На современном этапе развития информационного общества создание электронного архива перестало быть исключительно внутренней задачей организаций и стало обязательным требованием государственной политики в области архивного дела. Переход на электронное делопроизводство, массовое использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и необходимость обеспечения долгосрочного хранения документов с юридической значимостью диктуют новые подходы к формированию архивных фондов. Данная статья рассматривает ключевые аспекты создания электронного архива в государственных учреждениях и организациях, передающих дела на государственное хранение, опираясь на актуальное законодательство и практику внедрения на 2026 год.

Нормативно-правовая основа: Приказ Росархива № 77 и актуальные стандарты

Главным документом, регламентирующим порядок формирования, ведения и хранения электронных архивов в государственных органах, является Приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении Требований к формированию, ведению и хранению электронных архивов». Именно на этом документе строится вся методология создания Электронного архива документов (ЭАД).

Ключевые законодательные акты, которые необходимо изучить перед стартом проекта:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основные определения, права и обязанности).
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (юридическая значимость ЭП, сроки действия, подтверждение и продление).
• Приказ Росархива от № 174 (порядок передачи дел в государственные архивы).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Формирование электронного архива. Общие требования».

Важно: Государственные органы и компании, формирующие электронные архивы, обязаны обеспечивать соответствие своих систем (СЭД / ЭАД) требованиям Приказа № 77, в т.ч. по формированию отчетных форм, утвержденных Росархивом, для последующей передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы (ГАРФ, региональные архивы, Главархивы).

Основные задачи и понятие электронного архива в госсекторе

Электронный архив (ЭА) относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM). В контексте государственных архивов его ключевые задачи:

1. Обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭД) и их копий на протяжении всего срока хранения (в т.ч. перманентного).
2. Целостность и сохранность документов и их метаданных (защита от несанкционированного изменения, потери, технологического устаревания форматов).
3. Управление сроками хранения в соответствии с номенклатурами, утвержденными Росархивом, включая проведение экспертизы ценности документов.
4. Обеспечение доступа и поиска (в т.ч. семантического/интеллектуального) для потребителей — граждан, организаций и госорганов.
5. Интеграция с ГИС и ЕСИА для оказания государственных услуг в электронном виде.

Создается единый электронный архив для всех типов документов: бумажных (после оцифровки), электронных подлинников (рожденных цифровыми), файлов и служебной документации.

Пошаговая методология создания электронного архива

Процесс создания ЭАД требует системного подхода. Ниже приведен обобщенный алгоритм, рекомендуемый экспертами (в т.ч. в рамках курсов «Методология организации электронного архива»):

Этап 1: Аудит и проектирование (Подготовительный)

• Инвентаризация существующих фондов (бумажных и электронных).
• Анализ нормативной базы и изменений в ЛНА (локальных нормативных актах) организации.
• Разработка Политики электронного архива и Регламента работы с ЭАД.
• Определение модели внедрения: коробочное решение (on-premise), облачное (SaaS) или гибридное.

Этап 2: Выбор и внедрение программно-технического комплекса (ПТК)

• Подбор СЭД / Системы электронного архива, сертифицированной ФСТЭК/ФСБ (при необходимости) и соответствующей Приказу № 77.
• Настройка профилей метаданных (карточек документов) в соответствии с архивными стандартами.
• Настройка механизмов долговременного хранения: контроль целостности (хэш-суммы), миграция форматов, резервное копирование метаданных и файлов.
• Интеграция с действующими системами делопроизводства (СЭД «ДЕЛО», 1С, ERP, ГИС).

Этап 3: Оцифровка и ввод документов (Наполнение архива)

• Организация процесса сканирования/оцифровки бумажных фондов (качественная оцифровка, OCR/распознавание текста).
• Автоматизированный или ручной ввод электронных подлинников с проверкой ЭП (действие сертификата, отзыв, подтверждение/продление действия ЭП по истечении сроков).
• Формирование электронных дел и описей с присвоением уникальных идентификаторов.

Этап 4: Эксплуатация, контроль и передача в госархив

• Ежедневное ведение: прием, выдача (в т.ч. удаленная), уничтожение по актам.
• Регулярный аудит целостности и читаемости форматов.
• Подготовка пакетов передачи (SIP — Submission Information Package) в форматировании, требуемом принимающим государственным архивом (ГАРФ, областной архив и т.д.).

Технические требования к системе электронного архива (СЭА)

Согласно практике внедрений (ЭОС, Цитрос, ЭЛАР, ВИАР ИТ, Биорг, ОСГ Россия) и требованиям Росархива, СЭА должна обеспечивать:

Юридическую значимость и управление ЭП

Система должна автоматически контролировать сроки действия сертификатов ключей проверки ЭП, осуществлять подтверждение и продление их действия (в соответствии с 63-ФЗ), хранить информацию об отзыве сертификатов на момент подписания.

Обеспечение целостности и аутентичности

• Расчет и хранение хэш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012) для каждого файла и версии документа.
• Журналирование всех событий (Audit Trail) с невозможностью редактирования логов.
• Защита от технологического устаревания: стратегия миграции форматов (PDF/A, XML, TIFF и др.).

Интеллектуальный поиск и семантическая обработка

Современные решения (например, Цитрос Архив / SL Soft, ЭЛАР) внедряют модули ИИ для: семантического поиска, автоматического извлечения атрибутов (сущностей), классификации документов, обработки научно-технической и учетно-технической документации (БТИ, проектные институты).

Резервное копирование и отказоустойчивость

Обязательное резервное копирование как самих электронных документов, так и их метаданных (базы данных архива) по схеме 3-2-1 или в соответствии с требованиями регулятора для критической инфраструктуры.

Обзор программных решений на российском рынке (2024–2026 гг.)

Рынок предлагает как комплексные ECM-платформы, так и специализированные модули электронного архива. Выбор зависит от масштаба, бюджета и требований к импортозамещению.

Специфика взаимодействия с государственными архивами (ГАРФ, региональные архивы)

Конечной целью создания ЭАД в ведомстве часто является передача дел на государственное хранение. Процесс взаимодействия включает:

1. Согласование форматов передачи с принимающим архивом (ГАРФ создан распоряжением Правительства РФ от № 809 и является ключевым федеральным архивом).
2. Формирование пакета передачи (SIP) с полным набором метаданных по схемам Росархива.
3. Проведение экспертизы ценности и сроков хранения перед передачей (документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, перманентные — передаче).
4. Акт приема-передачи в электронном виде с ЭП уполномоченных лиц обеих сторон.

Пример успешной практики: Электронный архив Новосибирской области (около 40 тыс. дел, данные ТАСС за март 2026 г.), а также проекты Министерства юстиции РК (2008 г.) и Ямало-Ненецкого АО, демонстрирующие масштабируемость подходов.

Основные риски и ошибки при внедрении

• Игнорирование Приказа № 77 на этапе закупки ПО: приобретение СЭД без модуля долгосрочного хранения и формирования пакетов для Росархива.
• Отсутствие регламента управления ЭП: потеря юридической значимости документов по истечении срока действия сертификатов УЦ без процедуры подтверждения/продления.
• Низкое качество оцифровки: нарушение требований к разрешающей способности, цветопередаче, отсутствие OCR-слоя, делающее документы непоисковыми.
• Фрагментированность хранилищ: хранение документов в разных системах (СЭД, файлообменники, 1С, почта) без единого точки входа в ЭАД.
• Недооценка объемов метаданных: заполнение карточек документов «для галочки» без привязки к номенклатуре дел и справочникам Росархива.

Создание электронного архива в государственных архивах и ведомствах — это не разовая акция по сканированию бумаг, а непрерывный управленческий процесс, требующий:

• Строгого следования Приказу Росархива № 77 и ГОСТ Р 7.0.99-2018.
• Внедрения сертифицированных российских решений (ЭОС, Цитрос, ЭЛАР, ВИАР ИТ и др.), гарантирующих суверенность данных.
• Компетенций архивистов в области IT (метаданные, форматы, ЭП, кибербезопасность).
• Планирования бюджета на весь жизненный цикл: от оцифровки и закупки ПО до ежегодных аудитов целостности и миграции форматов.

Только системный подход, объединяющий правовую, организационную и техническую составляющие, позволяет создать электронный архив, который будет выполнять свою главную функцию — доверительное сохранение документов для будущих поколений и обеспечение прав граждан и государства.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (состояние на ), материалов сайтов вендоров (ЭОС, SL Soft, ЭЛАР, ВИАР ИТ, Биорг, ОСГ Россия), нормативных актов Росархива и новостных агентств (ТАСС).