Штатное расписание — это основной организационно-административный документ, определяющий структуру учреждения, численность и состав работников, а также систему оплаты их труда․ Для муниципального архива, являющегося частью архивной службы субъекта РФ или структурным подразделением органа местного самоуправления (ОМСУ), этот документ имеет особое значение: он обеспечивает выполнение федеральных и региональных полномочий по сохранению Архивного фонда Российской Федерации․

Правовая база формирования штатного расписания

Деятельность муниципальных архивов и порядок их кадрового обеспечения регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень:
  • Трудовой кодекс РФ (ст․ 57) — закрепляет обязанность работодателя вести штатное расписание; трудовая функция работника должна соответствовать должности, указанной в ШР․
  • Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет правовой статус архивов, их задачи (хранение, комплектование, учет, использование документов) и требования к кадровому обеспечению․
  • Постановление Правительства РФ № 1474 (Положение о Федеральном архивном агентстве) — устанавливает методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования, где наличие самостоятельного штатного расписания является признаком самостоятельности архива․
• Региональный и муниципальный уровень:
  • Законы субъектов РФ об архивном деле․
  • Уставы муниципальных образований и положения об архивах (например, МКУ «Красноярский городской архив», ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы», Архив администрации города Пыть-Ях, Архив Омска)․
  • Постановления глав администраций (городов, районов) об утверждении штатных расписаний подведомственных учреждений․
• Отраслевые стандарты: Приказы Росархива, Методические рекомендации Росархива (например, от ), ГОСТ Р 7․0․97-2016 (Номенклатура дел управления), Форма Т-3 (утв․ Госстатом РФ № 1)․

Особенности штатного расписания муниципального архива

В отличие от коммерческих организаций, штатное расписание муниципального архива формируется с учетом специфических архивных процессов․ Структура отражает основные функции, закрепленные за архивом в Уставе:

Типовая структура подразделений

В зависимости от объема фондов и статуса (отдельное МКУ/ГБУ или структурное подразделение администрации), штатное расписание может включать:

1. Руководство: Директор (Начальник архива), Заместители по основным направлениям (фондообразование, хранение, использование, ИТ/цифровизация);
2. Фондообразующий отдел (Отдел приема и учета): Архивисты-фондообразователи, старшие архивисты․ Обеспечивают отбор, прием, экспертизу стоимости документов от источников комплектования (органы власти, организации города/района)․
3. Отдел хранения и обеспечения сохранности (Фондовый отдел): Архивисты-хранители, контролеры хранения, санитары/уборщицы хранилищ (важно: учет нормативов площади на работника)․
4. Отдел научной справочной работы и использования (Читальный зал): Архивисты-справочники, консультанты, операторы оцифровки/ксерокопирования․
5. Сектор/Отдел информатизации и оцифровки: Системные администраторы, операторы сканирующих комплексов, веб-мастера (актуально для проектов «Цифровой архив», порталов «Архивы России», Госуслуг)․
6. Административно-хозяйственный персонал (АХО): Бухгалтерия (Главный бухгалтер, бухгалтеры — по данным за 2025-2026 гг․ возможна оптимизация ставок с сохранением функционала через аутсорсинг или 1С:ЗУП), кадровик, секретарь, кладовщик, охрана, технический персонал․

Квалификационные требования

Должности архивистов включаются в ШР в строгом соответствии с Профессиональными стандартами (например, Профстандарт «Специалист по архивному делу» 03․001) и Единой тарифно-квалификационной справочником (ЕТКС)․ В графе «Требования к квалификации» указываются: образование (высшее профильное — историческое, архивоведение; или высшее + переподготовка), стаж, категория (если предусмотрена региональными нормами)․

Форма и порядок оформления (Форма Т-3)

Единой обязательной формы для бюджетных/казенных учреждений является Форма Т-3 «Штатное расписание» (утв․ Госстатом)․ Однако муниципальные архивы имеют право утвердить свой бланк (как локальный нормативный акт), если он содержит все обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращенное): Муниципальное казенное учреждение «Наименование архива»․
• Утверждающий документ: Приказ/Распоряжение главы администрации (мэра) или учредителя с датой и номером․
• Табличная часть со столбцами:
  • Код структурного подразделения (по общероссийскому классификатору или внутреннему)․
  • Наименование структурного подразделения․
  • Наименование должности (профессии)․
  • Квалификационные характеристики (образование, стаж, профстандарт)․
  • Количество ставок (единиц)․
  • Оклад (базовый тарифный оклад)․
  • Надбавки, доплаты, повышающие коэффициенты (за выслугу лет, за ученую степень, за вредность/особенности режима, работа в хранилищах, за гос․ тайну при наличии)․
  • Иные выплаты (ежемесячные, квартальные, годовые)․
  • Примечания (например, «вне штата», «совмещение», «временное исполнение обязанностей»)․
• Подписи: Руководителя архива, Главного бухгалтера, Учредителя (органа власти)․
• Дата вступления в силу․

Автоматизация: Современные архивы (в т․ч․ на базе 1С:ЗУП 8․3) ведут ШР в электронном виде с генерацией приказов об изменениях, контролем лимита ФОТ (фонда оплаты труда) и выгрузкой в бюджетные системы (ЕБС, ГИС «Расходование средств»)․

Процедура утверждения и внесения изменений

Утверждение

ШР утверждается учредителем (органом местного самоуправления — Администрацией города/района) на основании представления директора архива․ Срок действия — обычно финансовый год (1 января – 31 декабря), но может устанавливаться на неопределенный срок до отмены новым приказом․

Внесение изменений

Изменения вносятся в любое время (ст․ 72, 74 ТК РФ) при:

• Реорганизации структуры (создание/ликвидация отделов)․
• Введении новых должностей (например, «Архивист-оцифровщик», «Администратор портала Госуслуг»)․
• Изменении окладов/надбавок (индексация, повышение МРОТ — с 2026 г․ МРОТ 27 093 руб․, оклады в ШР не могут быть ниже)․
• Сокращении штата/численности (требуется соблюдение процедуры ст․ 180 ТК РФ: уведомление центра занятости за 2 мес․, уведомление работников, выплаты)․
• Перераспределении ставок внутри лимита ФОТ (внутренние перемещения без изменения итоговой суммы могут оформляться распоряжением директора, если так закреплено в Положении о ШР)․

Оформление: Приказ директора архива (на внесение изменений) -> Согласование с учредителем/финорганом (если меняется ФОТ) -> Утверждение учредителем (если меняется структура или лимит ФОТ) -> Ознакомление работников под роспись․

Штатное расписание как архивный документ: сроки хранения и описывание

Это критически важный аспект для самого архива․ Штатное расписание — документ постоянного хранения․

Основания

• ФЗ-125 (ст․ 18), документы, определяющие структуру и штат организации-источника комплектования, подлежат передаче в архив․
• Приказ Росархива от № 236 (Об утверждении Типовых номенклатур дел управления․․․) и региональные номенклатуры․
• Судебная практика и консультации Росархива (данные за ): «Штатное расписание включается в опись дел постоянного срока хранения, особенно если организация является источником комплектования»․

В какую опись включать?

В опись дел постоянного срока хранения․ Обычно дело формируется в блоке «Управление кадровым обеспечением» или «Организационно-структурные документы»․

• Индекс дела: Например, 1-1, 1-2 (по номенклатуре)․
• Заголовок дела: «Штатные расписания на 20XX год», «Приказы об утверждении штатных расписаний и внесении в них изменений»․
• Срок хранения: Постоянный․
• Примечание: Если архив является структурным подразделением Администрации (как в г․ Пыть-Ях), его ШР оформляется как часть дела Администрации («Штатное расписание Администрации города․․․»), но выделяется отдельным делом или томом для удобства поиска․

Комплектация дела

В дело вкладываются:

1. Утвержденное штатное расписание (экземпляр с «живой» печатью и подписями учредителя)․
2. Приказ (распоряжение) об утверждении․
3. Все приказы о внесении изменений за календарный год (с приложениями — измененными страницами/листами ШР)․
4. Согласования с профсоюзом (если есть), финорганом, министерством/департаментом․
5. Ведомость ознакомления работников с изменениями․

Связь штатного расписания с архивными процессами

Качественно составленное ШР, залог выполнения КЦП (ключевых показателей эффективности) муниципального архива:

Типовые ошибки и риски при ведении ШР в архиве

• Несоответствие Профстандартам: Ввод должности «Архивист» без указания кода Профстандарта или уровня квалификации (6, 7 уровень) — риск непрохождения проверки Роструда/Прокуратуры․
• Оклады ниже МРОТ: Недопустимо (ст․ 133 ТК РФ)․ При индексации МРОТ (ежегодно с 1 января) необходимо оперативно вносить изменения в ШР․
• Отсутствие ставок на вредные условия: Работа в хранилищах (пыль, микроклимат, работа на высоте при обслуживании стеллажей) требует отражения надбавки за вредность (не менее 4% тарифной ставки) и предоставления льготного отпуска в ШР/Смету․
• Разрыв между ШР и Номенклатурой дел: Если в ШР есть должность «Ответственный за секретную документацию», в номенклатуре дел должно быть дело «Учет секретных документов»․
• Несвоевременная передача ШР в архив: Утрата оригиналов приказов об утверждении ШР 10-20 лет назад делает невозможным подтверждение законности выплат пенсий ветеранам архива․

Примеры из практики муниципальных архивов (по открытым данным)

• МКУ «Красноярский городской архив»: Проходит регулярный финансовый мониторинг подведомственных учреждений Администрации города․ ШР согласовывается с Департаментом финансов и управлением делами․ Структура отражает функции: прием от источников комплектования, обеспечение сохранности, история города․
• ГБУ «ЦГА города Москвы» / ГАУ МО: Крупные казенные/бюджетные учреждения с развернутым ИТ-блоком в ШР (направление «Цифровой архив», Госуслуги Москва)․ Утверждение на уровне Департамента архивного дела / Правительства Москвы/Московской области․
• Архив администрации города Пыть-Ях: Оформлен как структурное подразделение․ ШР архива является частью ШР Администрации (нормативно-методическая система документации: ШР, Положения, Должностные инструкции, Инструкция по делопроизводству ГОСТ Р 7․0․97)․
• Муниципальный архив Омска: Деятельность направлена на хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ․ ШР формируется под эти задачи․

Рекомендации по оптимизации штатного расписания (2025–2026 гг․)

1. Аудит функций: Провести сравнение должностных инструкций с реальной нагрузкой․ Объединить смежные функции (например, архивист-хранитель + оператор оцифровки на 0․5 ставки) при сохранении качества․
2. Внедрение Профстандартов: Перевести все архивные должности на язык Профстандарта 03․001 для доступа к демографическим грантам, профессиональным стандартам оплаты труда․
3. Цифровизация кадрового учета: Перевод ведения ШР в 1С:ЗУП 8․3 (ред․ 3․1) с модулем «Штатное расписание»․ Это позволяет:
   • Автоматически контролировать лимит ФОТ и штатных единиц․
   • Генерировать приказы Т-3а / Т-3б при любом изменении․
   • Формировать отчетность для учредителя и Росстата в один клик․
4. Планирование преемственности: Включить в ШР стажировку/ассистентов для ключевых должностей (начальник отдела, главный архивист) с учетом возрастного состава кадров․
5. Архивное обеспечение самого ШР: Настроить в 1С/ЭДО автоматическое формирование дела «Штатное расписание на 20XX г․» с ежедневной фиксацией изменений для последующей передачи в архив (в т․ч․ в электронном виде с ЭП)․

Штатное расписание муниципального архива — это не просто таблица для бухгалтерии и кадровика․ Это правовой инструмент управления, определяющий способность архива выполнять свою государственную миссию: сохранение документального наследия территории․ Грамотное оформление по форме Т-3 (или собственному бланку), строгое соблюдение Профстандартов, привязка к лимиту ФОТ и номенклатуре дел, а также своевременная передача самого ШР в архивный фонд (как дела постоянного хранения) — залог правовой защищенности учреждения и эффективности его работы․

Ключевой принцип: «Штатное расписание должно соответствовать задачам, а задачи — возможностям штатного расписания»․ Любое расхождение ведет либо к нарушению трудового законодательства, либо к невыполнению показателей эффективности архива․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, ФЗ-125, Приказы Росархива), судебной практики и открытых данных официальных сайтов муниципальных архивов (Красноярск, Москва, Омск, Пыть-Ях) и порталов «Архивы России», Госуслуги по состоянию на 2026 год․