Государственные архивы составляют фундамент Архивного фонда Российской Федерации. Их деятельность регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), Уставом федерального архива, Типовым положением о государственном архиве, а также Основными правилами работы государственных архивов РФ (утв. Приказом Росархива от ).

Статья посвящена системному анализу видов задач и функций, возлагаемых на государственные архивы, с разделением на ключевые направления деятельности.

Правовая природа и целевое назначение

Согласно ст. 1.3.1 Основных правил работы государственных архивов РФ, государственный архив — это государственное учреждение, обеспечивающее сохранность, учет, комплектование и использование архивных документов.

Общие черты, присущие всем государственным архивам:

• Целевое назначение: хранение документов и использование их для нужд общества (государственное управление, наука, культура, защита прав граждан).
• Единство методики архивной работы: единые стандарты научно-технической обработки, описания дел, нумерации листов, составления заверительных надписей, оформления обложек и описательных статей.

Классификация задач государственного архива

Задачи архива можно структурировать по этапам жизненного цикла документа и по стратегическим целям учреждения. В нормативных актах (Типовое положение, Уставы конкретных архивов, например, ГАРФ, ГАКО) выделяют следующие группы задач:

Задачи по комплектованию архива (Прием и формирование фондов)

Это первичный этап формирования Архивного фонда РФ.

• Прием на государственное хранение документов от ликвидированных, реорганизованных организаций, а также от действующих органов власти по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
• Прием документов по личному составу ликвидированных организаций (трудовые книжки, личные дела, карточки учета) для обеспечения социально-правовых прав граждан.
• Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований Государственной архивной службы (Росархива).
• Контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организаций-образователей (методическая работа с ведомственными архивами);
• Экспертиза ценности документов (участие в работе экспертных комиссий) для отбора документов на постоянное хранение.

Задачи по обеспечению сохранности и учета (Фондohranenie)

Ключевая задача, обеспечивающая физическое выживание документов;

• Обеспечение сохранности архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению.
• Создание и поддержание оптимального микроклимата в хранилищах (температура, влажность, освещение, защита от пожара, биологических повреждений, несанкционированного доступа).
• Государственный учет архивных документов: ведение государственных учетных документов (фондовые описи, описи дел, карточки учета единиц хранения).
• Организация реставрации и консервации поврежденных документов.
• Обеспечение физической безопасности фондов (охрана, пожаротушение, ЧС).

Задачи по научно-технической обработке и созданию поискового аппарата

Без этого этапа документы не могут быть найдены и использованы.

• Создание и совершенствование научно-справочного аппарата (НСА): составление описей дел, путемов, указателей, реестров, каталогов.
• Внедрение автоматизированных систем (Электронные архивы, АИС «Архив», порталы «Архивы России») для перевода НСА в электронный вид.
• Описание дел, порядок нумерации листов, составление заверительных надписей, оформление обложек, написание исторических справок о фондах и описательных статей.

Задачи по использованию документов (Информационное обслуживание)

Реализация социальной функции архива.

• Выдача архивных справок, копий, выписок и информационных писем гражданам и организациям (в т.ч. через порталы госуслуг, например, https://uslugi.mosreg.ru).
• Обеспечение доступа исследователей к документам в читальных залах (в т.ч. дистанционный доступ).
• Информирование государственных органов и организаций о составе и содержании документов по актуальной тематике для использования в управленческой, экономической, научной и культурной деятельности.
• Издательская деятельность: подготовка сборников документов, путеводителей, каталогов выставок.
• Выставочная и просветительская работа (виртуальные выставки, экскурсии, лекции).

Методические и координирующие задачи

Государственные архивы (особенно региональные и федеральные) выполняют функции головных организаций по отношению к ведомственным и муниципальным архивам.

• Разработка методических пособий, рекомендаций, инструкций.
• Проведение совещаний, семинаров, стажировок по обмену опытом.
• Оказание практической помощи на рабочем месте специалистам ведомственных архивов.
• Координация работы по комплектованию, учету и использованию документов в сети архивов отрасли/региона.

Функции государственного архива

Если задачи — это «что делать», то функции — это «как это делается» (уполномоченные действия). На основе Уставов (например, ГАРФ, Центрального архива) и Типового положения выделяют следующие основные функции:

Особенности реализации функций в зависимости от вида архива

Хотя базовые функции едины, их акценты различаются:

Федеральные государственные архивы (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА, РГАКФД и др.)

• Хранение документов федерального значения (органы высшей власти, центральные ведомства, всесоюзные организации).
• Выполнение функций головной организации по подготовке межархивных, межотраслевых и международных мероприятий (по поручению Росархива).
• Научно-методическое руководство всей отраслевой/территориальной системой архивов.

Государственные архивы субъектов РФ (Областные, краевые, республиканские, городские — Москва, СПб)

• Хранение документов органов власти субъекта федерации, местного самоуправления, территориальных органов федеральных ведомств.
• Ключевая роль в социальном обслуживании населения (справки о стаже, зарплате, награждениях, репрессиях).
• Методическое руководство муниципальными и ведомственными архивами региона.

Специализированные архивы (например, Архивы по личному составу / Архивы АГО)

• Фокус на документах по личному составу ликвидированных организаций.
• Высокая нагрузка на функцию выдачи архивных справок гражданам (пенсионные, трудовые, социальные права).

Современные вызовы и трансформация функций (Цифровизация)

На 2026 год ключевым вектором развития является трансформация традиционных функций в цифровую среду:

1. Цифровое комплектование: прием электронных документов (ЭД) с электронной подписью, формирование электронных фондов.
2. Цифровое хранение: создание доверенных электронных архивов (ДЭА), обеспечение неизменности и подлинности ЭД на длительные сроки (миграция форматов, контроль целостности).
3. Удаленное использование: предоставление копий документов через личные кабинеты на порталах госуслуг (ЕПГУ, РПГУ) без визита в читальный зал.
4. ИИ в обработке: применение технологий OCR/HTR (распознавание печатного и рукописного текста) для автоматического атрибутирования и полнотекстового поиска.
5. Интеграция в ЕГРАР: обязательное ведение Единого государственного реестра архивных фондов и документов.

Резюме: Взаимосвязь задач и функций

Можно представить взаимосвязь в виде цикла:

Таким образом, деятельность государственного архива представляет собой сложный, многоуровневый процесс, направленный на реализацию конституционного права граждан на доступ к информации, обеспечение прозрачности власти и сохранение исторической памяти нации. Успешное выполнение всех видов задач и функций возможно только при строгом соблюдении единой методики, внедрении современных цифровых технологий и высокой профессиональной подготовке архивистов.