Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки: (по информации из сети)․

Комплектование муниципального архива – это систематический процесс формирования его фондов за счёт поступления документов от различных организаций, учреждений и граждан․ Список источников комплектования является нормативным документом, в котором фиксируются все субъекты, обязанные передавать документы на хранение в муниципальный архив, а также порядок и условия такой передачи․

Ниже представлен подробный обзор правовой основы, структуры списка, порядка его формирования и практических рекомендаций для муниципальных архивов․

Нормативно‑правовая база

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 20) – устанавливает obowязок государственных и муниципальных архивов составлять списки источников комплектования․
Постановление Правительства РФ № 1155 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» – регламентирует включение государственных органов и органов местного самоуправления в списки источников комплектования в обязательном порядке․
Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (раздел 1․1, 1․5)․
Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации (законы, постановления, приказы) – уточняют перечень источников комплектования на региональном уровне․
КонсультантПлюс – статья 20 «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами» и раздел XXXV «Источники комплектования архива»․

Что включает список источников комплектования?

Список источников комплектования муниципального архива traditionally состоит из следующих разделов:

Государственные органы и органы местного самоуправления – включаются обязательно в силу своего организационно‑правового статуса (администрации районов, отделы образования, здравоохранения, культуры, налоговые органы исполнительные структуры)․
Муниципальные учреждения и предприятия
Государственные и муниципальные унитарные предприятия – передают документы по своей хозяйственной деятельности (например, коммунальные службы, транспортные компании)․
Общественные организации, фонды, ассоциации – включаются на основании договоров о передаче документов․
Коммерческие организации – могут стать источниками комплектования при наличии соглашения с архивом о передаче документов, имеющих историческую или социальную значимость․
Граждане (документы личного происхождения) – включаются после экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) при условии наличия документов, представляющих интерес для изучения истории муниципалитета (личные дневники, переписка, фотографии, материалы о профессиональной деятельности и т․п․)․
Ликвидированные организации – их документы передаются на хранение в муниципальный архив как часть фонда ликвидированных предприятий․

Порядок формирования списка источников комплектования

Этап 1․ Предварительный анализ

Архив проводит инвентаризацию действующих на территории муниципалитета организаций и учреждений, выявляет те, которые по закону обязаны передавать документы․

Этап 2․ Согласование с органами местного самоуправления

Направляются официальные запросы в администрацию района, отдел образования, здравоохранения и другие ведомства с просьбой подтвердить их готовность к передаче документов и уточнить перечень видов документации․

Этап 3․ Работа с негосударственными структурами

Для коммерческих и общественных организаций готовится типовой договор о передаче документов, в котором прописываются:

перечень передаваемых документов;
сроки хранения;
условия доступа;
ответственность сторон․

Этап 4․ Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК)

При включении граждан в список источников комплектования документы рассматриваются ЭПК федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ․ Комиссия оценивает:

историческую ценность документов;
их подлинность и целостность;
соответствие требованиям архивного законодательства․

Этап 5․ Утверждение и publication

Пример структуры списка источников комплектования (муниципальный район Мишкинский, Республика Башкортостан)

Раздел I․ Государственные органы и органы местного самоуправления

Администрация Мишкинского района;
Отдел образования Мишкинского района;
Отдел здравоохранения Мишкинского района;
Отдел культуры и туризма Мишкинского района;
Налоговая инспекция по Мишкинскому району;
Муниципальное унитарное предприятие «Водоканал Мишкинский»;
Муниципальное унитарное предприятие «Электросеть Мишкинский»;
Иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом района․

Раздел II․ Муниципальные учреждения и предприятия

Мишкинская центральная районная больница;
Мишкинская средняя общеобразовательная школа № 1;
Мишкинский дом культуры;
Мишкинская библиотека им․ А․С․ Пушкина;
Мишкинский архивный отдел (сам архив – как источник внутреннего комплектования)․

Раздел III․ Общественные и коммерческие организации (по договорам)

Мишкинский потребительский кооператив;
Частное предприятие «СтройГрупп» (договор о передаче проектной документации);
Общественная организация «Ветераны Мишкинского района»;
Фонд поддержки местного наследия «Мишкинская память»․

Раздел IV․ Документы личного происхождения (граждане)

Личные архивы бывших руководителей района (например, И․П․ Иванов, глава администрации 2000‑2005 гг․);
Воспоминания и дневники участников Великой Отечественной войны, проживающих в районе;
Фотолетописи семейных архивов, отражающие жизнь села Мишкино;
Документы о профессиональной деятельности учителей, врачей, сельхозработников․

Раздел V․ Ликвидированные организации

Документы ликвидированного колхоза «Мишкинский» (1991‑2003 гг․);
Архив закрытого лесозавода «Мишкинлес» (2005‑2012 гг․);
Документы упразднённого потребительского общества «Мишкинпотреб»․