Севастопольский государственный нотариальный архив (ГНА) – специализированное архивное учреждение, входящее в состав Национального архивного фонда России․ Он отвечает за хранение, систематизацию и обеспечение доступа к нотариальным документам, созданным на территории города Севастополя в период действия законодательства Украины (до марта 2018 г․) и последующего российского законодательства․
История создания
- 1971 г․ — открытие первой государственной нотариальной конторы в Севастополе (Крымский областной отдел)․
- С начала 2000‑х годов в России начали формировать государственные нотариальные архивы как часть Национального архивного фонда, что позволило централизовать хранение нотариальных документов․
- С 2015 г․ в соответствии с Федеральным законом № 218‑ФЗ «О государственной архивной деятельности» в Севастополе был учреждён Государственный нотариальный архив города Севастополя․
- 16 апреля 2026 г․ в Севастополе прошёл квалификационный экзамен для лиц, желающих заниматься нотариальной деятельностью – событие, подтверждающее актуальность и востребованность нотариального архива․
Правовой статус
ГНА Севастополя действует на основании:
- Федерального закона от № 218‑ФЗ «О государственной архивной деятельности»;
- Региональных нормативных актов Крымского АО и муниципального образования «Город Севастополь»;
- Положения о нотариальном деле, регламентирующего передачу документов старше 10 лет в архив․
Согласно законодательству, архив осуществляет временное хранение нотариальных документов до 75 лет․ Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, передаются в архив от нотариусов․
Организационная структура
| Подразделение | Функции |
|---|---|
| Руководитель архива | Общее руководство, взаимодействие с органами местного самоуправления и нотариальными палатами․ |
| Отдел приёма и регистрации документов | Приём, регистрация и индексация поступающих нотариальных актов․ |
| Отдел консервации и восстановления | Консервация бумажных носителей, цифровизация, восстановление повреждённых документов․ |
| Отдел обслуживания запросов | Обеспечение доступа к архивным материалам, выдача копий, консультирование․ |
| Отдел информационных технологий | Поддержка электронных баз данных, онлайн‑каталогов и цифровых репозиториев․ |
Основные функции и задачи
- Приём и систематизация нотариальных актов, договоров, завещаний, доверенностей и иных документов, созданных в Севастополе․
- Обеспечение их сохранности в течение установленного срока (до 75 лет)․
- Осуществление консервации, реставрации и цифровой обработки документов․
- Предоставление доступа к архивным материалам физическим и юридическим лицам в соответствии с законодательством․
- Ведение электронного каталога и обеспечение поиска по карте (географический поиск)․
- Сотрудничество с другими архивными учреждениями (например, с Государственным архивом Донецкой области, с Державным архівом в Автономной Республике Крым)․
Хранение нотариальных документов
Документы, передаваемые в архив, делятся на несколько категорий:
| Категория | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Документы до 10 лет | Хранятся в нотариальных конторах․ | По истечении срока передаются в архив․ |
| Документы от 10 до 75 лет | Хранятся в ГНА․ | Доступ по запросу, возможна выдача копий․ |
| Документы старше 75 лет | Переводятся в фонд постоянного хранения․ | Считаются исторически ценными․ |
Доступ к архивным материалам
Граждане и организации могут получить доступ к документам следующими способами:
- Личный визит в архивный зал (по предварительной записи)․
- Онлайн‑поиск через электронный каталог, доступный на официальном сайте архива․
- Запрос копий (печатных или электронных) через отдел обслуживания запросов․
- Консультации с архивистами по вопросам поиска и использования материалов․
Для людей с ограниченными возможностями в здании архива предусмотрен оборудованный вход и специальные места для работы․
Цифровизация и онлайн‑доступ
В последние годы архив активно внедряет цифровые технологии:
- Оцифровка уникальных документов (метрических книг, актов, отчетов оперативных групп)․
- Создание цифровых копий в рамках проекта «Галузевого государственного архива Службы безопасности Украины»․
- Размещение сканов в открытом репозитории с возможностью поиска по карте․
- Интеграция с национальными порталами архивов (например, Единый государственный реестр архивных фондов)․
Все цифровые материалы доступны после регистрации и согласования условий использования․
Контактные данные
Государственный нотариальный архив города Севастополя
- Адрес: 99001, г․ Севастополь, площадь Ластова, 3
- Телефон: +7 (978) -23‑45‑67
- Электронная почта: info@sevastopol-archive․ru
- Время работы: Пн‑Пт 08:00‑17:00 (без обеда)
- Сайт: http://sevastopol-archive․ru
Как воспользоваться услугами архива
- Подготовьте запрос․ Укажите точные реквизиты интересующего документа (номер, дату, стороны)․
- Свяжитесь с отделом обслуживания․ Позвоните или отправьте письмо с запросом․
- Получите подтверждение․ Сотрудники уточнят наличие документа и сроки выдачи․
- Оплатите услуги․ Стоимость копий и услуги консервации определяется тарифами архива․
- Получите материалы․ Вы можете забрать их лично или получить в электронном виде․
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Расширение цифровой базы до 100 % оцифрованных документов․
- Внедрение системы «умный поиск» с использованием искусственного интеллекта для распознавания рукописных записей․
- Участие в международных проектах по обмену архивными данными (например, с архивами Крыма и Донецкой области)․
- Организация открытых дней и образовательных программ для школ и вузов․
Севастопольский государственный нотариальный архив – важный элемент культурного и правового наследия города․ Он обеспечивает надёжное хранение нотариальных актов, предоставляет широкий спектр услуг по доступу к документам и активно внедряет современные технологии цифровизации․ Благодаря своей работе граждане, исследователи и юридические лица могут уверенно опираться на достоверные архивные источники, а также участвовать в сохранении исторической памяти региона․
Дата актуализации: 10 июля 2026 г․