверки с описью. На обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела (обычно ставится галочка или подпись архивариуса в колонке «Примечания» или специальном графе). Без этого акта приема-передачи не считается совершенным.

Специфика описи для разных категорий документов

Документы по личному составу (Личные дела)

Это самая контролируемая категория. Порядок подготовки:

• На основании утвержденного перечня документов, входящих в состав личного дела, разрабатывается типовая форма внутренней описи личного дела.
• Внутренняя опись заполняется в хронологическом порядке поступления документов в кадровую службу: сначала документы приема на работу, затем — по хронологии.
• Перед сдачей в архив на внутренней описи делается итоговая запись (сумма листов, количество документов).
• Сдаточная опись по личным делам составляется отдельно или как часть общей описи подразделения, но с обязательным указанием ФИО сотрудника в заголовке дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно)

• Допускается частичное оформление: не проводить детальную систематизацию внутри дела, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.
• Однако внутренняя опись дела все равно требуется (даже в упрощенном виде — перечень документов), иначе найти конкретный документ в деле будет невозможно.
• В сдаточной описи такие дела выделяются сроком хранения (например, «5 лет», «10 лет»).

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения

• Полное оформление обязательно: обложка по форме (Приложение 11), внутренняя опись, сквозная нумерация листов, заверительные надписи (лист-заверитель), прошивка, пломбировка (при необходимости).
• Обложка дела указывает: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр, номер дела по годовому разделу сводной описи, заголовок дела, даты, срок хранения, количество листов.

Процедура приема-передачи: Акт приема-передачи

Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи. Процесс выглядит так:

1. Подготовка 2 экземпляров описи. Оба подписываются составителем и руководителем сдающего подразделения.
2. Сверка на месте. Архивариус (или ответственный за архив) сверяет физические дела с описью: проверяет заголовки, номера, количество листов, целостность обложек.
3. Отметки о наличии. На обоих экземплярах ставится отметка о приеме каждого дела (галочка, дата, подпись архивариуса).
4. Подписание акта. Архивариус подписывает оба экземпляра описи с указанием даты приема.
5. Распределение экземпляров. Один экземпляр остается в архиве (основание для учета в фонде), второй — у передавшего подразделения (подтверждение сдачи, снимает ответственность).

Важно: После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно утвержденному графику.

Типовые ошибки и как их избежать (Чек-лист 2026)

• Расхождение заголовков: Заголовок в описи не совпадает с заголовком на обложке дела. Решение: Копировать заголовок строго с обложки.
• Отсутствие архивного шифра: В сдаточной описи колонка «Архивный шифр» оставлена пустой без прочерка. Решение: Ставить прочерк, шифр присваивает архив.
• Неверный срок хранения: Указан срок, не соответствующий номенклатуре. Решение: Сверяться с актуальной номенклатурой на год формирования дел.
• Потеря одного экземпляра: Передан только один экземпляр описи. Решение: Всегда готовить ровно 2 экземпляра.
• Отсутствие отметок о приеме: Архивариус подписал титульный лист, но не отметил каждое дело. Решение: Требовать поштучную сверку.
• Электронные документы: Не указано наличие электронных копий/оригиналов в колонке «Примечания». Решение: Обязательно указывать: «Эл. носитель: CD/DVD/Облако, хэш-сумма…».

Электронный документооборот и опись в 2026 году

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД, 1С:Документооборот, Диадок, СБИС и др.) процесс меняется:

• Внутренняя опись часто формируется автоматически на основе карточек документов в СЭД (форма «Внутренняя опись дела» в электронном виде).
• Сдаточная опись формируется как отчет/реестр передачи в архив (Электронный архив / Модуль «Архив» в СЭД).
• Подписание происходит усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и архивариуса.
• Фиксация факта доставки: Получатель (архив) фиксирует факт приемки в системе: вписывает ФИО, должность, дату приемки в электронном бланке передачи.
• Даже если документы никуда не передаются физически, а хранятся в электронном архиве организации, требуется внутренняя опись дела (электронный реестр документов дела) для обеспечения поиска и юридической силы.

Грамотно составленная опись дел — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия правовой защищенности организации, инструмент управления рисками и основа эффективного информационного ресурса. В 2026 году акцент смещается на гибридные технологии: параллельное ведение бумажных и электронных описей, использование УКЭП для подтверждения передачи и внедрение стандартов долгосрочного хранения (OAIS, PDF/A) для электронных документов.

Главные правила, которые нужно запомнить:

1. Опись составляется в 2 экземплярах.
2. Порядок дел: хронология + номенклатура.
3. Обязательна поштучная отметка о наличии дела на обоих экземплярах.
4. Внутренняя опись нужна в каждом деле (даже временного хранения).
5. Сроки и порядок передачи фиксируются графиком сдачи.

Соблюдение этих принципов позволит вашей организации пройти любые проверки (Росархив, налоговая, суды, аудит) без замечаний по архивному делу.