Система архивных учреждений и организацию архивного дела в федеральных органах власти РФ регулирует сложный комплекс нормативных правовых актов. Ключевую роль играют Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Указы Президента РФ и акты Правительства, а также ведомственные нормативные акты Федерального архивного агентства (Росархива).
Нормативно-правовая база и управление отраслью
Федеральное архивное агентство (Росархив)
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Росархив ведет свою историю с 2004 года. Руководителями агентства в разные годы были:
- Козлов Владимир Петрович — с 13 марта 2004 года по 19 августа 2009 года;
- Артизов Андрей Николаевич, с 14 декабря 2009 года (с 19 августа 2009 г. — исполняющий обязанности).
Ключевые нормативные акты
Основным документом, регламентирующим текущую деятельность по работе с документами в госорганах, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.
Данные Правила заменили собой предыдущие акты и установили единые стандарты для:
- Федеральных органов исполнительной власти;
- Органов местного самоуправления;
- Организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов.
Формирование Архивного фонда РФ: перечни и сроки хранения
Типовые и ведомственные перечни
Процесс отбора документов на государственное хранение строго регламентирован. Согласно законодательству (в ред. Указа Президента РФ от № 1447):
- Федеральная архивная служба России (Росархив) утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в т.ч. с указанием сроков хранения.
- Федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, по согласованию с Росархивом.
Это двухзвенная система позволяет учитывать как общие критерии ценности документов, так и специфику деятельности конкретного ведомства.
Категории документов Архивного фонда РФ
Архивный фонд Российской Федерации формируется из документов:
- Высших органов власти и органов государственного управления РСФСР, СССР (с Октябрьской революции 1917 г. до 1991 г.) и Российской Федерации;
- Документов высших органов государственной власти и управления РФ (в т.ч. подлинников постановлений и распоряжений Правительства, документов Федерального собрания и РФФИ, поступивших из ведомственных архивов);
- Документов федеральных органов исполнительной власти и иных организаций.
Система хранения: Федеральные архивы и депозитарное хранение
Федеральные государственные архивы (ФГА)
Документы Архивного фонда РФ в законодательно определенном порядке хранятся постоянно в системе федеральных государственных архивов. Ключевое место занимает Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) — созданный распоряжением Правительства РФ от № 809, правопреемник Центрального государственного архива Октябрьской революции.
Помимо ГА РФ, существует сеть специализированных государственных архивов федерального уровня, хранящих документы по отраслевому принципу:
- РГАЭ, Российский государственный архив экономики (самый большой федеральный архив документов по истории народного хозяйства);
- РГАЛИ — Российский государственный архив литературы и искусства;
- РГВА — Российский государственный военный архив;
- РГАВМФ — Российский государственный архив военно-морского флота;
- И другие профильные архивы.
Примечание: Документы, хранящиеся в специализированных архивах и ведомственных архивах, не входят в фонды ГА РФ, но являются частью единого Архивного фонда страны.
Депозитарное хранение
Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, вправе руководствоваться как новыми Правилами 2023 года, так и специальными «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» для депозитариев.
Сроки и условия такого хранения, а также порядок использования документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (Росархивом).
Структура архивной сети и справочно-информационная поддержка
Для координации деятельности и обеспечения доступа к информации функционирует:
- Справочно-информационный центр Росархива — осуществляет мониторинг деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере архивного дела;
- Архивная сеть РФ — единая система федеральных, региональных и муниципальных архивов;
- Органы управления архивным делом и архивы субъектов РФ, обеспечивают связь федерального и регионального уровней.
Важную роль в общественной экспертизе и популяризации архивного наследия играет Российское военно-историческое общество и Международный совет архивов (ICA), в работе которых Росархив принимает активное участие.
Практические аспекты работы с архивами в федеральных министерствах и ведомствах
Этапы жизненного цикла документа
Работа с архивом в федеральном органе включает последовательные этапы:
- Делообразование и регистрация — создание документов, их учет в системах делопроизводства (СЭД/ЭДО).
- Текущее хранение (в ведомстве) — обеспечение условий хранения, доступа, безопасности в соответствии с Приказом Росархива № 77.
- Экспертиза документов (актирование) — определение сроков хранения и ценности (временная / постоянная) по утвержденным ведомственным перечням.
- Подготовка к передаче — научная обработка (описание, систематизация), оформление передаточных описей.
- Передача на государственное хранение — в федеральные государственные архивы (ГА РФ, РГАЭ и др.) или в ведомственные архивы (при наличии лицензии и согласования с Росархивом).
Электронные документы и цифровизация
Современные Правила 2023 года уделяют особое внимание электронным документам и цифровым копиям. Федеральные органы обязаны обеспечивать:
- Автентичность, целостность и доступность электронных документов на протяжении всего срока хранения;
- Миграцию данных на новые носители и программные платформы при смене технологий;
- Создание электронных копий документов на бумажных носителях для обеспечения доступа и сохранения оригиналов.
Архивная система в федеральных органах РФ представляет собой иерархически выстроенную структуру, где Росархив выполняет функции регулятора, контролера и методологического центра. Ключевыми принципами остаются:
- Единообразие требований (Правила 2023 г.);
- Законность формирования фондов (через типовые и ведомственные перечни);
- Разделение зон ответственности между ведомственным (текущим) и государственным (постоянным) хранением;
- Интеграция в единую Архивную сеть РФ для обеспечения сохранности документального наследия страны.
Соблюдение данных норм является обязательным для всех федеральных органов исполнительной власти и организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.
Статья подготовлена на основе открытых данных нормативных актов РФ, информации с официального сайта Росархива (fav.gov.ru) и справочных материалов по состоянию на .