Сохранность архивных документов – одна из ключевых задач государственных и муниципальных архивов. От того, насколько надёжно организовано хранение, зависит возможность последующего использования исторических, правовых и культурных материалов. В статье рассматриваются нормативно‑правовая база, организационные и технические меры, а также практические рекомендации по обеспечению сохранности архивных фондов в России.

Нормативно‑правовая база

Система нормативных актов, регулирующих хранение архивных документов, включает:

1. Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом 13 апреля 2022 г.) – охватывают вопросы защиты фондов от пожаров, затоплений, стихийных бедствий и техногенных аварий.
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Федеральным архивным агентством). Они определяют требования к помещениям, оборудованию, климатическому режиму и системе учёта.
3. Приказ Министерства культуры РФ (приложение к правилам хранения) – конкретизирует порядок передачи временных (до 10 лет) документов в архив при отсутствии условий их сохранения в подразделениях.
4. Приказ Росархива № 77 от  – регламентирует передачу документов в архив по решению руководителя органа государственной власти.
5. Федеральный закон № 125‑ФЗ от 22 октября 2004 г. – устанавливает правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любой формы, включая электронные.

Все перечисленные документы образуют комплекс нормативных условий, направленных на исключение хищения, утраты и повреждения архивных материалов.

Организационные аспекты обеспечения сохранности

Планирование и распределение помещений

• Состав, расположение и оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать полный контроль над климатом, уровнем влажности и температурой на всех участках работы с документами.
• Разделение помещений на зоны: приём‑обработки, комплектации, длительного хранения, реставрации и цифровой обработки.
• Наличие отдельного помещения для особо ценных и уязвимых документов (например, рукописных оригиналов, фотоматериалов).

Система учёта и контроля

Для надёжного учёта используется автоматизированная система «Электронный архивный учет» (ЭАУ), позволяющая:

1. Регистрация поступления и выдачи документов;
2. Отслеживание перемещения фондов внутри архива;
3. Контроль сроков хранения и планирование передачи в другие подразделения.

Персонал и подготовка

Ключевыми факторами являются:

• Регулярные обучающие семинары по работе с архивными материалами и реагированию в чрезвычайных ситуациях.
• Назначение ответственного за мониторинг состояния фондов (архивный специалист‑консерватор).
• Разработка инструкций по безопасному обращению с документами (переплет, реставрация, оцифровка).

Технические меры защиты

Климатический режим

Оптимальные параметры для большинства бумажных и картонных документов:

• Температура: 18–22 °C;
• Относительная влажность: 45–55 %;
• Минимальные колебания температуры и влажности (не более ±2 °C и ±5 %).

Для фотоматериалов, пленок и микрофильмов рекомендуется более низкая температура (10–15 °C) и влажность (30–40 %).

Пожарная безопасность

• Установка автоматических систем пожаротушения с газовыми (FM‑200, Inergen) и водяными (пульверизатор) агрегатами, совместимых с архивными материалами.
• Системы раннего обнаружения дыма и температуры (тепловые датчики, фотодетекторы).
• Разделение помещений на противопожарные зоны с автономными системами электроснабжения.

Защита от влаги и затопления

• Гидроизоляция фундаментов и стен, установка отводов дождевой воды.
• Системы аварийного откачивания воды и датчики уровня жидкости.
• Размещение архивных стеллажей над уровнем потенциального затопления.

Физическая охрана

• Контроль доступа с помощью электронных карточек, биометрии и видеонаблюдения.
• Охранные системы сигнализации при попытке несанкционированного проникновения.
• Регулярные инвентаризации и сверка наличия документов.

Обеспечение сохранности в чрезвычайных ситуациях

Методические рекомендации 2022 г. предусматривают следующие этапы действий:

1. Подготовка плана реагирования – включение схем эвакуации, распределения ответственности, списка критически важных фондов.
2. Создание резервных копий – физические (копии в другом архиве) и цифровые (облачные хранилища) версии наиболее ценных документов.
3. Обучение персонала проведению экстренных мероприятий (пожар, затопление, землетрясение).
4. Тестирование плана – проведение учений минимум раз в год.
5. После происшествия – оценка ущерба, документирование, восстановление и, при необходимости, реставрация.

Оцифровка и цифровая сохранность

Согласно 125‑ФЗ, электронные документы подлежат тем же требованиям по сохранности, что и бумажные. Основные направления:

• Создание цифровых копий в формате, соответствующем государственным стандартам (PDF/A, TIFF).
• Хранение в сертифицированных электронных архивах с резервным копированием в нескольких географически разнесённых центрах.
• Регулярный модернизационный аудит программного обеспечения и миграция данных на новые носители.
• Контроль целостности файлов с помощью контрольных сумм (SHA‑256) и системы мониторинга.

Оцифровка также служит средством сокращения физического обращения с оригиналами, что уменьшает риск их повреждения.

Реставрация и консервация

Для восстановления повреждённых документов применяются:

• Технологии мягкой реставрации (очистка, выравнивание, укрепление бумаги).
• Переплетные работы с использованием архивных материалов (без кислотных клеев).
• Химические и физические методы стабилизации фотоматериалов и микрофильмов.

В 2025 г. в Российском государственном историческом архиве (РГИА) открыт Центр по обеспечению сохранности архивных документов, который объединяет специалистов по реставрации, консервации и цифровой обработке.

Мониторинг и аудит

Эффективность мер по сохранности проверяется:

1. Регулярными внутренними аудитами (ежеквартально) – проверка соответствия климатическим параметрам, состояния систем пожаротушения, целостности учётных записей.
2. Внешними проверками со стороны Росархива и органов государственной власти.
3. Системой автоматического мониторинга (датчики температуры, влажности, утечки воды) с отправкой сигналов в реальном времени.

Обеспечение сохранности в государственных архивах – комплексный процесс, включающий правовую основу, организационную структуру, технические средства, подготовку персонала и постоянный контроль. При правильном сочетании всех элементов архивный фонд сохраняет свою ценность для будущих поколений, а государство гарантирует доступ к достоверной исторической и правовой информации.

Ключевые рекомендации:

• Следовать актуальным нормативным документам (методические рекомендации 2022 г., Приказ Росархива № 77/2023, 125‑ФЗ).
• Обеспечить оптимальный климатический режим и пожарную безопасность помещений.
• Внедрить автоматизированные системы учёта и мониторинга.
• Регулярно проводить обучение персонала и учения по чрезвычайным ситуациям.
• Развивать цифровую инфраструктуру и создавать резервные копии архивных материалов.

Только системный подход позволит сохранить национальное культурное наследие в надёжном и доступном виде.

Список использованных источников

• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях, утверждены Росархивом .
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, Федеральное архивное агентство.
• Приказ Министерства культуры РФ (приложение к правилам хранения).
• Приказ Росархива № 77 от .
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивных документах».
• РГИА – Центр по обеспечению сохранности архивных документов, 2025.