Создание и ведение архива отдела кадров, это обязательное требование законодательства (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»‚ ст. 23 ТК РФ). Грамотно организованная архивная система гарантирует сохранность документов строго установленных сроков хранения‚ обеспечивает быстрый поиск сведений для назначения пенсий‚ расчета стажа и разрешения трудовых споров‚ а также защищает организацию от штрафов и административной ответственности.
В данной статье подробно разбираем алгоритм создания архива‚ образцы ключевых документов (приказы‚ описи‚ акты) и современные требования к оформлению кадровых дел на 2024–2026 годы.
Нормативная база и сроки хранения: что изменилось
Основным документом‚ регламентирующим сроки хранения‚ является Федеральный архивный агентством (Росархив) утвержденный Типовой перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций (утв. Приказом Росархива от № 236).
Ключевые категории сроков хранения:
- 75 лет — личные дела работников (Т-2)‚ личные карточки учетного регистра (Т-54)‚ ведомости к приказам о приеме/увольнении/переводе‚ табели учета рабочего времени (Т-12‚ Т-13)‚ документы о вредных/опасных условиях труда.
- 50 лет — приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении (если не закреплены за личным делом)‚ журналы учета приказов.
- 5 лет — справки‚ выписки‚ копии документов‚ выданные работникам‚ корреспонденция по кадровым вопросам.
- До прекращения деятельности организации — номенклатура дел‚ акты отбора/уничтожения‚ описи дел.
Важно: С 2021 года введены единые коды сроков хранения. При формировании дел в 2024–2026 годах необходимо использовать актуальные коды (например‚ «75» вместо старых обозначений «п» или «75 лет»)‚ чтобы избежать замечаний при проверках.
Этап 1: Организационное оформление архива (Приказы и Должностные инструкции)
Прежде чем сшивать дела‚ необходимо зафиксировать ответственность и структуру архива на уровне локальных нормативных актов (ЛНА).
Приказ о создании архива и назначении ответственного
В небольших организациях функции архивариуса часто совмещает кадровый специалист или делопроизводитель. В крупных — выделяется отдельное структурное подразделение.
ПРИКАЗ № ______ от «___» ________ 20__ г.
О СОЗДАНИИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ И НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА
В целях обеспечения сохранности документов организации‚ установления единого порядка их учета‚ хранения и использования‚ руководствуясь ст. 22 ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ПОСТАНОВЛЯЮ:
Создать архив ООО «Название» (далее, Архив) как структурное подразделение (или выделить архивное помещение/место хранения).
Назначить ответственным за ведение архива __________________________ (ФИО‚ должность: архивариус / специалист отдела кадров / делопроизводитель).
Утвердить:
— Номенклатуру дел организации (Приложение 1);
, График сдачи дел в архив (Приложение 2);
, Инструкцию по работе с архивом (Приложение 3).
Обеспечить Архив необходимым оборудованием (металлические стеллажи‚ сейф для ценных документов‚ средства пожаротушения‚ бланки описей‚ обложки для дел).
Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на ______________ (ФИО руководителя/заместителя).
Генеральный директор ______________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 20__ г.
С приказом ознакомлены:
______________ /Петров П.П./ «___» _____ 20__ г.
______________ /Сидоров С.С./ «___» _____ 20__ г.
Должностная инструкция архивариуса (ответственного за архив)
Документ должен регламентировать: порядок формирования дел‚ составление описей‚ условия хранения (температура 18±2°C‚ влажность 55±5%)‚ порядок выдачи документов (под роспись в журнале/описи)‚ порядок исполнения запросов (справок‚ выписок‚ копий)‚ подготовку к уничтожению.
Этап 2: Номенклатура дел — «Конституция» архива
Номенклатура дел — это основной учетный и справочный документ архива. Она утверждается ежегодно не позднее января текущего года (или раз в несколько лет с ежегодными изменениями).
Образец раздела номенклатуры «Отдел кадров» (фрагмент):
| Индекс дела | дела | Срок хранения (код/годы) | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01 | Приказы о основной деятельности организации (прием‚ перевод‚ увольнение) | 50 лет | Сортировка по хронологии |
| 02 | Личные дела работников (ф; Т-2) | 75 лет | В алфавитном порядке. Обложка — жесткая‚ архивный переплет |
| 03 | Личные карточки учетного регистра (ф. Т-54 / Т-54а) | 75 лет | Отдельные дела по годам составления |
| 04 | Табели учета рабочего времени (ф. Т-12‚ Т-13) | 75 лет | По структурным подразделениям‚ хронологически |
| 05 | Документы по охране труда (обучение‚ медосмотры‚ СИЗ) | 50 / 75 лет | 75 лет — для вредных/опасных условий |
| 06 | Журналы учета приказов‚ приказов о начислении отпусков | 50 лет | |
| 07 | Справки‚ выписки‚ копии документов‚ выданные работникам (журналы выдачи) | 5 лет | |
| 08 | Акты проверки знаний охраны труда‚ протоколы комиссий | 50 лет |
Совет: Индекс дела обычно состоит из индекса подразделения (например‚ КД — Кадровый Отдел) и порядкового номера: КД-01‚ КД-02. Это упрощает поиск на стеллажах.
Этап 3: Формирование дел и составление Описи (Форма 1-арх)
Дела формируются по итогам года (делопроизводственного года) и сдаются в архив организации в течение первого квартала следующего года.
Правила оформления дела:
- Обложка: Жесткая‚ стандартного образца (Форма 1-арх или аналог)‚ заполняется чернилами (синие/черные) или печатается. Максимальный листаж дела — 250 листов. Если документов больше — формируется несколько томов (Т. 1‚ Т. 2).
- Нумерация листов: Скивозная (пропуск номеров недопустим). Нумеруются только листы с документами‚ обложка и опись не нумеруются.
- Сшивка: Архивный переплет (нить‚ прошивка через 3-4 отверстия) с наклеиванием этикетки-подкрепки (форма 2-арх) с указанием организации‚ индекса дела‚ заголовка‚ номера тома‚ количества листов‚ даты сшивки‚ подписи сшивающего.
- Опись дела (Форма 1-арх): Составляется в 2 экземплярах (один в дело‚ второй — в архив/к номенклатуре).
Образец заполнения Описи дела (Форма 1-арх):
дела: Личные дела работников за 2023 год
Срок хранения: 75 лет (Код 75)
Организация: ООО «Ромашка»
Структурное подразделение: Отдел кадров
Год делопроизводства: 2023
Номер дела по номенклатуре: 02
Количество томов: 3 (Том 1‚ Том 2‚ Том 3)
—————————————————
| № п/п | документа (внутри дела) | Дата докум. | Номер докум. | Кол-во листов | Примечание |
|——-|——————————————|————-|—————|—————|————|
| 1 | Личное дело Иванова Ивана Ивановича | | Приказ № 5 | 12 | Т.1‚ л.1-12|
| 2 | Личное дело Петрова Петра Петровича | | Приказ № 12 | 10 | Т.1‚ л.13-22|
| 3 | Личное дело Сидорова Сидора Сидоровича | | Приказ № 25 | 15 | Т.1‚ л.23-37|
| … | … | … | … | … | … |
| 45 | Личное дело Смирновой Анны Сергеевны | | Приказ № 310 | 11 | Т.3‚ л.240-250|
—————————————————
Всего листов в деле (томе): 250
Всего документов (дел в деле): 45
Составлено: 2 экземпляра.
Ответственный за составление: Иванов И.И. (подпись) /расшифровка/
Дата составления: «15» января 2024 г.
Принято в архив организации: Петров П.П. (подпись) /расшифровка/
Дата приемки: «20» января 2024 г.
Важные нюансы заполнения графы «Примечание» (по рекомендациям Росархива):
- Указывать копийность документов (например: «Копия удостоверения личности‚ заверенная оригиналом»).
- Отмечать передачу дел в архив организации или приемку дел из других подразделений в течение года.
- Фиксировать физическое состояние (например: «Листы 5-7 повреждены‚ восстановлены копированием»).
Этап 4: Акт приема-сдачи дел в архив организации (Форма 1-акта)
Документ оформляется при передаче сформированных дел от отдела кадров в центральный архив организации (или на хранение в специализированную организацию). Составляется в 2 экземплярах.
г. Москва «20» января 2024 г.
Мы‚ нижеподписавшиеся:
Сдающий: Иванов Иван Иванович‚ специалист отдела кадров ООО «Ромашка»‚ действующий на основании приказа № 10 от .
Принимающий: Петров Петр Петрович‚ архивариус (ответственный за архив) ООО «Ромашка»‚ действующий на основании приказа № 1 от ;
СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том‚ что Сдающий передает‚ а Принимающий принимает в архив организации следующие дела отдела кадров за 2023 год:
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | дела | Срок хранения | Кол-во томов | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | КД-01 | Приказы о приеме‚ переводе‚ увольнении | 50 лет | 1 | 150 | |
| 2 | КД-02 | Личные дела работников (Т.1-3) | 75 лет | 3 | 750 | |
| 3 | КД-03 | Личные карточки Т-54 | 75 лет | 2 | 500 | |
| 4 | КД-04 | Табели учета рабочего времени (Т-12) | 75 лет | 4 | 1000 |
Всего передано дел: 10 (в 10 томах)‚ 2400 листов.
Дела упакованы в коробки № 1-3‚ инвентаризационные номера коробок: 001‚ 002‚ 003.
Состояние дел: удовлетворительное‚ сшивка надежная‚ описи в каждом деле (2 экз.)‚ заголовки на обложках читаемы.
СДАВШИЙ: ________________ /Иванов И.И./
ПРИНИМАЮЩИЙ: ________________ /Петров П.П./
Этап 5: Использование архива — Запросы‚ Справки‚ Выписки‚ Копии
Архив — это не «кладбище» документов‚ а работающая система. Порядок использования регламентируется Инструкцией по работе с архивом.
Основные формы выдачи информации:
- Архивная справка — официальное подтверждение факта (стаж‚ должность‚ зарплата за период). Выдается на бланке организации с указанием основания (запрос ПФР‚ суда‚ работника)‚ реквизитов документа-источника. Подписывается архивариусом и руководителем/уполномоченным лицом‚ скрепляется печатью (есть).
- Архивная выписка, дословное воспроизведение текста документа или его части (например‚ текста приказа о начислении зарплаты за 2005 г.).
- Архивная копия — полная копия документа (фото/скан/ксерокс)‚ заверенная архивариусом (подпись‚ дата‚ печать организации‚ надпись «С копии верно»). Имеет юридическую силу оригинала при утрате последнего.
Журнал учета запросов и выдачи (Образец колонок):
- Дата регистрации запроса.
- Рег. номер запроса.
- Кто запрашивает (ФИО‚ организация‚ должность).
- Суть запроса (что ищете).
- Найденный документ (индекс дела‚ номер тома‚ лист).
- Форма выдачи (справка/выписка/копия/просмотр в зале).
- Дата выдачи.
- Подпись получателя.
- Подпись архивариуса‚ выдавшего документ.
Уничтожение документов: Порядок и Акт (Форма 1-акт)
Уничтожать документы можно только после истечения сроков хранения и на основании решения экспертной комиссии.
Алгоритм:
- Составление перечня (акта отбора) документов с истекшим сроком хранения (по описям).
- Создание экспертной комиссии (приказ: председатель — руководитель/зам‚ члены — архивариус‚ юрист‚ бухгалтер‚ кадровый специалист).
- Заседание комиссии‚ изучение перечня‚ принятие решения: «Уничтожить».
- Оформление Акта об уничтожении (Форма 1-акт) в 3 экземплярах (архив‚ комиссия‚ структура-хранитель).
- Физическое уничтожение (шредер/макулатура) под наблюдением члена комиссии.
- Внесение отметки в описи и номенклатуру: «Уничтожено Актом № __ от __.г.».
…
РЕШИЛИ: Документы‚ указанные в перечне (Приложение)‚ подлежат уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
СПОСОБ УНИЧТОЖЕНИЯ: Механическое (шредер) до невозможности восстановления.
МЕСТО И ВРЕМЯ УНИЧТОЖЕНИЯ: Архив ООО «Ромашка»‚ «10» февраля 2024 г.‚ 14:00.
ЧЛЕН КОМИССИИ‚ НАБЛЮДАВШИЙ ЗА УНИЧТОЖЕНИЕМ: Сидоров С.С. (подпись).
…
Чек-лист: Типичные ошибки при сдаче кадровых документов в архив (2024-2026)
- Отсутствие номенклатуры дел или ее несоответствие реально образующимся документам.
- Несвоевременная сдача (после 1 квартала следующего года без уважительной причины).
- Превышение листажа дела (более 250 л.) без разделения на тома.
- Отсутствие описи в деле или расхождения между описью и содержимым (не совпадают номера листов‚ заголовки).
- Смешивание сроков хранения в одном деле (например‚ приказы 50 лет и справки 5 лет в одном томе), недопустимо.
- Плохая сшивка (петля‚ скобы‚ клей), только архивный переплет (нить) и этикетка-подкрепка.
- Исправления в обложке/описи без заверения (подпись‚ дата‚ печать). Исправления недопустимы — перепечатывайте.
- Отсутствие акта приема-сдачи при передаче в центральный архив/аутсорсинг.
- Хранение в неподходящих условиях (влажность‚ свет‚ доступ посторонних‚ отсутствие пожаротушения).
Аутсорсинг архива: когда это выгодно и как оформить
Многие организации передают архив на хранение в специализированные компании (ЦДС — Центры Документооборота и Хранения).
Требования к договору:
- Лицензия ФСТЭК/ФСБ (если есть гостайна/персданные) или уведомление в Росархив о ведении архивного дела.
- Четкое разделение зон ответственности: кто формирует дела (обычно клиент)‚ кто хранит (исполнитель).
- СЛА (SLA) по времени выдачи справок/копий (обычно 1-3 рабочих дня).
- Обязательство исполнителя соблюдать режим хранения (температура‚ влажность‚ охрана‚ ППО).
- Порядок возврата архива при расторжении договора.
Архив отдела кадров, это не бюрократическая формальность‚ а стратегический актив компании. Грамотно оформленные дела по образцам 2024–2026 годов (с учетом Приказа Росархива № 236) экономят часы работы при запросах Пенсионного фонда (СФР)‚ судов‚ налоговой и собственных сотрудников.
Главные правила успеха:
- Начните с Приказа и Номенклатуры.
- Формируйте дела ежегодно‚ не копите завалы.
- Строго следите за сроками хранения (75/50/5 лет) и не смешивайте их в одном томе.
- Используйте унифицированные бланки (обложка‚ опись‚ акты), это язык архивистов‚ понятный любому проверяющему органу.
- Вести журналы выдачи и запросов — ваша защита от утери документов.
Используйте приведенные выше образцы как базу‚ адаптируйте под структуру своей организации (индексы‚ названия подразделений‚ формы документов) — и ваш кадровый архив будет в идеальном порядке.