Составление описей трудовых договоров — это обязательная архивная процедура‚ обеспечивающая учет‚ сохранность и быстрый поиск кадровых документов․ Качество описи напрямую влияет на способность организации предоставить сведения о стаже‚ заработной плате и условиях труда сотрудников (как действующих‚ так и уволенных) в установленные законом сроки․ В данной статье подробно разбираются нормативные основы‚ структура описи‚ правила заполнения колонок‚ особенности оформления электронных и бумажных договоров‚ а также типичные ошибки и ответственность за их допущение․

Нормативная правовая база

Процесс формирования описей регулируется комплексом нормативных актов․ Главные из них:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий обязанности организаций по формированию архивов и сдаче документов в государственные архивы․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — основной методический документ‚ регламентирующий составление описей (пп․ 88–95)․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Описание дел․ Общие требования» — стандарт‚ устанавливающий структуру описи‚ реквизиты и правила заполнения․
• Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций․․․» (вместе с типовым номенклатурой дел) — определяет сроки хранения и индексы дел․
• ТК РФ (ст․ 62‚ 66‚ 303), устанавливает обязанность работодателя хранить трудовые договоры и предоставлять их копии сотрудникам․

Комплектация дел перед составлением описи

Важно: Опись составляется только на полностью сформированное‚ пронумерованное и сшитое дело․ Нельзя составлять опись на отдельные листы или несформированные дела․

Разделение по срокам хранения

Трудовые договоры имеют разные сроки хранения‚ поэтому их нельзя складывать в одно дело:

1. Срок хранения 75 лет (переводятся в госархив): Трудовые договоры с работниками‚ принятыми на работу до 31 декабря 2002 года (для организаций‚ не ведущих индивидуальный персональный учет в электронном виде к )․ В эти дела также включаются приказы о приеме/увольнении‚ личные карточки (Т-2)‚ ведомости начислений‚ если они не сданы отдельно․
2. Срок хранения 50 лет (уничтожаются в организации): Трудовые договоры с работниками‚ принятыми с 1 января 2003 года (при условии ведения индивидуального персонального учета и формирования СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ)․ К ним же относятся договоры ГПХ (гражданско-правового характера)‚ если они хранятся в кадровом архиве․

Порядок расположения документов внутри дела

Стандартный порядок (хронологический или алфавитный) фиксируется в номенклатуре дел․ Чаще всего применяется:

• По структурным подразделениям (цехам‚ отделам) → внутри подразделения — по алфавиту фамилий сотрудников․
• Или общий алфавитный порядок по всей организации (для малых предприятий)․

Внутри одного дела документы одного сотрудника собираются в «папку» (обложку дела личного учета) или сшиваются в следующем порядке:
Трудовой договор (основной + доп․ соглашения)․
Приказ о приеме на работу․
Приказ об увольнении (если сотрудник уволен)․
Личная карточка учетная (форма Т-2) — если хранится в этом деле․
Иные документы (согласия на обработку ПДн‚ заявления‚ справки)․

Техническое оформление дела

• Нумерация листов: Сквозная по делу (архивная нумерация)‚ ставится в правом верхнем углу лицевой стороны листа․ Обложки дел личного учета (папки) нумеруются как 1 лист․
• Сшивка: Нитью (шнуром) через 4 отверстия․ На обратной стороне обложки дела клеится «пятнышко» с указанием количества пронумерованных и непронюмерованных листов‚ даты сшивки и подписи ответственного․
• Обложка дела: Заполняется по форме (утв․ Приказом Росархива № 236‚ Приложение № 6) или типовой формы организации․

Структура описи дел (по ГОСТ Р 7․0․97-2016)

Опись состоит из трех обязательных частей:

Титульный лист описи

Содержит реквизиты организации и описи:

• Наименование организации (полное и сокращенное)․
• Наименование структурного подразделения (архива/кадровой службы)‚ формирующего опись․
• Название описи: «Опись дел постоянного (временного) хранения»․
• Год начала и окончания дела (даты крайних документов в описи)․
• Номер описи (сквозной по организации или по архиву)․
• Количество дел в описи․
• Подписи: руководителя организации‚ главы архива/кадровой службы‚ составившего опись․
• Дата составления описи․
• МП организации (при необходимости)․

Обязательное предисловие (предисловие к описи)

Это текстовая часть‚ которая пишется перед табличной частью․ Оно является юридически значимым документом․ Обязательные сведения в предисловии:

1. История организации: Полное наименование на момент составления описи‚ предыдущие наименования (с датами переименования)‚ ИНН‚ ОГРН․
2. Правовая основа: Устав‚ лицензия (если есть)․
3. Сведения о передаче документов: Кем‚ когда и из какого подразделения документы поступили в архив․
4. Состояние документов: «Документы в хорошем состоянии»‚ «Есть документы с повреждениями (перечислены номера дел)»‚ «Отсутствуют приказы о приеме к делам №№․․․»․
5. Полнота дел: «Дела полные»‚ «Дела неполные: в деле № 5 отсутствует личная карточка Иванова И․И․»․
6. Язык документов: «На русском языке»‚ «На русском и английском языках»․
7. Метод составления описи: «Опись составлена на ЭВМ с последующей печатью на бумажном носителе» или «Опись составлена вручную»․
8. Справочные средства: Указание на наличие/отсутствие указателей (алфавитного‚ систематического) к описи․

Табличная часть (основная)

Содержит 12 обязательных колонок (по ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Ниже — подробная инструкция по заполнению для трудовых договоров․

Особенности оформления электронных трудовых договоров

С введением обязательного электронного документооборота (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ) и перехода на электронные трудовые договоры (в рамках пилотирования и для удаленных работников) возникают нюансы:

• Единый реестр (Журнал регистрации): Электронные договоры учитываются в реестре электронных документов (по ГОСТ Р 7․0․8-2013)․
• Формирование дела: «Дело» в электронном виде — это логическая единица (папка/пакет) в СЭД (Системе электронного документооборота)‚ имеющая уникальный идентификатор․
• Опись электронных дел: Составляется в СЭД и печатается на бумаге для утверждения руководителем (или подписывается ЭП руководителя и архивариуса)․ Структура описи (титул‚ предисловие‚ таблица) остается той же․
• Колонка 3 (Заголовок): Обязательно указывать: «Электронные трудовые договоры․․․»‚ формат файлов (PDF/A‚ XML)‚ наличие ЭП/ЭЦП․
• Колонка 5 (Кол-во листов): Для электронных дел указывается количество файлов и общий объем в Мб/Гб (например: «45 файлов‚ 120 Мб»)․ Листы не считаются․
• Срок хранения: Тот же (50 или 75 лет)‚ но обеспечение сохранности, на стороне СЭД (миграция форматов‚ контроль целостности)․

Процедура утверждения и регистрации описи

1. Составление: Архивариус/кадровый специалист готовит проект описи (в 2 экземплярах: один остается в архиве организации‚ второй — для сдачи в госархив или для учета в СЭД)․
2. Проверка: Сверка с делами (наличие всех дел‚ соответствие заголовков‚ правильность сроков хранения‚ нумерации листов)․
3. Утверждение: Опись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и главным архивариусом/ответственным за архив․ На титульном листе ставится дата утверждения․
4. Регистрация: Опись регистрируется в «Журнале регистрации описей дел» (форма по Приказу Росархива № 236‚ Приложение № 10)․ Присваивается регистрационный номер описи․
5. Сдача в госархив (для 75-летних): Опись (2 экз․) передается вместе с делами по акту приема-передачи․ Один экземпляр описи остается в госархиве‚ второй (с отметкой о приеме) — в организации․

Типичные ошибки и как их избежать

Ответственность за нарушения

• Административная (КоАП РФ ст․ 13․10): Штраф на должностных лиц до 5 000 руб․‚ на юрлиц — до 200 000 руб․ за нарушение правил ведения архивного дела (в т․ч․ отсутствие описей‚ несвоевременная сдача в госархив)․
• Дисциплинарная (ТК РФ ст․ 192): Замечание‚ выговор для виновных сотрудников (архивариус‚ HR-директор)․
• Гражданско-правовая: Возмещение вреда сотруднику‚ если из-за потери договора (вследствие плохой описи/учета) не может подтвердить стаж/зарплату․
• Уголовная (УК РФ ст․ 298): За умышленное уничтожение‚ повреждение или скрытие документов‚ переданных в архив, до 3 лет лишения свободы․

Чек-лист для самопроверки перед подписанием описи

1. [ ] Все дела‚ указанные в описи‚ физически существуют и сшиты?
2. [ ] Нумерация дел в описи (кол․ 1) сквозная‚ без пропусков и повторов?
3. [ ] Индексы дел (кол․ 2) точно соответствуют утвержденной номенклатуре?
4. [ ] Заголовки дел (кол․ 3) содержат: вид док-та‚ тему‚ даты‚ алфавит/подразделение‚ состав?
5. [ ] Даты в кол; 4 соответствуют датам крайних листов в делах?
6. [ ] Количество листов в кол․ 5 совпадает с «пятнышком» на обложке каждого дела?
7. [ ] Сроки хранения в кол․ 6 — только цифры (50 или 75) и совпадают с индексами?
8. [ ] Предисловие содержит историю названий организации‚ сведения о полноте/состоянии‚ языках?
9. [ ] Титульный лист заполнен полностью (наименования‚ номера‚ даты‚ подписи)?
10. [ ] Опись зарегистрирована в Журнале регистрации описей?

Опись трудовых договоров — это не просто бюрократическая формальность‚ а главный поисковый прибор кадрового архива․ От ее качества зависит скорость выдачи справок сотрудникам‚ готовность к проверкам ГИТ (Государственной инспекции труда) и Росархива‚ а также юридическая защищенность организации в судебных спорах о стаже и выплатах․

Ключевые принципы успеха: строгое разделение по срокам хранения (50/75 лет)‚ детальные заголовки дел с указанием алфавитных границ‚ честное предисловие и соблюдение технологии сшивки/нумерации до момента составления описи․ Регулярное (ежегодное) формирование описей для «молодых» дел (50 лет) и своевременная сдача «старых» (75 лет) в госархив — залог порядка в кадровом документообороте․

Статья подготовлена на основании действующего на 2024–2025 гг․ законодательства (ФЗ-125‚ Приказ Росархива № 236‚ ГОСТ Р 7․0․97-2016‚ Типовая номенклатура Минкультуры № 2364)․ Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов на официальных ресурсах (pravo․gov․ru‚ rosarhiv․ru)․