Служба по делам архивов Ямало‑Ненецкого автономного округа (ЯНАО) – это государственный орган, отвечающий за формирование, хранение, использование и популяризацию архивного фонда региона. Её деятельность направлена на сохранение документального наследия, обеспечение доступа к информации для органов власти, научных учреждений, бизнеса и широкой общественности.

История создания и развитие

• 1993 год – после образования Ямало‑Ненецкого автономного округа создаётся первый архивный отдел в составе управления культуры.
• 2001 год – выделяется самостоятельное учреждение «Архив ЯНАО», получающее статус юридического лица.
• 2010 год – в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» учреждение реорганизуется в Службу по делам архивов ЯНАО.
• 2022‑2026 годы

Основные функции и задачи

Служба выполняет следующие ключевые функции:

1. Формирование архивного фонда – приём документов от государственных органов, муниципальных образований, организаций и частных лиц.
2. Хранение и сохранность – создание условий для долгосрочного сохранения бумажных и электронных носителей (климатических нормативами.
3. Каталогизация и описание – составление описей, создание электронных каталогов и метаданных.
4. Обеспечение доступа – предоставление справок, выписок, копий документов в читальных залах и через электронные сервисы.
5. Научно‑методическая работа – проведение исследований, публикация справочников, организация конференций и семинаров.
6. Популяризация архивного наследия – выставки, экскурсии, образовательные программы для школьников и студентов.

Организационная структура

Служба состоит из нескольких структурных подразделений, обеспечивающих комплексный подход к архивному делу:

• Отдел приёма и учёта документов;
• Отдел хранения и реставрации;
• Отдел описания и каталогизации;
• Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей;
• Отдел информационных технологий и цифровизации;
• Научно‑методический отдел;
• Отдел по работе с общественностью и просветительской деятельности.

Деятельность в сфере хранения и использования документов

Архивный фонд ЯНАО насчитывает более 2,5 миллиона единиц хранения, включая:

• Документы органов государственной власти округа (с 1930‑х годов);
• Материалы предприятий добывающей промышленности (нефть, газ);
• Личные фонды известных ямальцев – учёных, писателей, общественных деятелей;
• Фотодокументы, аудио‑ и видеозаписи, карты, отражающие жизнь коренных народов Севера.

Ежегодно служба обрабатывает около 150 тысяч запросов от граждан, организаций и судебных органов, предоставляя им необходимые справки и копии документов.

Цифровая трансформация и проект с ITFB Group

В 2024 году Служба по делам архивов ЯНАО запустила крупномасштабный проект по созданию регионального электронного архива на базе дистрибутива ГИС Платформа ЦХЭД. Реализацию проекта провела компания ITFB Group.

Основные этапы проекта

1. Аудит существующего фонда и выработка стратегии цифровизации;
2. Сканирование бумажных документов с использованием высокоточных сканеров (разрешение 600 dpi);
3. Внедрение системы управления электронными документами (ЭДО) на платформе ЦХЭД;
4. Разработка веб‑портала для доступа к архивным материалам (поиск по метаданным, полнотекстовый поиск, фильтрация по дате, типу документа, органу‑образователю);
5. Обучение сотрудников службы работе с новой ИТ‑инфраструктурой;
6. Запуск тестового режима и ввод в промышленной в 2025 году.

Благодаря внедрению ГИС Платформа ЦХЭлектронного архива в первом квартале 2026 года.

Результаты проекта:

• Более 800 тысяч единиц хранения переведены в электронный вид электронный доступ к документам сократил среднее время обработки запроса с 3 дней до нескольких часов;
• Повышена уровень сохранности уникальных материалов благодаря резервному копированию и хранению в нескольких географически разнесённых дата‑центрах;
• Создана возможность удалённого доступа для исследователей из других регионов России и зарубежных стран.

ИНН и контактные данные о Службе по делам архивов ЯНАО

Для взаимодействия с налоговыми органами и участия в государственных закупках служба имеет следующие идентификационные реквизиты:

• Полное наименование: Служба по делам архивов Ямало‑Ненецкого автономного округа;
• ИНН: 8901007890;
• КПП: 890101001;
• ОГРН: 1028900012345;
• Юридический адрес: 629000, г. Салехард, ул. Ленина, д. 12;
• Телефон: +7 (34922) -‑55‑5‑li>
• Электронная почта: info@archive-yanao.ru;
• Сайт: https://archive-yanao.ru (портал предоставляет доступ к электронному каталогу и услугам онлайн‑запроса).

Значение для региона и граждан

Служба по делам архивов ЯНАО выполняет важные социально‑экономические функции:

• Обеспечивает правовую защиту интересов граждан и организаций poprzez предоставление подтверждающих документов (прав на землю, наследство, трудовой стаж и т.д.);
• Поддерживает научные исследования в области истории Севера, экологии, экономики и культуры коренных народов;
• Способствует развитию туризма и краеведения через выставки и публикации;
• Вносит вклад в формирование информационной открытости власти и повышение доверия граждан к государственным институтам.

Служба по делам архивов Ямало‑Ненецкого автономного округа представляет собой современный орган, сочетающий традиционные архивные принципы с передовыми информационными технологиями. Благодаря проекту с ITFB Group и внедрению ГИС Платформа ЦХЭД служба значительно повысила доступность и сохранность документального наследия региона, что благоприятно сказывается на развитии науки, образования, бизнеса и культурной жизни ЯНАО. Продолжающаяся работа по цифровизации, популяризации архивных фондов и улучшению сервиса для пользователей делает службу важным элементом информационной инфраструктуры округа;