Под составом фондов государственных и муниципальных архивов понимается совокупность архивных документов, сформированных в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, а также иных организаций и лиц, документы которых подлежат обязательному передаче в архивы в порядке, установленном законодательством РФ. Это ключевое понятие архивоведения, определяющее объем, структуру и ценность архивного наследия страны.
Нормативно-правовая база формирования состава фондов
Процесс формирования состава фондов строго регламентируется законодательством. Основными документами являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 18, 22) — определяет круг документов, подлежащих передаче в государственные архивы, сроки передачи и порядок приемки.
- Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирует вопросы доступа к информации, содержащейся в архивных документах.
- Постановление Правительства РФ от № 1416 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивов федеральных органов исполнительной власти, федеральных органов власти, подведомственных им организаций, а также порядке передачи архивных документов в государственные архивы Российской Федерации».
- Приказы Росархива (например, Приказ от № 236 «Об утверждении Типовых перечней управления документации…») — устанавливают методику экспертизы ценности документов и сроков их хранения.
- Законы субъектов РФ об архивном деле — регулируют состав фондов муниципальных архивов и архивов субъектов федерации.
Классификация архивных фондов по ведомственной принадлежности
Состав фондов архивной сети РФ дифференцируется по уровню управления и ведомственной принадлежности образователей документов:
Фонды федеральных архивов (Государственные архивы РФ)
Формируются за счет документов:
- Высших органов государственной власти (Президент, Федеральное Собрание, Правительство, Конституционный и Верховный суды).
- Федеральных министерств, ведомств, служб и агентств (МИД, МВД, Минфин, ФСБ, Росатом и др.).
- Подведомственных им организаций (федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных казенных предприятий, госкорпораций).
- Ликвидированных или реорганизованных вышеуказанных органов и организаций (правопреемство).
- Личных фондов выдающихся деятелей политики, науки, культуры, военного дела (по решениям Президента/Правительства или по договорам дарения).
Фонды архивов субъектов Российской Федерации
Включают документы:
- Высших должностных лиц субъектов РФ (Губернаторов, Глав республик).
- Законодательных (представительных) органов субъектов РФ.
- Исполнительных органов власти субъектов РФ (правительства, министерства, департаменты, комитеты).
- Органов судебной власти субъектов РФ (уставные/уставные суды).
- Подведомственных организаций субъектов РФ.
Фонды муниципальных архивов
Формируются за счет документов:
- Органов местного самоуправления (собрания депутатов, главы муниципального образования, администрации).
- Муниципальных учреждений (школы, больницы, дома культуры, ЖЭК/УК, архивы самих муниципалитетов).
- Муниципальных казенных и унитарных предприятий.
- Ликвидированных муниципальных образований (при объединении/разделении территорий).
Структура состава фондов: фонд как единица учета
В архивной практике фонд, это основная единица формирования и учета состава архива. Фонд представляет собой совокупность документов, созданных одним образователем (организацией, учреждением, лицом) в процессе его деятельности.
Иерархия описания состава фондов:
- Фонд (общий объем документов одного образователя).
- Опись (часть фонда, объединенная по хронологическому, предметному или иному признаку; единица научного описания).
- Дело (единица хранения и учета, собранная в соответствии с номенклатурой дел).
- Документ (лист), минимальная единица.
Важно: Состав фондов архива отражается в Справочнике по фондам (Общий справочник по фондам архива), который является основным учетным документом, фиксирующим наличие фондов, их объем (в единицах хранения/метраже), хронологические границы и степень описанности.
Процессы изменения состава фондов
Состав фондов нестатичен, он динамически изменяется в результате следующих архивных процессов:
Приемка документов на хранение (Пополнение фондов)
Главный источник пополнения, ежегодная передача дел из делопроизводства организаций-образователей в архивы по истечении сроков хранения в ведомстве (обычно 5–10 лет для дел постоянного/длительного хранения). Регламентируется:
- Актом приема-передачи архивных документов.
- Номенклатурой дел организации-образователя (утверждается совместно с архивом).
- Экспертизой ценности документов (отбор на постоянное или временное хранение).
Экспертиза ценности документов
Ключевой механизм формирования качественного состава фондов. Проводится экспертной комиссией архива (или ведомственной комиссией до передачи). Результат — решение о сроке хранения:
- Постоянное хранение (историческая, научная, культурная ценность), пополняют основной состав фондов навсегда.
- Временное хранение (10, 30, 50, 75 лет) — после истечения срока подлежат повторной экспертизе или уничтожению.
Передача документов между архивами (Переучет)
Возникает при:
- Реорганизации архивов (слияние, разделение).
- Изменении ведомственной подчиненности образователей (например, передача ведомства из федерального в региональное подчинение).
- Оптимизации архивной сети (централизация хранения).
Оформляется актами приема-передачи с обязательным уведомлением Росархива.
Выбытие документов из состава фондов
Возможно только по решению экспертной комиссии и приказом руководителя архива в случаях:
- Истечения срока хранения временных документов (после повторной экспертизы).
- Непригодности к пользованию (физическое уничтожение) с составлением акта уничтожения.
- Передачи в другие архивы (см. п. 4.3).
- Возврата документов образователю (исключительно, при ошибке передачи).
Приобретение и дарение (для личных фондов и коллекций)
Отдельный канал пополнения — документы частного происхождения (личные фонды ученых, писателей, общественных деятелей, семейные архивы). Оформляется договорами дарения, купли-продажи или передачи на хранение.
Количественные и качественные показатели состава фондов
Для характеристики состояния состава фондов используются статистические показатели, отчитываемые ежегодно в Росархив (Форма № 1-арх «Отчет о состоянии и сохранности архивных фондов»):
| Показатель | Суть |
|---|---|
| Количество фондов | Число образователей, документы которых хранятся в архиве. |
| Объем фондов (в единицах хранения, ед. хр.) | Главная мера количества документов (дела, тома, пачки, рулоны пленки и т.д.). |
| Объем фондов (в погонных метрах) | Физическое место на стеллажах (для планирования площадей хранения). |
| Степень описанности фондов (%) | Доля описанных дел от общего числа дел на хранении (цель — 100%). |
| Наличие справочных аппаратов | Количество составленных описей, указателей, путеводителей, электронных баз данных. |
| Документы на нестандартных носителях | Фото/кино/фоно/видеодокументы, электронные документы, картографические материалы (учет ведется отдельно). |
Специфика состава фондов в цифровой среде
Современный этап развития архивного дела вводит коррективы в понятие «состав фондов»:
- Электронные архивные документы (ЭАД): С 2020-х годов активнее формируються фонды, состоящие исключительно из электронных документов (в т.ч. «рожденных цифровыми»). Для них вводятся отдельные единицы хранения (файлы, пакеты данных) и специальные требования к фиксации подлинности (ЭП, хеш-суммы).
- Цифровые копии (цифровые двойники): Не увеличивают количественный состав фондов в ед. хр. (оригинал остается бумажным), но создают параллельный электронный фонд для дистанционного доступа.
- Единая государственная архивная фондовая информационная система (ЕГАФИС): Федеральный реестр архивных фондов, обеспечивающий единый учет состава фондов всех государственных и муниципальных архивов страны в режиме реального времени.
Проблемы и перспективы формирования состава фондов
- Низкая степень описанности: Значительная часть фондов (особенно в муниципальных архивах) не имеет научных описей, что делает их «невидимыми» для пользователей.
- Нарушение сроков передачи: Ведомства часто задерживают передачу дел в архивы свыше установленных 5–10 лет, что ведет к утрате документов или порче в неспециализированных хранилищах.
- Проблема «электронного зарождения»: Отсутствие единых стандартов передачи ЭАД в архивы ведет к риску потери цифрового наследия последних 15–20 лет.
- Муниципальные архивы: Хроническое недофинансирование приводит к неполноте состава фондов (документы ликвидированных МУП/МКУ часто не доходят до архива).
- Десекретизация и доступ: Постепенное снятие грифа секретности меняет доступный состав фондов для исследователей, требуя переработки справочных аппаратов.
Состав фондов государственных и муниципальных архивов — это не просто сумма хранящихся дел, а сложная, динамическая система, отражающая историю управления государством и обществом. Качественное формирование этого состава обеспечивается тремя «китами»: строгим законодательным регулированием передачи, профессиональной экспертизой ценности документов и научной описью фондов. Переход к цифровому архивному делу требует пересмотра подходов к учету, хранению и предоставлению документов, однако фундаментальный принцип — сохранение подлинности и целостности фонда как исторического источника — остается неизменным.