Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Сохранность документального наследия — одна из ключевых задач архивного дела. Страховой фонд представляет собой систему мер и материальных носителей, гарантирующих сохранение информации на случай утраты или повреждения оригиналов. Как указано в нормативных документах, страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Данная статья подробно рассматривает правовое регулирование, технологические процессы и организацию работ по формированию страхового фонда в архивах Российской Федерации.

Нормативно-правовое регулирование

Деятельность по созданию страхового фонда строго регламентируется федеральными законами, приказами Росархива и государственными стандартами. Основным документом, определяющим порядок создания фонда на национальном уровне, является ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием».

Ключевые нормативные акты:

ГОСТ Р 33.505-2003: Распространяется на создание Российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда РФ, а также документов библиотечных фондов РФ, независимо от ведомственной подчиненности организаций-держателей оригиналов.
Приказ Росархива от № 101 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации..;» (разделы 3.7, 4.9, 4.10): Устанавливает порядок создания страхового фонда НТД (научно-технической документации) и фонда пользования, правила их хранения и учета.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ): Задает общие принципы обеспечения сохранности архивных документов.
Методические рекомендации ФАА (Федерального архивного агентства): Регламентируют создание цифрового фонда пользования параллельно с целевой оцифровкой (в рамках Программы информатизации ФАА на 2011–2020 гг. и последующих периодов).

Цели и объекты страхового копирования

Не вся документация подлежит обязательному включению в страховой фонд. Основные критерии отбора, это уникальность, особая ценность и информационная значимость.

Объекты формирования страхового фонда:

Уникальные документы — единичные экземпляры, не имеющие аналогов.
Особо ценные документы — имеющие исключительное историческое, научное, культурное или правовое значение.
Информационно значимые документы — критически важные для обеспечения прав граждан, деятельности государственных органов или продолжения производственных процессов (актуально для корпоративных архивов).

Страховой фонд представляет собой совокупность страховых копий уникальных и особо ценных архивных документов. Создание фонда, это не просто копирование, а комплексный процесс, включающий подготовку, съемку, контроль качества и организацию хранения.

Технологии создания страхового фонда: Микрофильмирование и Цифровые технологии

Традиционно и наиболее надежным способом создания страхового фонда на длительный срок (сотни лет) является микрофильмирование на галогенидосеребряной пленке. Однако современная практика предполагает параллельное создание цифровых копий.

Классическая схема: «Страховой фонд» + «Фонд пользования»

Согласно ГОСТу и Приказу № 101, фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в обязательном комплекте для документов на бумажной основе:

Микроформа 1-го поколения (негатив) — исходная съемка с оригинала. Является матрицей для последующего копирования.
Микроформа 2-го поколения (позитив или негатив), изготавливается с микроформы 1-го поколения. Является страховым экземпляром (помещается в страховой фонд).
Микроформа 3-го поколения (позитив) — изготавливается с микроформы 2-го поколения. Является фондом пользования (предназначен для выдачи читателям, чтобы не изнашивать оригиналы и страховую копию).

Важно: В качестве носителя для страхового фонда (2-е поколение) обязательно используется галогенидосеребряная пленка полиэфирного основания, обеспечивающая гарантированный срок хранения 500 лет и более при соблюдении режимов хранения.

Цифровое страховое копирование

В соответствии с направлениями информатизации ФАА, создание цифрового фонда пользования ведется параллельно с микрофильмированием. Цифровые копии создаются в форматах, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа (TIFF без сжатия или с без потерь, PDF/A, XML-метаданные).

Цифровые копии удобны для дистанционного доступа и включения в информационно-справочные системы.
Однако, на текущий момент, микрофильм остается основным юридически значимым страховым носителем из-за его долговечности и независимости от программно-аппаратных платформ.

Этапы процесса создания страхового фонда

Работа в отделе создания страхового фонда (часто это Центры микрографии и реставрации) проходит несколько последовательных стадий:

Этап 1: Отбор и подготовка документов (Префильмировочная подготовка)

Это трудоемкий и критически важный этап. Качество копии на 90% зависит от состояния оригинала.

Отбор дел по утвержденным перечням (перечень особо ценных фондов).
Раскрепление, выпрямление листов, удаление металлических скоб, закладок.
Реставрация поврежденных листов (склеивание разрывов, усиление обрывков, удаление загрязнений, плесени).
Сборка в пачки/операторские единицы удобные для съемки.
Нумерация кадров/листов (контрольные листы, таблицы съемки).

Этап 2: Микрофильмирование (Съемка)

Съемка на планшетных или кассетных микрофотоаппаратах (например, «Планета», «Микрофото», зарубежные аналоги Zeutschel, Kodak/Alaris).
Соблюдение режимов съемки: коэффициент уменьшения (обычно 12x–24x для А4/А3), разрешение, плотность оптическая (Dmin, Dmax).
Контроль качества съемки «на лету» (визуальный контроль кадров, контроль экспозиции).

Этап 3: Фотохимическая проявка пленки

Проявка, фиксация, промывка, сушка в автоматических проявительных машинах.
Строгое соблюдение температурных режимов и времени прохождения для получения архивной устойчивости изображения (соответствие ГОСТ/ISO 18901).

Этап 4: Контроль качества (Входной и Приемо-сдаточный)

Визуальный контроль: отсутствие дефектов (пятна, царапины, пузыри, недостаточная резкость, «молочность»).
Денситометрический контроль: измерение оптической плотности (Dmin < 0.15, Dmax > 1.2–1.4 в зависимости от типа пленки).
Контроль разрешающей способности (тестовые мишени).
Проверка полноты: соответствие количества кадров описи, отсутствие пропусков, двойных кадров.

Этап 5: Дублирование (Создание фонда пользования и цифровых копий)

Контактное копирование с 1-го негатива на 2-й негатив/позитив (страховой фонд).
Контактное копирование с 2-го поколения на 3-е поколение (фонд пользования).
Цифрование с микроформы 2-го или 3-го поколения (или с оригинала при его хорошем состоянии) для создания электронного фонда пользования.

Этап 6: Упаковка, маркировка и передача на хранение

Упаковка пленок в неактивные конверты/коробки (полиэстер, полипропилен).
Нанесение маркировки: шифр фонда, описи, дело, дата съемки, номер кассеты/ролика.
Оформление сопроводительной документации (акты приемки, реестры кассет, метаданные в АИС архива).
Передача страхового фонда в специализированное хранилище (часто — в федеральные хранилища Росархива, например, в Подольск или Елабуга).

Организация хранения страхового фонда

Эффективность страхового фонда определяется условиями хранения. Требования к хранилищам максимальны (категория «Особая» или I категория):

Температура: 10–14 °C (для длительного хранения пленки рекомендуется 2–5 °C или ниже 0 °C).
Относительная влажность: 30–40% (критично для предотвращения «виноградной болезни» ацетатной пленки и окисления серебра).
Чистота воздуха: отсутствие загрязняющих газов (сероводород, оксиды азота, аммиак).
Пожаробезопасность: системы газового пожаротушения, герметичные двери.
Размещение: страховой фонд хранится отдельно от оригиналов и фонда пользования, часто в другом здании или регионе (территориальная разнесенность — главный принцип страхования).

Учет и документирование

Создание страхового фонда неминуемо связано с ведением строгого учета. В архиве должны формироваться:

Фондовые описи страховых копий (с указанием соответствия: оригинал — кассета/ролик, кадр).
Журналы съемки и проявки (технологический учет).
Акты приемо-сдаточных комиссий (подтверждение качества и комплектности).
Электронные базы данных/АИС для оперативного поиска страховой копии по реквизитам оригинала.

Современные вызовы и перспективы

На 2026 год основные вызовы в сфере страхового копирования заключаются в:

Объемах накопленного массива: миллионы дел ожидают микрофильмирования; необходима автоматизация (роботизированные сканеры, конвейерные линии).
Дефиците расходников: зависимость от импортных пленок (Kodak, Fujifilm) и химии; развитие отечественного производства (АО «Тасма», новые эмульсии).
Гибридных технологиях: переход на модель «Цифровой оригинал -> Микрофильм (страховой) -> Цифровая копия (пользование)». Стандартизация процедуры «Digital to Microfilm» (цифровые данные на пленку) для «рожденных цифровых» документов.
Кадровому голоду: дефицит квалифицированных микрофотографов, химиков-реставраторов, операторов проявильных машин.

Создание страхового фонда — это системная, регламентированная и ресурсоемкая деятельность, являющаяся фундаментом национальной информационной безопасности. Сочетание проверенного веками микрофильмирования на галогенидосеребряной пленке (гарантия 500+ лет) с современными цифровыми технологиями (доступность и скорость поиска) формирует надежную модель сохранения Архивного фонда Российской Федерации. Строгое соблюдение ГОСТ Р 33.505-2003, Приказа Росархива № 101 и технологических регламентов на всех этапах — от подготовки оригинала до размещения кассеты в хранилище — является единственным способом гарантировать, что «страховой полис» сработает в момент критической ситуации.