Специальные фонды – это отдельные группы архивных документов, сформированные по определённым признакам (по теме, по типу документов, по периоду, по организации‑источнику и т.д.) и предназначенные для решения специфических задач: научных исследований, восстановления исторических процессов, контроля за управленческой деятельностью, а также для обеспечения правовой и культурной памяти общества.

Что такое специальный фонд?

В отличие от общих архивных фондов, которые собирают документы всех видов и тем, специальные фонды формируются с учётом:

• специфической тематики (научно‑техническая, социально‑политическая, военная и др.);
• особого типа документов (черчения, карты, фотографии, аудиозаписи);
• особых условий хранения (срочное, конфиденциальное, реставрационное);
• правового статуса (секретные, ограниченного доступа, культурное наследие).

Классификация специальных фондов

1. Тематические фонды – объединяют документы, относящиеся к одной сфере (например, фонд научно‑технической документации).
2. По типу документов – фонды чертежей, карт, аудиовизуальных материалов, фотографий.
3. По уровню доступа – открытые, ограниченные, секретные.
4. По юридическому статусу – фонды, включённые в Архивный фонд Российской Федерации, фонды национального значения, региональные фонды.
5. По месту формирования – государственные, муниципальные, частные (личные архивные фонды).

Правовая основа формирования специальных фондов

Документы включаются в состав специальных фондов на основании экспертизы их ценности. Экспертиза проводится экспертно‑проверочными комиссиями, уполномоченными органами РФ, субъектов РФ, а также государственными и муниципальными архивами. Основные нормативные акты:

• Федеральный закон «Об архивных документах»;
• Постановление Правительства РФ № 123 от «Об утверждении Положения о формировании и использовании архивных фондов»;
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по формированию Центрального фондового каталога (ЦФК).

Примеры специальных фондов в России и за рубежом

4.1 Российский государственный архив научно‑технической документации (РГАНТД)

В Москве находятся фонды бывшего РНИЦКД и Московского филиала РГНТА. Архив принимает документы от организаций‑источников Москвы и Московского региона, включая:

• научно‑исследовательскую и конструкторскую документацию;
• проектные и технологические материалы;
• управленческие акты и отчётные документы.

4.2 Белорусский государственный архив научно‑технической документации (БГАНТД)

БГАНТД хранит документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, содержащие ретроспективную информацию по развитию науки, техники, архитектуры и культуры. Архив осуществляет:

• государственный учёт и каталогизацию;
• использование материалов в научных и народно‑хозяйственных целях;
• реставрацию и организационно‑методическое обеспечение.

4.3 Архивный фонд Российской Федерации (АФРФ)

Документы включаются в АФРФ после экспертизы их исторической, научной и культурной ценности. В фонд входят как общегосударственные, так и региональные специальные фонды, например:

• Фонд М‑5 (Отдел машиностроения ЦК КПСС по РСФСР, 1962‑1966 гг.);
• специальные коллекции военной документации, переданные в Центральный государственный архив Красной Армии.

4.4 Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР

Среди них – фонды писателей, учёных, политических деятелей, которые после экспертизы могут быть переданы в национальные архивы. Такие фонды часто становятся ценным источником для биографических и социокультурных исследований.

Процедура формирования и пополнения специального фонда

1. Идентификация источника – определение организации‑источника или лица, владеющего документами.
2. Экспертная оценка – проверка ценности, подлинности и соответствия нормативным требованиям.
3. Регистрация в каталоге – внесение сведений в Центральный фондовый каталог (ЦФК) и региональные каталоги.
4. Формирование описи – составление детального описания (опись) всех единиц фонда.
5. Физическое размещение – помещение документов в архивные помещения с учётом требований по температуре, влажности и защите от вредителей.
6. Обеспечение доступа – разработка режима работы читальных залов, выдача справок, предоставление копий.

Доступ к специальным фондам

Режим доступа определяется в зависимости от категории фонда:

• Открытые фонды – доступны всем желающим в читальном зале без ограничений.
• Ограниченные фонды – требуют предварительного согласования, предъявления удостоверения личности и/или цели исследования.
• Секретные фонды – доступ только уполномоченным лицам с соответствующим уровнем допуска.

Для упрощения поиска архивные службы используют Электронные архивные системы (например, АИС «Архив России»), где пользователь может ввести запрос по темам, датам, типу документа и получить список доступных фондов.

Техническое и консервационное обеспечение

Специальные фонды часто включают уникальные материалы, требующие особых условий хранения:

• фотографические и кинематографические материалы – низкая температура (+2 °C) и низкая влажность (30‑40 %);
• бумажные документы XIX‑XX вв. – защита от кислотного распада, применение безкислотных папок;
• цифровые архивы – регулярное миграционное копирование, резервное хранение в нескольких географических точках.

Проблемы и перспективы развития специальных фондов

Перспективы включают развитие интегрированных информационных систем, расширение межархивного взаимодействия (например, совместные каталоги России, Беларуси и Украины) и активизацию образовательных программ для подготовки новых архивистов‑специалистов.

Как пользоваться специальными фондами: практические рекомендации

• Подготовьте запрос – чётко сформулируйте тему, период и тип документов.
• Изучите регламент – ознакомьтесь с правилами доступа к конкретному фонду (на сайте архива или в справочнике).
• Оформите заявку – заполните электронную форму или подайте письменную заявку в архивный отдел.
• Соблюдайте правила поведения в читальном зале – не берите документы в руки без разрешения, используйте только предоставленные средства (перчатки, подставки).
• Запрашивайте копии – если оригиналы нужны только для исследования, закажите фотокопию или скан.
• Уважайте сроки – возвращайте материалы в установленный срок, чтобы не задерживать работу архива.

Специальные фонды архивов – это важный ресурс, позволяющий сохранять и использовать уникальные документы, отражающие научно‑технический, социально‑политический и культурный опыт общества. Их правильное формирование, систематизация и открытый доступ способствуют развитию науки, образованию и укреплению исторической памяти. Современные технологии и международное сотрудничество открывают новые возможности для расширения и улучшения работы с этими фондами.

Дата актуализации: