Специализированный отдел накопления, хранения и выдачи документов (далее – Отдел) является структурным подразделением Управления по делам ЗАГС Правительства Саратовской области. Его основная функция – обеспечение надёжного сохранения, учёта и предоставления документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния (записи о рождении, браке, смерти, усыновлении и др.).

История и правовое положение

Отдел создан в соответствии с Положением о специализированном отделе накопления, хранения и выдачи документов, утверждённым Управлением по делам ЗАГС Правительства Саратовской области. Его деятельность регламентируется:

• Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»;
• Федеральным законом «О государственной архивной службе в Российской Федерации»;
• Нормативными актами Правительства Саратовской области;
• Внутренними положениями и инструкциями Управления по делам ЗАГС.

Контактная информация

Наименование: Специализированный отдел накопления, хранения и выдачи документов Управления по делам ЗАГС Правительства Саратовской области

Юридический адрес: г. Саратов, 410031, Волжская 22

Фактический адрес: г. Саратов, 410012, Московская 102

Адрес для корреспонденции (архив): 410056, г. Саратов, ул. Сакко и Ванцетти, 57

Начальник отдела: Бурдина Людмила Владимировна

Телефоны: 73‑48‑55, 26‑25‑48, 8 8452 26‑00‑78, 27‑75‑49

Электронная почта: saratov-zags@mail.ru

Сайт: http://www.zags.saratov.gov.ru/info/departments/docs/

Основные задачи отдела

Отдел выполняет широкий спектр функций, направленных на обеспечение законности и доступности документов ЗАГС. К основным задачам относятся:

1. Формирование, учёт и хранение книг государственной регистрации актов гражданского состояния и других документов в течение установленных законом сроков;
2. Обеспечение сохранности, надлежащего учёта и выдачи государственных бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
3. Внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;
4. Аннулирование записей актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;
5. Выдача повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих факты государственной регистрации;
6. Предоставление статистической и другой отчётности;
7. Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и другими федеральными законами;
8. Оказание методической помощи по организации архивной работе начальникам территориальных отделов ЗАГС;
9. Приём на хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния от территориальных и специализированных отделов ЗАГС области;
10. Подготовка и своевременная передача книг записей актов гражданского состояния и других документов на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации;
11. Приём на хранение документов комитета;
12. Дополнение записей актов о расторжении брака по первым экземплярам актовых записей по Саратовскому городскому отделу ЗАГС;
13. Осуществление своевременного переплета и реставрации архивного фонда;
14. Организация и проведение работы по ежегодному отбору документов и актовых книг для дальнейшего хранения или уничтожения;
15. Представление на согласование в управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, а затем на утверждение председателя комитета описей актовых книг, дел и документов постоянного хранения;
16. Представление в Государственный архив области сведений о составе и объёме актовых книг и документов по установленной форме и в установленные законодательные сроки;
17. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;
18. Организация работы экспертной комиссии комитета.

Структура и порядок работы

Отдел состоит из нескольких функциональных групп:

• Группа приёма и учёта документов – отвечает за регистрацию incoming‑документов, проверку их комплектности и соответствия нормативным требованиям.
• Группа хранения и реставрации – обеспечивает условия хранения (температура, влажность, защита от света), проводит переплёт, реставрацию и консервацию повреждённых экземпляров.
• Группа выдачи и справок – оформляет запросы граждан и организаций, выдаёт дубликаты справок, выписок и свидетельств.
• Группа методической и аналитической работы – готовит отчёты, статистические сведения, оказывает консультативную помощь территориальным отделам.

Рабочий процесс включает следующие этапы:

1. Приём документов от территориальных отделов ЗАГС и иных источников;
2. Контроль качества и оформление сопроводительной документации;
3. Размещение в архивных фондах с учётом условий хранения;
4. Ведение электронного и бумажного учёта (инвентаризация, описи);
5. Обработка запросов на выдачу документов (проверка прав заявителя, подготовка выписки);
6. Архивное уничтожение документов по истечении установленного срока хранения (с оформлением актов об уничтожении).

Значение отдела для граждан и органов власти

Деятельность специализированного отдела имеет важное социальное и правовое значение:

• Гарантирует сохранность доказательств личного статуса граждан (рождение, брак, смерть), что необходимо для получения социальных выплат, оформления наследства, въезда/выезда за границу и др.;
• Обеспечивает прозрачность и доступность архивной информации для судебных органов, нотариусов и других заинтересованных сторон;
• Способствует соблюдению требований законодательства о защите персональных данных и конфиденциальности;
• Поддерживает работу государственных архивов, обеспечивая своевременную передачу документов на постоянное хранение.

Специализированный отдел накопления, хранения и выдачи документов Управления по делам ЗАГС Правительства Саратовской области является ключевым звеном в системе обеспечения законности и доступности актов гражданского состояния. Его профессиональная деятельность направлена на надёжное сохранение исторической памяти общества, защиту прав граждан и эффективное взаимодействие с государственными и негосударственными структурами.

Для получения дополнительной информации или подачи запроса рекомендуется обращаться по указанным выше контактам или посетить официальный сайт отдела.