Создание электронных архивов (ЭАД) в системе государственного управления является важным направлением цифровой трансформации․ Оно обеспечивает долгосрочное хранение‚ быстрый поиск и легитимное использование документов‚ а также соответствует требованиям законодательства о электронном документообороте․

Нормативная база

Основные правовые акты‚ регулирующие формирование федеральных электронных архивов:

• Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена ФНС России в конце 2020 г․) – определяет стратегические цели перехода на электронный документооборот между предприятиями и контролирующими органами․
• Федеральный закон от 21 ноября 2021 г․ № 377‑ФЗ о поправках в Трудовой кодекс РФ – разрешает ведение практически всех кадровых документов в электронном виде․
• Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011‑2020 гг․ – включает мероприятия по созданию‚ хранению и использованию электронных документов federalных органов исполнительной власти․
• Положение о Федеральном архивном агентстве – регламентирует согласование перечней документов‚ которые должны создаваться‚ храниться и использоваться в электронной форме․
• Приказ Росархива от  № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях» – основной нормативный акт‚ регламентирующий порядок работы с электронными архивными документами․
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Федеральное архивное агентство) – определяют обязательные функции СХЭД (системы хранения электронных документов)‚ включая формирование актов приема‑передачи электронных дел․
• Проект Рекомендаций по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД) – содержит практические указания по комплектованию и учету ЭАД․

Этапы формирования электронного архива

Процесс создания ЭАД в федеральном органе можно разделить на несколько последовательных этапов:

1. Анализ и планирование
   • Определение перечня документов‚ подлежащих электронному хранению (согласование с Федеральным архивным агентством)․
   • Разработка дорожной карты внедрения (Customer Journey Map) для учета потребностей пользователей․
   • Оценка существующей ИТ‑инфраструктуры и выбор архитектуры (локальное хранилище‚ облачное решение или гибридная модель)․
2. Нормативное обеспечение
   • Утверждение внутренних положений о работе с электронными документами‚ соответствующих Приказу Росархива № 77․
   • Согласование требований к электронной подписи (усиленная квалифицированная электронная подпись – УКЭП)․
   • Включение положений о комплектовании‚ учете и хранении ЭАД в локальные нормативные акты․
3. Техническая реализация
   • Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) или специализированной системы хранения электронных документов (СХЭД)‚ соответствующей типовым функциональным требованиям․
   • Настройка модулей комплектования‚ индексации и метаданных (например‚ согласно стандартам ISAD(G) или национальным классификаторам)․
   • Обеспечение возможности вывода актов приема‑передачи электронных дел в печатном виде․
   • Интеграция с существующими корпоративными системами (бухгалтерия‚ кадры‚ закупки)․
4. Оцифровка и миграция
   • Сканирование бумажных фондов‚ формирование метаданных и контроль качества изображений․
   • Перенос уже существующих электронных документов в СХЭД с проверкой целостности и подлинности․
   • Создание резервных копий и организация долгосрочного хранения (например‚ в соответствии с требованиями к срокам сохранности – не менее 50 лет для большинства архивных документов)․
5. Ввод в эксплуатация и обучение
   • Пilot‑запуск в выбранных подразделениях (например‚ в 20 федеральных органах исполнительной власти‚ как указано в источнике)․
   • Обучение сотрудников работе с системой‚ правилам комплектования и использования УКЭП․
   • Сбор обратной связи и корректировка интерфейса (создание интуитивно понятного UI на основе карты пути пользователя)․
6. Мониторинг и улучшение
   • Регулярный аудит соответствия требованиям Приказа Росархива № 77 и типовым функциональным требованиям․
   • Обновление нормативных актов и технических средств в соответствии с изменениями законодательства и технологиями․
   • Анализ показателей использования (время поиска документов‚ количество ошибок‚ уровень удовлетворенности пользователей)․

Технические требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно типовым функциональным требованиям‚ СХЭД должна обеспечивать:

• Формирование и хранение метаданных‚ необходимых для поиска и идентификации документов;
• Поддержание целостности и подлинности электронных документов (контрольные суммы‚ электронные подписи)․
• Возможность создания актов приема‑передачи электронных дел в электронном виде с опцией вывода на печать․
• Обеспечение доступа к документам в соответствии с установленными уровнями конфиденциальности и правами доступа․
• Архивирование с соблюдением сроков хранения‚ установленных законодательством и нормативными актами Росархива․
• Интеграция с системами электронного документооборота (СЭД) и другими корпоративными ИТ‑решениями․

Организационные аспекты

Успешное формирование федерального электронного архива невозможно без четкой организационной структуры:

• Назначение ответственного лица или подразделения (например‚ отдел электронного архива) за комплектование‚ учет и хранение ЭАД․
• Разработка инструкций по работе с электронными документами‚ включая порядок подписи УКЭП и передачу документов в государственный архив․
• Регулярное проведение внутренних аудитов и проверок соответствия требованиям Приказа Росархива № 77․
• Взаимодействие с Федеральным архивным агентством и Росархивом для получения методической помощи и актуализации нормативной базы․

Примеры и практика

Некоторые федеральные органы уже имеют опыт создания электронных архивов:

• В 2021‑2022 гг․ в рамках пилотного проекта 20 федеральных органов исполнительной власти тестировали систему хранения с использованием собственного архивного модуля или облачного хранилища‚ после чего документы передавались в Центральное хранилище электронных документов (ЦХЭД)․
• Организации‚ работающие с госсектором‚ часто применяют подход «Единое окно обработки бумажной корреспонденции» совместно с оцифровкой архивов‚ что позволяет сократить время ввода данных и повысить качество метаданных․
• При создании электронного архива на базе платформы КСЭД 3․0 многие заказчики совместно с разработчиками формируют карту пути пользователя (Customer Journey Map)‚ что обеспечивает интуитивно понятный интерфейс и снижает риск непринятия системы сотрудниками․

Перспективы развития

С учетом текущих тенденций можно выделить следующие направления дальнейшего развития федеральных электронных архивов:

• Расширение использования облачных решений с соблюдением требований к защите информации (ФЗ‑152 «О персональных данных»‚ ФЗ‑149 «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»)․
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации‚ извлечения метаданных и аннотирования документов․
• Развитие межведомственного обмена электронными архивными данными через единые государственные платформы (например‚ ЕГИСЗ)․
• Повышение уровня защиты электронных подписей и внедрение постквантовых криптографических алгоритмов в долгосрочное хранение․
• Создание национального реестра электронных архивных фондов с открытыми каталогами для исследователей и граждан․

Таким образом‚ формирование электронных архивов федеральных органов власти – это комплексный процесс‚ требующий согласования нормативной базы‚ технической реализации‚ организационной подготовки и постоянного мониторинга․ Соблюдение требований Приказа Росархива № 77‚ типовых функциональных требований и рекомендаций ВНИИДАД гарантирует легитимность‚ доступность и долгосрочную сохранность архивных документов в цифровой форме․