Служба по делам архива Ямало‑Ненецкого автономного округа (ЯНАО) – это государственный орган, отвечающий за формирование, хранение, использование и обеспечение доступа к архивным документам, отражающим историю, культуру и хозяйственную деятельность региона. Ниже представлен обзор её основных направлений деятельности, структуры, нормативного обеспечения и современных технологических решений.

История и правовая база

Служба создана в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственном архивном деле и региональными нормативными актами ЯНАО. Ключевые положения, используемые в её работе, включают:

1. Определение государственного имущества автономного округа – движимое и недвижимое имущество, находящееся в собственности округа;
2. Понятие архивного документа – любой носитель информации, имеющий историческую, научную, культурную или практическую ценность;
3. Требования к охране и использованию архивных фондов – обеспечение условий хранения, проведение экспертизы, предоставление доступа в установленном порядке.

Эти нормы закреплены в региональном законе «Об архивном деле в Ямало‑Ненецком автономном округе» и в федеральном законодательстве (ФЗ «О государственном архивном деле»).

Основные функции Службы

• Формирование архивных фондов – приём документов от органов государственной власти, муниципальных образований, организаций и граждан;
• Хранение и сохранность – создание условий, соответствующих требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и международным стандартам (ISO 11799);
• Каталогизация и описание – составление описей, создание электронных карточек и метаданных;
• Обеспечение доступа – предоставление справок, выписок, цифровых копий исследователям, гражданам и организациям;
• Научно‑методическая работа – проведение конференций, публикация справочников, обучение сотрудников архивов;
• Внедрение информационных технологий – автоматизация учета, цифровизация документов, обеспечение электронного доступа.

Структура организации

Служба по делам архива ЯНАО включает несколько подразделений, обеспечивающих комплексное выполнение её задач:

• Отдел приёма и комплектования фондов;
• Отдел хранения и реставрации;
• Отдел описания и каталогизации;
• Отдел предоставления информации и работы с пользователями;
• Отдел информационных технологий и цифровизации;
• Юридический и кадровый отделы.

Каждое подразделение взаимодействует с другими, обеспечивая сквозной процесс от поступления документа до его предоставления конечному пользователю.

Технологическое развитие: проект с ITFB Group

В мае 2026 года ITFB Group объявила о завершении внедрения регионального архива для Службы по делам архива Ямало‑Ненецкого автономного округа на базе дистрибутива ГИС Платформа ЦХЭД. Основные этапы проекта:

1. Анализ существующей инфраструктуры и определение требований к системе управления архивными фондами;
2. Установка и настройка серверного оборудования в соответствии с требованиями безопасности и резервного копирования;
3. Миграция существующих электронных и оцифрованных документов в новую систему;
4. Внедрение модуля электронного описания (метаданных) и поиска по полнотекстовому содержимому;
5. Обучение сотрудников Службы работе с новым программным обеспечением;
6. Запуск пилотной зоны доступа для внешних пользователей (исследователей, студентов, граждан).

Преимущества реализованного решения:

• Единый электронный каталог, доступный через веб‑интерфейс;
• Поддержка версионности документов и аудит изменений;
• Интеграция с электронным документооборотом органов власти ЯНАО;
• Соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и стандартам информационной безопасности.

Проект стал важным шагом на пути создания современного электронного архива, обеспечивающего оперативный доступ к информации и повышающего эффективность работы Службы.

Недавние события и международное сотрудничество

Помимо технологического развития, Служба активно участвует в межрегиональных и международных инициативах. Например, в начале 2026 года губернатор Ямало‑Ненецкого автономного округа посетил Республику Крым, где встретился с губернатором Севастополя. В рамках визита обсуждались вопросы обмена архивными материалами, связанными с историей освоения Севера и Черноморского региона, а также возможности совместных цифровых проектов.

Также Служба регулярно принимает участие в всероссийских конференциях по архивному делу, публикует методические рекомендации по работе с электронными документами и проводит выставочные экспозиции, посвящённые культурному наследию ЯНАО.

Зактуальные перспективы

В ближайшие годы планируется:

• Расширение объёма оцифрованных фондов за счёт сканирования уникальных бумажных документов (фотографии, карты, рукописи);
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения сущностей из текстов;
• Создание открытого портала доступа к архивным данным для научных и образовательных целей;
• Укрепление взаимодействия с федеральными архивами и участие в общероссийских проектах по созданию единого национального электронного архива;

Эти шаги позволят Службе по делам архива ЯНАО не только сохранить богатое историческое наследие округа, но и сделать его доступным для широкой аудитории в цифровой форме.

Служба по делам архива Ямало‑Ненецкого автономного округа играет ключевую роль в сохранении и использовании документального наследия региона. Сочетание традиционных архивных методов с современными информационными технологиями, exemplified by the project with ITFB Group, обеспечивает высокую эффективность работы, защиту фондов и удобный доступ к информации для всех заинтересованных сторон.

Благодаря целенаправленному развитию и активному участию в межрегиональном сотрудничестве, Служба продолжает укреплять свои позиции как важный элемент культурно‑информационной инфраструктуры ЯНАО и всей России.