Создание Государственного электронного архива Республики Казахстан (часто упоминаемого в контексте информационной системы «Бірыңғай электрондық архив», Единый электронный архив) стало одним из ключевых этапов реализации государственной программы «Цифровой Казахстан». Этот проект представляет собой не просто оцифровку документов, а построение единого экосистемы для формирования, хранения, учета и предоставления архивных фондов в электронном виде.

Правовая база и стратегические цели

Внедрение информационной системы «Единый электронный архив документов» признано заман талабы (требованием времени). Главные цели системы:

• Обеспечение сохранности национального документированного наследия.
• Перевод архивного дела на безбумажные технологии (paperless).
• Предоставление гражданским и юридическим лицам удаленного доступа к архивным сведениям через портал Электронного правительства (egov.kz).
• Унификация стандартов ведения делопроизводства во всех государственных органах.

Координацией процесса занимается Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации РК, а методологическим центром выступает Национальный архив Республики Казахстан.

Архитектура системы: Единый электронный архив (ЕАИС «Бірыңғай электрондық архив»)

Функциональные возможности

Система обеспечивает полный жизненный цикл электронного документа:

1. Формирование фондов: прием документов от ведомственных архивов и организаций-создателей.
2. Описание и систематизация: ведение единых описей, каталогов и указателей.
3. Хранение и bảo mật: защита от несанкционированного доступа, резервное копирование, обеспечение юридической значимости электронных копий.
4. Информационно-справочное обслуживание: поиск и выдача архивных справок, выписок и копий документов.

Этапы внедрения

Ключевая веха — 5 ноября 2020 года. В Национальном архиве РК с соблюдением санитарных норм прошло онлайн-обучение сотрудников ведомственных архивов функциональным возможностям новой системы. Это событие ознаменовало переход от пилотной эксплуатации к полноценному промышленному использованию.

Основные сервисы для граждан и организаций

Интеграция с шлюзом Электронного правительства позволила автоматизировать выдачу самых востребованных услуг:

Выдача архивных справок и копий документов

Гражданам больше не нужно лично посещать архив для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства или рождения. Процесс выглядит так:

• Заявление подается через портал egov.kz или мобильное приложение.
• Идентификация личности происходит через ЕСИА (Единую систему идентификации и аутентификации).
• Сведения о документах, удостоверяющих личность, работник Госкорпорации получает автоматически из государственных информационных систем.
• Готовая архивная справка, копия документа или выписка (в т.ч. со социально-правовым значением) направляется заявителю в личный кабинет или по почте.

Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)

Отдельный важный ресурс — ЭБИД, доступный через портал Центрального государственного архива. Она предоставляет удаленный доступ к оцифрованным фондам для исследователей, историков, генеалогов и студентов.

Генеалогические исследования

Центральный государственный архив (ЦГА РК) в Алматы оказывает платные услуги по поиску документов для составления родословных. Запросы можно направлять электронным способом.

Территориальная структура и ключевые учреждения

Архивная сеть РК иерархична и покрывает все регионы. Территориальными органами Комитета являются управления архивов и документации городов республиканского значения (Астана, Алматы, Шымкент) и областей.

Центральный государственный архив РК (ЦГА РК) — флагман системы

• Статус: Республиканское государственное архивное учреждение.
• Расположение: г. Алматы, проспект Абая, 39 (индекс 050000).
• Контакты: E-mail: infocga@kz (уточняйте актуальный адрес на официальном сайте).
• Фонды: Более 200 тысяч дел по истории Казахстана (документы трибуналов, научных, культурных и просветительных учреждений).
• Роль: Главный методологический центр, разработчик стандартов оцифровки, оператор ЭБИД.

Примеры областных архивов (активные участники ЕАИС)

Полный реестр адресов и контактов управлений архивов всех регионов доступен на портале Электронного правительства в разделе «Контакты управлений архивов и документаций».

Исторический контекст: от проектов 2008 года к экосистеме 2026 года

Основу современной инфраструктуры заложили проекты по внедрению государственных автоматизированных систем, успешно завершенные Министерством юстиции РК в конце 2008 года. За прошедшие годы пройден путь от локальных баз данных к единой распределенной информационной системе.

На 2026 год система демонстрирует зрелость:

• Охват ведомственных архивов практически полный.
• Обеспечена интероперабельность с банками данных МВД, МЗ, МТР, фондомpensийного центра.
• Развивается направление ИИ-поиска по рукописным и печатным текстам в ЭБИД.

Значение для государства и общества

Как отмечалось в официальных сообщениях (например, КАЗИНФОРМ), в современном обществе архивы — это важнейший стратегический информационный ресурс. Электронный архив решает три глобальные задачи:

1. Прозрачность госуправления: невозможность утери или подделки документов благодаря цифровым следам и блокчейн-технологиям (в перспективе).
2. Социальная справедливость: мгновенное подтверждение прав граждан на пенсии, льготы, жилье, рейтинг кредитных историй.
3. Научный потенциал: открытый доступ к историческим источникам (ЭБИД) без необходимости езды в Алматы.

Как получить доступ к услугам электронного архива

Для граждан (B2C):

1. Зарегистрироваться/войти на egov.kz (через ЕСИА / Gov.kz).
2. В разделе «Услуги» -> «Архивное дело» выбрать нужную услугу (справка, копия, выписка).
3. Заполнить заявление (большинство полей заполняются автоматически).
4. Получить результат в личном кабинете или на e-mail.

Для исследователей и генеалогов:

• Обратиться на портал ЦГА РК (раздел «Электронный архив» / «ЭБИД»).
• Использовать указатели и описи для предварительного поиска дел.
• При необходимости — оформить платный заказ на глубокий поиск (письменно на e-mail infocga@kz или через форму обратной связи).

Для госорганов и ведомств (G2G):

Подключение к ЕАИС «Бірыңғай электрондық архив» осуществляется через Комитет информации и архивов. Необходимо обеспечить соответствие внутренней СЭД (системы электронного документооборота) стандартам метаданных и форматов обмена, утвержденным Национальным архивом;

Государственный электронный архив Республики Казахстан — это не статический репозиторий, а живая, динамично развивающаяся система. От проекта «Цифровой Казахстан» и внедрения ЕАИС «Бірыңғай электрондық архив» в 2020 году до полноценной интеграции с Электронным правительством в 2026 году пройден колоссальный путь. Сегодня архив перестал быть «кладовищем бумаг» и стал высокотехнологичным сервисом, гарантирующим права граждан, эффективность управления и сохранность исторической памяти нации.

Материал подготовлен на основе открытых данных Национального архива РК, портала Электронного правительства (egov;kz), официального сайта ЦГА РК и информационных агентств на 2026 год.