Электронный архив – это система, обеспечивающая долгосрочное хранение, управление и доступ к цифровым документам и данным в соответствии с нормативными требованиями и лучшими практиками отрасли. В статье рассмотрим, что такое «соответствующий» электронный архив, какие нормативные документы регулируют его создание, какие требования предъявляются к технической и организационной части, а также дадим практические рекомендации по внедрению.

Что подразумевается под «соответствующим» электронным архивом?

Термин «соответствующий» (англ. compliant) в контексте электронных архивов означает, что система полностью удовлетворяет:

• законодательным требованиям (ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «Об информации», ФЗ «О персональных данных» и др.);
• стандартам отрасли (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ISO/IEC 27001, ISO 15489‑1 и др.);
• требованиям к сохранности, достоверности и доступности информации в течение установленного срока хранения.

Нормативно-правовая база

Для создания соответствующего электронного архива в России необходимо учитывать следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» – определяет порядок формирования, хранения и использования архивных документов.
2. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует обработку и защиту персональных данных, хранящихся в архиве.
3. Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – устанавливает требования к информационной безопасности.
4. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный документ. Требования к оформлению и использованию» – стандартизирует структуру и метаданные электронных документов.
5. ISO/IEC 27001 – международный стандарт по управлению информационной безопасностью.
6. ISO 15489‑1 «Управление документами. Общие принципы» – определяет принципы управления документами, включая архивные.

Ключевые требования к электронному архиву

3.1 Достоверность и неизменяемость

Документы должны сохранять оригинальное содержание и подписи. Для этого используют:

• Электронные подписи (КЭП) согласно ФЗ № 63‑ФЗ;
• Хеш‑функции (SHA‑256, SHA‑3) для контроля целостности;
• Технологии блокчейн или «только для записи» (WORM‑хранилища).

3.2 Доступность и воспроизводимость

Система должна обеспечивать:

• Быстрый поиск по метаданным (по дате, типу, автору, ключевым словам);
• Поддержку форматов открытого доступа (PDF/A, XML, CSV);
• Возможность восстановления данных в случае сбоя (резервные копии, репликация).

3.3 Сроки хранения

Для каждого типа документа устанавливается нормативный срок хранения (от 5 до 75 лет). Архивная система должна автоматически переводить документы в «долгосрочное хранение» по истечении срока активного использования.

3.4 Защита персональных данных

Необходимо реализовать:

• Контроль доступа (ролевой, атрибутный);
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3);
• Аудит действий пользователей (журналы доступа, подписи).

3.5 Оценка и управление рисками

Регулярные аудиты, тесты на проникновение и оценка уязвимостей позволяют поддерживать соответствие требованиям ISO/IEC 27001.

Архитектура типового электронного архива

Ниже представлена схематическая модель, которая покрывает все основные функции:

 +-------------------+ +-------------------+ +-------------------+
 | Ввод документов | ---> | Метаданные/Теги | ---> | Хранилище WORM |
 +-------------------+ +-------------------+ +-------------------+
 | | |
 v v v
 +-------------------+ +-------------------+ +-------------------+ | Система контроля | ---> | Система поиска | ---> | Система резерв. |
 | доступа (IAM) | | (ElasticSearch) | | (Backup) |
 +-------------------+ +-------------------+ +-------------------+ 

Пошаговый план внедрения соответствующего электронного архива

1. Анализ требований
   • Определить типы документов и сроки их хранения;
   • Сформировать перечень нормативных актов, применимых к организации;
   • Провести оценку текущих ИТ‑ресурсов.
2. Разработка политики архивирования
   • Утвердить правила классификации и метаданных;
   • Определить уровни доступа и процедуры аудита;
   • Согласовать политику с юридическим отделом.
3. Выбор технологической платформы
   • Системы управления документами (SharePoint, Alfresco, OpenText);
   • Хранилища WORM‑уровня (IBM Cloud Object Storage, Amazon S3 Glacier Deep Archive);
   • Средства электронных подписей (КриптоПро, SignServer).
4. Настройка метаданных и индексации
   • Создать шаблоны метаданных согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
   • Внедрить автоматическую индексацию (ElasticSearch, Solr);
   • Обеспечить возможность ручного дополнения метаданных.
5. Обеспечение безопасности
   • Внедрить шифрование данных и каналов связи;
   • Настроить ролевой доступ (RBAC) и многофакторную аутентификацию;
   • Организовать регулярные резервные копии и проверку их целостности.
6. Тестирование и аудит
   • Провести функциональное тестирование (загрузка, поиск, восстановление);
   • Сделать аудит соответствия ISO/IEC 27001 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
   • Подготовить отчет и план корректирующих действий.
7. Обучение персонала и запуск в эксплуатацию
   • Провести тренинги для сотрудников, работающих с архивом;
   • Разработать инструкцию по работе с системой;
   • Запустить процесс «жизненного цикла» документов.
8. Поддержка и постоянное улучшение
   • Вести журнал изменений и инцидентов;
   • Периодически пересматривать политику архивирования;
   • Обновлять программное обеспечение и сертификаты безопасности.

Лучшие практики (best practices)

• Стандартизация форматов – используйте открытые форматы (PDF/A‑2, XML) для обеспечения долгосрочной читаемости.
• Многоуровневая проверка целостности – храните хеш‑суммы в независимом реестре.
• Разделение ролей – администраторы системы не должны иметь доступ к содержимому документов без отдельного разрешения.
• Регулярные тесты восстановления – минимум два раза в год проверяйте возможность восстановления из резервных копий.
• Документирование всех процессов – каждый шаг (от загрузки до уничтожения) должен быть описан в регламенте.

Примеры реализации

7.1 Государственная организация

Министерство культуры РФ внедрило электронный архив на базе Alfresco с интеграцией КЭП и WORM‑хранилищем IBM Cloud Object Storage. Система соответствует ФЗ «Об архивном деле», обеспечивает хранение более 10 млн документов с гарантией неизменяемости до 75 лет.

7.2 Частный бизнес

Крупный банковский холдинг использует Microsoft SharePoint + Azure Blob Storage (Cool tier). Для защиты персональных данных применяется шифрование AES‑256 и Azure AD Conditional Access. Архив прошёл аудит ISO/IEC 27001 и получил сертификат соответствия.

Создание соответствующего электронного архива – это комплексный процесс, требующий согласования юридических, технических и организационных аспектов. При правильном подходе система обеспечивает:

• Долгосрочную сохранность и достоверность документов;
• Соответствие требованиям законодательства и международных стандартов;
• Эффективный доступ к информации для уполномоченных лиц;
• Защиту персональных данных и минимизацию рисков утечки.

Следуя изложенным рекомендациям и адаптируя их под конкретные бизнес‑процессы, вы сможете построить надёжный электронный архив, который будет служить организации многие годы.

Дата публикации: