Сегодня 03:46:19 () актуальность создания надёжного электронного архива документов возрастает в связи с усилением требований законодательства, ростом объёмов электронной информации и необходимостью обеспечения её долговременной доступности; В данной статье подробно рассмотрены нормативные основы, типовые функциональные требования, этапы внедрения и практические рекомендации по организации хранения электронных документов в архивах государственных органов, организаций и муниципальных образований.

Нормативная база

Основные правовые акты, регулирующие организацию архивного хранения электронных документов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст. 17) – обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, включая электронные, в течение нормативных сроков хранения.
• Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. – утверждает Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов.
• Приказ ФНС России от № ММВ‑7‑6/196 (ред. от ) – содержит методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками, включая требования к хранению электронных документов с электронной подписью (ЭП).
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по работе и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (на примере РГАНТД).
• Приложение к Приказу Министерства культуры РФ – устанавливает обязательное наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основный и резервный).

Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД

Согласно приказу Росархива, системы должны обеспечивать:

1. Информационную и функциональную совместимость СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов.
2. Соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным:
   • Правилами делопроизводства;
   • Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия;
   • Правилами хранения документов.
3. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа, повреждения и утраты электронных документов на всём протяжении их жизненного цикла.
4. Поддержка версионирования и метаданных (автор, дата создания, тип документа, уровень конфиденциальности и т.д.).
5. Возможность долгосрочного хранения с контролем целостности (контрольные суммы, периодическая проверка).

Требования к хранению электронных документов

Ключевые аспекты, вытекающие из нормативных актов и методических рекомендаций:

• Хранение совместно с открытыми сертификатами ключей проверки ЭП (для документов, подписанных электронной подписью).
• Дублирование носителей – минимум два экземпляра на разных физических носителях (например, основной сервер и резервное облачное хранилище).
• Соответствие помещений архива общим требованиям к зданиям и помещениям аналогичного назначения (влажность, температура, защита от пыли, магнитных полей и т.д.).
• Контроль доступа – ролевая модель, журнал событий, двухфакторная аутентификация.
• Регулярное резервное копирование и проверка восстановимости данных.
• Мониторинг целостности – использование контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и периодическая сверка.

Этапы создания электронного архива в организации

Практический путь внедрения можно разделить на несколько последовательных этапов:

1. Анализ текущего состояния
   • Инвентаризация всех видов документов (бумажных и электронных).
   • Определение нормативных сроков хранения и категорий конфиденциальности.
   • Оценка существующих СЭД и СХЭД на соответствие типовым требованиям.
2. Проектирование архитектуры хранилища
   • Выбор аппаратной платформы (серверы, СХД, ленточные библиотеки).
   • Определение программного стека (СУБД, система управления цифровым контентом, средства резервного копирования).
   • Планирование сетевой инфраструктуры и каналов передачи данных.
3. Разработка политик и процедур
   • Политика именования файлов и структуры каталогов.
   • Правила ввода метаданных и классификации.
   • Процедуры приёма, передачи на хранение и выдачи документов.
   • План реагирования на инциденты (утеря, повреждение, кибератака).
4. Внедрение и миграция данных
   • Перенос существующих электронных документов в новое хранилище с сохранением метаданных и контрольных сумм.
   • Сканирование бумажных документов и их внесение в электронный архив (при необходимости).
   • Настройка резервного копирования и репликации.
5. Обучение персонала и ввод в эксплуатацию
   • Тренинги по работе с СЭД/СХЭД, работе с метаданными и соблюдению политик безопасности.
   • Пilot‑запуск с последующей корректировкой процессов.
6. Постоянное сопровождение и аудит
   • Регулярный мониторинг целостности и доступности данных.
   • Периодический аудит соответствия нормативным требованиям.
   • Обновление аппаратного и программного обеспечения в соответствии с планом жизненного цикла.

Технические и организационные аспекты

Аппаратная платформа

Для обеспечения долговременного хранения рекомендуется использовать:

• Массивы NAS/SAN с поддержкой RAID‑6 или RAID‑10 для повышенной отказоустойчивости.
• Ленточные библиотеки (LTO‑8/9) как офлайн‑резерв – средний срок службы ленты до 30 лет при правильном хранении.
• Резервные мощности в географически разнесённых дата‑центрах (минимум две копии в разных регионах).

Программное обеспечение

Варианты СХЭД:

• Коммерческие системы (например, DocuWare, OpenText Content Suite, IBM FileNet) – готовые модули для управления жизненным циклом, аудита и интеграции с СЭД.
• Открытые решения (Alfresco Community Edition, Nuxeo, DSpace) – гибкость в настройке метаданных и поддержка стандартов OAIS, PREMIS.
• Облачные сервисы (AWS Glacier, Azure Archive Storage, Google Cloud Archive) – экономичное долгосрочное хранение с встроенным контролем целостности.

Организационные меры

• Назначение ответственного за архив (архивариус или руководитель ИТ‑отдела).
• Утверждение внутреннего нормативного документа «Политика организации электронного архива».
• Регулярное повышение квалификации сотрудников (семинары по архивному делу, кибербезопасности, работе с СЭД).

Чек‑лист по созданию цифрового архива в компании

Следующий список поможет не упустить ключевые пункты при проектировании и внедрении электронного архива:

• Определить нормативные сроки хранения для каждого типа документов (по ФЗ‑125, отраслевым приказам).
• Составить инвентарь документооборота – какие документы создаются, где хранятся, в каком формате.
• Выбрать модель хранения (on‑premise, гибрид, облако) и определить необходимый уровень резервирования.
• Разработать схему метаданных (автор, дата, тип, уровень конфиденциальности, номер дела, ключевые слова).
• Обеспечить поддержку электронной подписи – хранение открытых сертификатов и проверка подлинности при выдаче.
• Настроить контроль доступа – ролевая модель, журнал событий, двухфакторная аутентификация.
• Внедрить систему резервного копирования с проверкой восстановимости не реже одного раза в квартал.
• Определить процедуры приёма и передачи на хранение (включая проверку целостности при загрузке).
• Провести обучение персонала и утвердить внутренние инструкции.
• Запланировать регулярный аудит (соответствие законодательству, целостность данных, эффективность резервного копирования).
• Документировать все изменения в архитектуре и политиках хранения.

Организация архивного хранения документов в виде электронного архива – это не просто техническая задача, а комплексный процесс, требующий соблюдения нормативных требований, продуманной архитектуры хранения, чёткой политики управления метаданными и доступа, а также постоянного контроля и аудита. Следуя типовым функциональным требованиям, утверждённым приказом Росархива, и используя рекомендации из методических материалов Федерального архивного агентства, организации могут создать надёжный, соответствующий законодательству и готовый к долгосрочному сохранению электронный архив.

Успешное внедрение электронного архива обеспечит:

• Сохранность юридически значимых документов на протяжении всего установленного срока;
• Быстрый и удобный доступ к информации при соблюдении принципов конфиденциальности;
• Снижение рисков потери данных благодаря резервированию и контролю целостности;
• Соответствие государственным и отраслевым стандартам, что уменьшает вероятность штрафов и репутационных потерь.

В условиях растущего объёма электронной информации и ужесточения требований к её сохранности инвестиции в качественный электронный архив становятся стратегически необходимыми для любой организации, стремящейся к эффективному и безопасному управлению документацией.