Создание центрального архива — это сложный, многоэтапный процесс, требующий соблюдения строгих нормативных требований, грамотного организационного проектирования и обеспечения материально-технической базы․ Центральный архив, как правило, формируется в федеральных органах власти, органах власти субъектов РФ или крупных корпоративных структурах для централизованного хранения документов аппарата управления, подведомственных организаций и других источников, входящих в утвержденный перечень комплектования․

Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на действующем законодательстве и архивной практике (актуально на )․

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность архивов в Российской Федерации регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон)․
• Постановлениями Правительства РФ (например, Постановление от № 809 о создании ГАРФ, Постановление Правительства СПб от № 1272 о создании ЦГА СПб)․
• Приказами Федерального архивного агентства (Росархива) и ведомственными нормативными актами․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Национальная система стандартов․ Архивное дело․ Термины и определения»․

Ключевое правило (п․ 1․2․1 типовых правил): В зависимости от компетенции организации могут создаваться центральные архивы федеральных органов власти или органов власти субъектов РФ, хранящие документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

Этап 1: Принятие решения и разработка учредительных документов

Административное оформление создания

1. Приказ (распоряжение) руководителя организации о создании центрального архива․ В приказе указываются: цели создания, структура, подчиненность, источники комплектования․
2. Согласование с Росархивом (или уполномоченным ведомственным архивом) проекта Положения об архиве․ Согласно ст․ 10․1․2 (КонсультантПлюс), Положение о центральном архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы и утверждается руководителем организации․

Разработка и утверждение Положения о центральном архиве

Положение — основной уставной документ․ Обязательные разделы:

• Общие положения (правовая основа, статус — юрлицо, структурное подразделение или часть службы ДОУ)․
• Задачи и функции (прием, учет, хранение, комплектование, использование, экспертиза ценности)․
• Права и обязанности архива․
• Организационная структура и штатное расписание․
• Материально-техническое обеспечение․
• Контроль за деятельностью и отчетность․

Этап 2: Кадровое обеспечение и организационная структура

Внесение изменений в штатное расписание

В крупных компаниях и госорганах рекомендуется создать отдельное структурное подразделение (отдел, управление, сектор)․ Необходимо:

• Внести изменения в штатное расписание․
• Ввести должность руководителя архива (директора, заведующего, архивариуса)․
• Определить штат архивариусов, техников, реставраторов, системных администраторов (для ЭАД)․

Должностные инструкции

Составить Должностную инструкцию для каждой единицы штата с четко определенными правами, обязанностями, ответственностью и квалификационными требованиями․ Руководитель архива организует аттестацию работников, назначение и расстановку кадров, совершенствование структуры․

Создание экспертной комиссии

Обязательный шаг: Выпустить Приказ о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов (экспертиза сроков хранения)․ В комиссию включают представителей архива, делопроизводителей, юристов, предметных специалистов․

Этап 3: Материально-техническая база и помещения

Архивное хранение требует соответствия санитарно-эпидемиологическим, пожарным и архивным нормам (СП 52․13330, ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003)․

Требования к помещениям

• Хранилища: Отдельные помещения с контролем микроклимата (температура 18±2°С, влажность 50±5% для бумаги; специальные режимы для фото/пленки/Электронных носителей)․
• Помещения приема и регистрации: Для первичной обработки поступивших фондов․
• Читальный зал / Зона выдачи: Для работы с пользователями․
• Серверная / ЦОД: При наличии электронного архива (ЭАД)․
• Пожарная безопасность: Системы автоматического пожаротушения (газовые, порошковые — без воды), сигнализации, устойчивые двери․
• Охрана: Охранно-пожарная сигнализация, контроль доступа (СКУД), видеонаблюдение․

Архивное оборудование

• Стационарные металлические стеллажи (мобильные/стационарные) с расчетом нагрузки․
• Архивные короба, папки, файлы (безкислотные материалы для ценных документов)․
• Оборудование для реставрации и санитарной обработки (при необходимости)․
• Техника для оцифровки (планетные сканеры, потоковые сканеры)․
• Средства автоматизации: АИС «Архив», 1С:Архив, Directum, DIADOC или иные СЭД/ЭАД․

Этап 4: Формирование документопотока и методология

Прием документов на хранение

Разработать Инструкцию по приему документов․ Процесс включает:

1. Инвентаризацию дел в структурных подразделениях-источниках․
2. Проведение экспертизы ценности (экспертной комиссией) с составлением Актов экспертизы и Номенклатур дела․
3. Оформление передаточных описей (ф․ № 98 или ведомственные аналоги)․
4. Физическую передачу дел в архив с составлением Акта приема-передачи․

Учет и описание фондов

• Создание справочных аппаратов (путеводители, обзоры, картотеки, электронные базы данных)․
• Нумерацию дел сквозную по описям․

Регламент доступа и использования

• Разработка Правил пользования архивом (аналогично ЦА МО или ГБУ ЦГА г․ Москвы)․
• Определение режима доступа: открытые, секретные (ГТ, ДСП), содержащие персданные (152-ФЗ)․
• Оформление выдачи: читальный зал, копирование, удаленный доступ (для ЭАД)․

Этап 5: Создание электронного архива (ЭАД) — современный стандарт

На 2026 год создание Электронного архива документов (ЭАД) является обязательным элементом для госорганов и рекомендуемым для коммерческих структур (ФЗ-125, ФЗ-63 «Об электронной подписи», Приказ Минцифры/Росархива)․

Этапы внедрения ЭАД

1. Концепция/Техническое задание: Определение целей, объемов оцифровки, требований к ЭП, хранению, миграции форматов․
2. Выбор ПО: Сертифицированные СЭД/ЭАД (соответствие ФСТЭК, ФСБ, Росархиву)․
3. Оцифровка (сканирование): По ГОСТ Р 7․0․99-2018 (метрические параметры, форматы TIFF/PDF-A, OCR-слой)․
4. Электронное подписание: КЭП ответственного лица на архивные копии / пакеты документов․
5. Долгосрочное хранение: Обеспечение целостности (хеш-суммы), миграция форматов/носителей каждые 5-10 лет․
6. Интеграция: С текущим делопроизводством (СЭД организации) для автоматического перевода дел в архив по истечении сроков хранения в делопроизводстве․

Этап 6: Финансовое обеспечение и сметы

Руководитель организации отвечает за подачу сметы в бухгалтерию/финотдел․ Статьи расходов:

• Каптальный ремонт/приспособление помещений (капремонт, вентиляция, ПТУ)․
• Закупка стеллажей, упаковки, техники․
• Лицензии на ПО (ЭАД, антивирусы, СЗИ)․
• Фонд оплаты труда (ФОТ) штата архива․
• Обучение кадров (повышение квалификации архивариусов — не реже 1 раза в 5 лет)․
• Расходы на реставрацию, санитарную обработку, оцифровку․

Примечание: При наличии готового помещения и стеллажей расходы на старте могут быть минимальными, однако системное администрирование ЭАД требует постоянных вложений․

Контроль, аудит и развитие

• Внутренний контроль: Ежегодные инвентаризации фондов, проверка микроклимата, испытание систем ПТУ/Охраны․
• Внешний контроль: Проверки Росархива (плановые/внеплановые), прокуртуры, ведомственных инспекций․
• Аттестация архива: Проведение аттестации фондов (ценности, сроки хранения, состояние сохранности) — не реже 1 раза в 5 лет․
• Методическая работа: Консультирование структурных подразделений по делопроизводству, составление типовых номенклатур дел, обучение ответственных за документооборот․

Типовые ошибки при создании (чек-лист «Чего не делать»)

1. Создание архива «на бумаге» без реальных помещений и штата․ Архив без архивариуса и стеллажей — это просто склад мусора․
2. Игнорирование экспертизы ценности․ Прием всего подряд приводит к заполнению площадей бессрочными документами и потере ценных․
3. Отсутствие Положения об архиве или его несогласование с Росархивом․ Юридическая уязвимость․
4. Хранение в неугодных условиях (подвалах, чердаках, коридорах)․ Необратимая порча фондов за 1-2 сезона․
5. Создание ЭАД без КЭП и контроля целостности․ Юридическая ничтожность электронных копий․
6. Разрыв между делопроизводством и архивом․ Дела не поступают в архив по истечении сроков хранения в отделах (5 лет и более)․

Примеры успешной практики (Reference)

• ГАРФ (Государственный архив РФ): Создан распоряжением Правительства РФ от № 809․ Правопреемник Центрального государственного архива Октябрьской революции․ Пример федерального центрального архива․
• ЦГА Санкт-Петербурга: Создан Постановлением Правительства СПб от № 1272 как ГБУ․ Пример регионального центрального архива․
• ЦА МО (Центральный архив Минобороны): Имеет исчерпывающие внутренние регламенты работы (Альманах ГенЭкспо), строгий режим доступа и развитую систему ЭАД․
• ГБУ ЦГА г․ Москвы: Публикует методические рекомендации, перечни типовых документов, правила работы, эталон для муниципальных архивов․

Создание центрального архива — это не разовое мероприятие, а запуск живой организационной системы․ Успех зависит от «трех китов»:

1. Правового оформления (Приказ, Положение, согласование с Росархивом, штат)․
2. Инфраструктуры (Помещения по нормам, стеллажи, ЭАД/СЭД, ПТУ/Охрана)․
3. Кадров и процессов (Квалифицированные архивариусы, работающая экспертная комиссия, налаженный прием документов из делопроизводства, регламентированное обслуживание пользователей)․

Инвестиции в правильную организацию архива на старте экономят колоссальные средства в будущем: предотвращают потерю уникальных документов, штрафы за нарушение сроков хранения и 152-ФЗ, обеспечивают доказательную базу организации в судах и проверках, а также сохраняют историческую память структуры․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и открытых источников интернета (данные на )․ Для конкретной организации рекомендуется консультация со специалистами Росархива или профильного ведомственного архива․