Цель статьи – дать полное представление о том, что такое списки источников комплектования, какие нормативные акты их регулируют, как формируются и ведутся такие списки, а также какие практические рекомендации существуют в России и в соседних странах․
Что такое «источник комплектования»?
В архивоведении источником комплектования называют юридическое или физическое лицо (организацию, предприятие, гражданина), чья деятельность приводит к образованию архивных документов, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив для постоянного хранения․
К источникам относятся:
- Государственные органы и их подразделения;
- Органы местного самоуправления;
- Негосударственные организации, получающие документы в собственность государства;
- Граждане (документы личного происхождения)․
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие порядок формирования и ведения списков источников комплектования, включают:
- Статья 20 Федерального закона «Об архивных фондах» – определяет, кто считается источником комплектования государственных и муниципальных архивов․
- «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (Росархив, ВНИИДАД, 2012) – детализирует процесс комплектования и требования к спискам․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (2012)․
- Методические рекомендации Белорусского НИИ архивного дела (БелНИИДАД) по составлению и ведению списков источников (2022)․
- Рекомендации по работе с документами личного происхождения (Всероссийский научный центр, 2012)․
Классификация источников комплектования
| Тип источника | Примеры | Статус собственности |
|---|---|---|
| Государственные органы | Министерства, федеральные службы, органы исполнительной власти | Федеральная собственность |
| Муниципальные органы | Губернаторы, администрации регионов, городские советы | Муниципальная собственность |
| Негосударственные организации | Частные предприятия, фонды, религиозные организации, если они хранят документы, принадлежащие государству | Смешанный статус (временное хранение государственных документов) |
| Граждане | Личные архивы, семейные документы, документы личного происхождения | Личная собственность, но могут стать объектом комплектования по инициативе архива |
Методические рекомендации по формированию списков
Основные положения
Согласно рекомендациям Росархива и ВНИИДАД (2012), список источников комплектования должен:
- Быть составлен на основании действующего законодательства РФ и регионального законодательства;
- Включать все организации, чьи документы подлежат передаче в архив в соответствии с установленными сроками и формами;
- Обновляться не реже, чем раз в пять лет, с учётом реорганизаций, ликвидаций и создания новых структур;
- Содержать обязательные графы, позволяющие быстро идентифицировать каждый источник․
Состав списка (шесть обязательных граф)
В рекомендациях указано, что каждый элемент списка должен включать следующие шесть полей:
- Наименование организации‑источника – полное официальное название․
- Код ОКПО/ОКОНХ – идентификационный номер в государственном реестре․
- Тип собственности – федеральная, региональная, муниципальная, частная․
- Вид архивных документов – официальные, бухгалтерские, кадровые, личные и т․д․
- Период создания документов – годы, за которые формируются документы (например, 1995‑2025)․
- Ответственное лицо/контакт – ФИО, должность, телефон, e‑mail․
Пример заполнения (таблица)
| № | Наименование | Код ОКПО | Тип собственности | Вид документов | Период | Контакт |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Министерство культуры Российской Федерации | 1234567890 | Федеральная | Документы культурного наследия, кадровые | 1991‑2026 | Иванов И;И․, начальник отдела, +7‑495‑123‑45‑67, ivanov@culture․gov․ru |
| 2 | Городская администрация г․ Санкт‑Петербурга | 0987654321 | Муниципальная | Бюджетные, градостроительные | 2000‑2026 | Петров П․П․, главный архивист, +7‑812‑555‑66‑77, petrov@spb․gov․ru |
| 3 | ООО «ТехноИнвест» | 1122334455 | Частная (временно хранит гос․ документы) | Контракты, техническая документация | 2010‑2025 | Сидорова А․А․, юрист, +7‑495‑777‑88‑99, sidoroa@techinvest․ru |
Порядок формирования и ведения списков
Этапы создания
- Инициирование – архив получает указание от руководства (федерального, регионального) о необходимости составления списка․
- Сбор информации – запросы в государственные реестры, взаимодействие с органами статистики, опросы руководителей организаций․
- Анализ и классификация – определение, какие организации действительно являются источниками (по статье 20 ФЗ «Об архивных фондах»)․
- Заполнение формы – внесение данных в электронную базу (обычно в формате MS Excel/Access или специализированных систем «ЭРА»)․
- Экспертиза – проверка списка юридическим отделом архива и согласование с региональными архивными управлениями․
- Утверждение – подпись руководителя архива, публикация в открытом доступе (при необходимости) и передача в центральный реестр ФАА․
Обновление списка
Списки пересматриваются:
- каждые пять лет (по рекомендациям Департамента по архивам и делопроизводству);
- при реорганизации, слиянии или ликвидации организаций;
- при изменении законодательства, влияющего на статус документов․
Обновление осуществляется в два этапа: текущий мониторинг (ежегодный сбор сведений) и периодический пересмотр (полный аудит списка)․
Практические примеры из России и Беларуси
Россия
В 2021 году Главный архив России опубликовал «Список государственных организаций‑источников комплектования», включающий более 3 000 единиц․ В списке использовалась таблица из шести граф, как описано выше, и каждый элемент был снабжён ссылкой на официальный реестр ОКПО․
Беларусь
Белорусский НИИ архивного дела (БелНИИДАД) в 2022 году представил «Методические рекомендации по составлению, оформлению и ведению списков организаций‑источников комплектования государственных архивов»․ В рекомендациях особое внимание уделяется:
- учёту исторических изменений названий организаций;
- включению в список потенциальных источников (организаций, которые могут стать источниками в ближайшее время);
- использованию формата PDF‑каталога для публичного доступа․
Проблемы и перспективы развития
- Недостаточная автоматизация․ Большинство архивов используют локальные таблицы, что затрудняет обмен данными между субъектами федерации․
- Отсутствие единой национальной информационной системы․ Планируется создание «Единой базы данных источников комплектования», но её реализация откладывается из‑за финансовых ограничений․
- Сложности в учёте документов личного происхождения․ Не всегда ясно, какие граждане могут стать источниками, и как обеспечить их согласие․
- Постоянные реорганизации․ Частые изменения в структуре государственных органов требуют более гибкой системы обновления списков․
Перспективные решения:
- Внедрение электронных реестров на базе открытых данных (OpenData) и их интеграция с системами «ЭРА»․
- Разработка стандартизированных API для обмена информацией между архивами и реестрами ОКПО․
- Создание модульных инструкций для работы с документами личного происхождения, включающих формы согласия граждан․
- Проведение регулярных обучающих семинаров для архивных работников по работе с новыми ИТ‑инструментами․
Списки источников комплектования – это фундаментальный инструмент, позволяющий государственным и муниципальным архивам эффективно планировать приём, учет и сохранение архивных документов․ Их правильное формирование, регулярное обновление и привязка к законодательным требованиям обеспечивают:
- полноту и достоверность архивного фонда;
- прозрачность взаимодействия между архивом и источником;
- возможность своевременного реагирования на изменения в структуре организаций․
Следуя методическим рекомендациям Росархива, ВНИИДАД, ФАА и международным практикам (например, БелНИИДАД), архивные учреждения могут создать надёжную и гибкую систему списков, способствующую сохранению исторической памяти государства․
Дата публикации: 00:27:26