Цель статьи – дать полное представление о том, какие шаги необходимо выполнить, какие нормативные акты следует учитывать и какие организационные решения принимать при формировании архива в государственном учреждении.

Правовая основа создания архива

Создание и функционирование архивов государственных учреждений регулируется комплексом федеральных и региональных нормативных актов:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий понятия архивного фонда, архивных документов, их правовой статус и порядок их хранения.
2. Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждён 1 января 2005 г.) – детализирует процедуры комплектования, учёта и использования архивных документов.
3. Приказ Росархива от 02 марта 2005 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях».
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства к вышеуказанным правилам – практические указания по внедрению электронных архивных систем.
5. Региональные нормативные акты (законы и постановления субъектов РФ), которые могут уточнять требования к хранению и учёту архивных документов.

Все перечисленные документы образуют правовую базу, без которой создание архива невозможно.

---

Планирование создания архива

Определение целей и задач

• Обеспечение сохранности государственных документов, отнесённых к архивному фонду.
• Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством.
• Снижение риска утраты и порчи документов.
• Оптимизация процессов учёта и контроля.

Формирование проектной группы

В состав группы обычно входят:

• Руководитель проекта (обычно заместитель директора или главный архивист).
• Специалист по архивному делу.
• ИТ‑специалист (для электронных архивов).
• Юрист, отвечающий за соответствие нормативным требованиям.
• Бухгалтер/финансовый контролёр (для расчёта бюджета).

Оценка объёма и состава документов

Проводится инвентаризация всех документов, подлежащих архивированию:

1. Определение количества бумажных и электронных документов.
2. Классификация по тематикам, срокам хранения и уровню доступа.
3. Выявление дублирующих и устаревших материалов.

Бюджетирование

В бюджет проекта включаются:

• Стоимость помещений (аренда/строительство, ремонт, климат-контроль).
• Оборудование (шкафы, стеллажи, системы пожаротушения, ИТ‑инфраструктура).
• Программное обеспечение для электронного архива (системы документооборота, электронный архив).
• Заработная плата персонала и расходы на обучение.
• Расходы на консалтинг и юридическое сопровождение;

---

Организационная структура архива

Должность	Основные функции
Главный архивист	Организация работы архива, контроль за соблюдением нормативных требований, взаимодействие с контролирующими органами.
Специалист по комплектованию	Сбор, классификация и формирование архивных дел.
Старший архивный сотрудник	Учёт и инвентаризация архивных фондов, подготовка отчётности.
ИТ‑специалист	Поддержка электронных систем хранения, обеспечение информационной безопасности.
Сотрудник по обслуживанию помещений	Контроль климатических условий, пожарной безопасности, технического состояния хранилища.

В небольших учреждениях функции могут совмещаться, однако обязательным является наличие ответственного за архив, который имеет полномочия принимать решения в рамках законодательства.

---

Этапы создания архива

Подготовительный этап

1. Разработка положения об архиве (утверждается приказом руководителя учреждения).
2. Согласование проекта с Росархивом и региональными архивными службами.
3. Определение места размещения (помещение должно соответствовать требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016 «Хранилища архивных документов»).

Организационный этап

1. Закупка и установка специализированного оборудования (архивные шкафы, системы климат‑контроля, системы видеонаблюдения).
2. Внедрение программного обеспечения (ЭДО, системы электронного архива, модули учёта).
3. Разработка регламентов работы (приём‑передача документов, порядок доступа, процедуры восстановления).

Комплектование архива

Согласно Правилам организации хранения, процесс комплектования включает:

• Определение сроков хранения (постоянный, временный, условный).
• Создание архивных дел (физических и/или электронных).
• Оформление паспорта архива (описание фонда, перечень документов, условия доступа).
• Регистрация в журнале учёта (бумажный/электронный).

Учёт и контроль

Для учёта используют:

• Журнал учёта входящих и исходящих архивных документов.
• Электронную базу данных (модуль «Учет архивных фондов» в системе ЭДО).
• Регулярные инвентаризации (не реже одного раза в 5 лет).

Обеспечение доступа

Доступ к архивным материалам регулируется:

• Классификацией по уровню секретности (открытый, ограниченный, конфиденциальный, служебный).
• Регламентом выдачи (заявка, согласование, выдача, регистрация возврата).
• Электронными средствами (права доступа в ИТ‑системе).

Оценка и аудит

После ввода в эксплуатацию проводится:

• Внутренний аудит соответствия правилам хранения и требованиям ГОСТ.
• Внешний контроль со стороны Росархива (периодические проверки).
• Корректировка процессов на основе результатов аудита.

---

Нормативные условия хранения

Хранение бумажных документов

Согласно ГОСТ 7.0.97‑2016, необходимо обеспечить:

• Температуру + 18 ± 2 °C.
• Относительную влажность 45 ± 5 %.
• Защиту от прямого солнечного света, пыли и механических повреждений.
• Систему пожаротушения (газовая, безводная система).

Хранение электронных документов

Требования к электронным архивам изложены в Приказе Росархива от 02 марта 2005 г. и включают:

• Соответствие законодательству о государственных информационных системах (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»).
• Наличие резервных копий (не менее 3‑х копий, хранящихся в разных географических точках).
• Контроль целостности данных (контрольные суммы, журнал изменений).
• Шифрование и ограничение доступа в соответствии с уровнем секретности.

---

Ответственность и контроль

За утрату, порчу или незаконный доступ к архивным документам должностные лица учреждения несут ответственность в соответствии с:

• Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле».
• Уголовным кодексом РФ (ст. 285 «Нарушение правил хранения архивных документов»).
• Трудовым законодательством (дисциплинарные взыскания).

Контроль за соблюдением требований осуществляют:

• Внутренний аудит (служба контроля качества).
• Росархив (периодические проверки).
• Региональные архивные службы (в случае муниципальных учреждений).

---

Примерное положение об архиве государственного учреждения

Ниже приведён шаблон положения об архиве, который может быть адаптирован под конкретную организацию.

ПОЛОЖЕНИЕ О СОЗДАНИИ И ФУНКЦИОНИРОВАНИИ АРХИВА
№ ___ от «__» ___________ 20__

Общие положения
Архив учреждения (далее – Архив) создаётся в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ и Приказом Минкультуры РФ «Правила организации хранения…».
Архив является собственностью государства и находится в подчинении директора (заместителя директора).

Цели и задачи
Сохранение документов Архивного фонда РФ, отнесённых к государственной собственности.
Обеспечение доступа к архивным материалам в порядке, установленном законодательством.
Осуществление учёта, комплектования и контроля за состоянием архивных документов.

Организационная структура
Главный архивист – ответственный за руководство Архивом.
Специалисты по комплектованию, учёту и ИТ‑поддержке – подчиняются Главному архивисту.

Порядок комплектования и учёта
Все документы, подлежащие архивированию, комплектуются в архивные дела согласно классификатору.
Ведение журнала учёта осуществляется в электронном виде в системе ЭДО‑Архив.

Условия хранения
Бумажные документы хранятся в специально оборудованных помещениях с температурой +18 ± 2 °C и влажностью 45 ± 5 %.
Электронные документы хранятся в государственной информационной системе, соответствующей требованиям ФЗ «Об информации».

Права и обязанности персонала
Главный архивист обеспечивает соблюдение нормативных требований.
Сотрудники обязаны соблюдать регламент доступа и своевременно сообщать о повреждениях.
Ответственность
За нарушение требований к хранению и учёту документов предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Порядок внесения изменений в Положение
Изменения вносятся приказом руководителя учреждения и регистрируются в системе ЭДО.

Подпись руководителя ______________________ Дата «__» ___________ 20__

---

Создание архива в государственном учреждении – это многоэтапный процесс, требующий тщательного планирования, строгого соблюдения нормативных требований и постоянного контроля. При правильном подходе архив обеспечивает:

• Сохранность государственных документов.
• Доступность информации для граждан и органов власти.
• Снижение рисков утраты и порчи материалов.
• Соответствие международным и национальным стандартам архивного дела.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на действующее законодательство, каждое государственное учреждение сможет создать эффективный и надёжный архив, который будет служить интересам государства и общества на протяжении многих лет.