Создание архива в новой организации — это не просто расстановка папок по полкам. Это процесс формирования документированной информационной системы, обеспечивающей правовую защиту бизнеса, оперативный доступ к данным и соблюдение законодательства РФ. Игнорирование этого этапа грозит штрафами при проверках, потерей критически важных документов (в т.ч. кадровых) и хаосом в делопроизводстве.

Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на действующем законодательстве (в первую очередь, ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») и лучших практиках архивоведения.

Этап 1. Нормативная база и назначение ответственных лиц

Прежде чем покупать стеллажи и коробки, необходимо зафиксировать статус архива на уровне локальных нормативных актов (ЛНА).

Издание приказа о создании архива

Руководитель организации издает приказ (распоряжение), которым:

• Объявляется о создании архива (архивного фонда) организации.
• Назначается ответственное лицо за архив (архивариус или сотрудник, совмещающий эти обязанности).
• Утверждается структура архива (централизованный или децентрализованный по подразделениям).

Разработка и утверждение «Положения об архиве»

Это главный локальный документ, регламентирующий жизнь архива. В нем обязательно должны быть прописаны:

1. Цели, задачи и функции архива.
2. Порядок формирования архивного фонда (какие документы попадают в архив, через какие сроки).
3. Порядок архивной обработки документов (сборка, опись, нумерация, штанировка/переплет).
4. Сроки хранения документов (ссылка на типовые перечни или собственный Перечень типовых управленческих/кадровых документов).
5. Режим доступа к архиву (кто имеет право изымать дела, порядок выдачи, контроль возврата).
6. Обеспечение сохранности (пожарная безопасность, режим температуры/влажности, охрана).
7. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения (создание экспертной комиссии, акты отбора к уничтожению).
8. Особенности электронного архива (если планируется ЭДО/ЭАРХ).

Утверждение Перечня типовых документов с сроками хранения

Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ, организации обязаны самостоятельно устанавливать сроки хранения для своих уникальных документов (управленческая документация, внутренние отчеты, локальные акты и т.д.), опираясь на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ.
• Приказ Минкультуры России от № 236 (единый типовый перечень для кадровых документов).
• Отраслевые перечни (если применимо).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Правила составления перечней документов с указанием сроков их хранения).

Важно: Для кадровых документов (трудовые книжки, личные карточки, приказы о приеме/увольнении) сроки хранения строго регламентированы Приказом № 236 (75 лет для личных дел, 50 лет для приказов и т.д.). Сокращать их нельзя, продлевать — можно.

Этап 2. Аудит и экспертиза документов (Архивная обработка)

Это самая трудоемкая часть. Нельзя просто убрать бумаги «в коробки». Каждый документ должен пройти экспертизу ценности.

Инвентаризация существующих документов

Даже в новой организации к моменту создания архива уже накапливаются договоры, приказы, первичка. Проведите полный учет:

• Какие дела есть на руках у руководителя, бухгалтерии, кадров, юристов, секретарей?
• В каком виде они хранятся (бумага, сканы, файлы на компьютерах/облаках)?
• Есть ли у них порядковые номера, даты, подписи, печати?

Экспертиза документов на ценность и сроки хранения

Создается Экспертная комиссия по оценке документов (утверждается приказом). Комиссия решает судьбу каждого дела:

• Постоянное хранение (историческая ценность, учредительные документы, ключевые кадровые дела).
• Временное хранение (с указанием конкретного срока: 5, 10, 50, 75 лет).
• К уничтожению (сроки истекли, дубликаты, черновики, не имеющие архивной ценности — по акту).

Архивная обработка дел (Техническая подготовка)

Каждое дело, попадающее в архив, должно быть оформлено по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Сборка дела: документы хронологически или системно, удаление скрепок/степлеров (замена на нитку/пробку), выпрямление углов.
2. Нумерация листов: сквозная по делу (арабскими цифрами, карандашом или штампом в правом верхнем углу).
3. Составление оправки дела (формы 1-б/арх или 2-б/арх): заполнение реквизитов (индекс, номер дела, заглавие, даты начала/окончания, число листов, срок хранения, подпись составителя).
4. Штанировка или переплет: дела до 150-200 листов — штанируются (прошиваются нитью), толстые — переплетаются/сшиваются в твердой обложке.
5. Формирование описи дел (формы 1-о/арх или 2-о/арх): перечень всех дел фонда с указанием номеров, заглавий, дат, сроков хранения, количества листов. Опись — главный поисковый прибор.

Этап 3. Подготовка помещения и материально-техническая база

Архив — это хранилище с особыми требованиями (СП 4.13130.2013, ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799).

Требования к помещению

• Пожарная безопасность: стены/перекрытия негорючее (предел огнестойкости не ниже REI 60), двери металлические (класс ЭИ 60), пожарная сигнализация, пожаротушение (порошковое/газовое — вода запрещена для бумаги).
• Климат: температура 18±2°C, относительная влажность 50±5%. Необходимы кондиционеры/оссушители с автоматическим контролем (гигрометры/термометры в каждом зале).
• Свет: рассеянный, без прямых солнечных лучей (шторы/жалюзи), люминесцентные или LED лампы с УФ-фильтрами.
• Полы: бетонные, покрытые пылеподавляющим составом или керамогранитом. Нагрузка пола — расчетная (стеллажи с делами весят много).
• Безопасность: металлические двери с надежными замками, охранная сигнализация, видеонаблюдение, контроль доступа (СКУД).

Оборудование архива

• Архивные стеллажи: стационарные (на рельсах — для экономии места) или разборные. Высота ячеек под стандартные короба/папки (обычно 300-320 мм). Антикоррозийное покрытие (порошковая покраска).
• Архивная мебель: столы для обработки, стулья, табуреты, лестницы-трапы (для верхних ярусов).
• Упаковка: архивные короба (круглые/прямоугольные, картон/микрогофрокартон), папки-регистраторы, пакеты для фото/негативов, безкислотная бумага для межлистковки.
• Техника: компьютер с ПО для учета архива (1С:Архив, АрхАРМ, СБИС и др.), сканер (планшетный/пропускной А3/А4) для цифровизации, принтер этикеток/штрих-кодов.

Этап 4. Организация электронного архива (ЭАРХ)

Современная организация немыслима без электронного документооборота. Создание ЭАРХ регулируется Приказом Минцифры России от № 526 (требования к ЭАРХ) и ГОСТ Р 7.0.100-2018.

Ключевые моменты:

• Выбор ПО: сертифицированное СЭД (Система электронного документооборота) с модулем архива или отдельная СЭА (Система электронного архива). Должна поддерживать КЭП (квалифицированную электронную подпись), штампы времени, контроль целостности.
• Цифровизация бумажного фонда: сканирование по ГОСТ Р 7.0.99-2018 (разрешение 300 dpi для текста, 600 dpi для фото/чертежей, формат PDF/A-1b или TIFF). Обязательное распознавание текста (OCR) для поиска.
• Метаданные: каждый электронный документ/дело должен иметь карточку метаданных (автор, дата, номер, вид документа, срок хранения, классификация секретности).
• Резервное копирование: правило 3-2-1 (3 копии, 2 разных носителя, 1 вне офиса). Регулярная проверка восстановления.
• Правовая сила: электронный документ, подписанный КЭП, равен бумажному (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Оригиналы бумажных документов, отсканированных в ЭАРХ, нельзя уничтожать до истечения срока хранения, если иное не установлено законом (для налоговых — ст. 23 НК РФ позволяет хранить только электронные копии при соблюдении условий).

Этап 5. Ввод архива в эксплуатацию и текущая работа

Размещение дел на стеллажах

Используйте адресную систему хранения: Стеллаж — Секция, Полка, Ячейка (Коробка). Все адреса заносятся в опись и учетную систему (Excel/1С/СЭА). Номенклатура дел формируется ежегодно.

Регламент работы с архивом (Инструкция по пользованию архивом)

Отдельный документ для сотрудников, запрашивающих дела:

• Порядок подачи заявки (бумажная/электронная).
• Сроки выдачи (обычно в течение 1 рабочего дня).
• Порядок выдачи: под роспись в журнале учета выдачи (форма 14-арх) или в СЭА.
• Срок пользования (обычно до 1 месяца с правом продления).
• Запрет выноса уникальных/кадровых дел за пределы архива/организации (только в читальный зал).
• Ответственность за порчу/утерю (материальная, дисциплинарная).

Ежегодные процедуры

1. Формирование номенклатуры дел по итогам года (до 1 февраля следующего года).
2. Сдача дел в архив структурными подразделениями (обычно в I квартале).
3. Актуализация Перечня сроков хранения (при изменении законов или структуры орга).
4. Отбор к уничтожению документов с истекшими сроками (заседание экспертной комиссии, составление акта, уничтожение под актом с изготовлением макулатуры).
5. Инвентаризация фондов (полная или выборочная) раз в 3-5 лет или при смене архивариуса.

Чек-лист: «Архив создан правильно»

Типичные ошибки новичков (и как их избежать)

• Ошибка: «Складываем всё в коробки и уберем в кладовку».
  Решение: Без описей и оправок это не архив, а свалка. Поиск документа займет дни.
• Ошибка: «Сроки хранения придумаем сами, короче — лучше».
  Решение: Для кадров и налога сроки — императивные нормы закона. Сокращение — ст. 13.20 КоАП РФ (штрафы на юрлица до 50 000 руб., на должностных лиц — до 10 000 руб. или дисквалификация).
• Ошибка: «Отсканировали — оригиналы в мусорку».
  Решение: Оригиналы документов, подлежащих хранению на бумаге (нотариальные, с печатями/подписями, строгой отчетности), уничтожать до истечения срока нельзя.
• Ошибка: «Архивариус — это секретарь/уборщица/стажер «на полуставке»».
  Решение: Архивариус — это квалифицированная должность (профстандарт 03.007). Требуются знания ГОСТов, законов, умение работать с ПО. Обучение обязательно (повышение квалификации раз в 3-5 лет).
• Ошибка: Игнорирование климата (сухо/влажно/жарко).
  Решение: Бумага гигроскопична. Влага = плесень (уничтожение фонда за недели). Сухость = ломкость. Контроль климата — ежедневный журнал замеров.

Создание архива в новой организации — это инвестиция в правовую безопасность и операционную эффективность. Грамотно организованный архив позволяет за минуты найти любой договор, приказ или личную карточку сотрудника за 20-летнюю историю компании, успешно пройти налоговую/профинспекцию/суд и плавно перейти на безбумажный документооборот.

Начинайте с документов (Положение, Перечень, Приказы), затем наводите порядок в бумагах (обработка, описи), и только потом оснащайте помещение. Системный подход с первого дня сэкономит миллионы рублей и нервов в будущем.

Статья подготовлена на основе ФЗ № 125-ФЗ, Приказа Минкультуры № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016, СП 4.13130.2013 и практики архивоведения. Актуально на .