Сегодня 04:34:09 () мы рассматриваем один из ключевых документов архивного дела – справку для архива. Этот документ служит официальным подтверждением факта существования‚ деятельности и ликвидации организации (или отдельного подразделения) и содержит сведения‚ необходимые для последующего хранения‚ использования и научной обработки архивных фондов.

Что такое справка для архива?

Справка для архива – это сводный систематизирующий документ‚ который фиксирует:

• ключевые факты о создании и реорганизации организации;
• основные виды деятельности;
• сведения о государственной регистрации (ОГРН‚ ИНН‚ КПП);
• информацию о ликвидации или реорганизации;
• данные о сохранности и состоянии документов‚ переданных на архивное хранение;
• ссылки на нормативные акты‚ регулирующие порядок составления справки.

Справка обычно оформляется в виде отдельного листа или включается в состав описи дел (например‚ как научно‑справочный аппарат к описи по личному составу).

Нормативная база

Основные положения‚ которым должна соответствовать справка для архива‚ содержатся в:

1. Федеральном законе № 43‑ФЗ от «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Правилах организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях (М.‚ 2015 г.);
3. Внутренних нормативных актах конкретного архива (например‚ инструкциях по оформлению описей и справок).

Структура справки для архива

Типовая структура справки включает следующие разделы:

Шапка документа

Указывается название организации‚ её юридический адрес‚ дата составления справки и реквизиты лица‚ ответственного за её подготовку (обычно – руководитель архива или конкурсный управляющий).

Информация о создании и государственной регистрации

• Дата и основание создания (протокол собрания учредителей‚ решение учредителей и т.п.);
• Номер и дата свидетельства о государственной регистрации;
• ОГРН‚ ИНН‚ КПП;
• Местонахождение (юридический адрес).

Устав и виды деятельности

Краткое содержание устава (цели‚ предмет деятельности) и перечень основных видов деятельности‚ осуществлявшихся организацией.

История изменений и реорганизации

Сведения о всех изменениях в уставном капитале‚ слияниях‚ поглощениях‚ выделении подразделений‚ а также о фактической приостановке или прекращении деятельности.

Ликвидация (или реорганизация)

• Дата и основание ликвидации (решение суда‚ протокол участников и т.д.);
• Назначение конкурсного управляющего (если процедура банкротства);
• Сроки конкурсного производства и его продления;
• Результаты ликвидации (передача имущества‚ документов на архивное хранение).

Описание переданных на архивное хранение документов

Перечень фондов‚ их номера‚ периоды охвата‚ количество единиц хранения‚ краткое содержание (например‚ опись по личному составу‚ бухгалтерские документы‚ техническая документация). Указывается физическое состояние дел и наличие научно‑справочного аппарата (титульный лист‚ предисловие‚ итоговая запись).

Ссылки на нормативные акты и подтверждающие документы

Перечень используемых нормативных документов (законы‚ приказы‚ инструкции) и приложений (копии протоколов‚ свидетельств‚ решений суда).

Подписи и грифы

Подпись лица‚ ответственного за архив (руководитель архива‚ конкурсный управляющий)‚ его должность‚ дата подписи. При наличии экспертной комиссии – гриф комиссии и подписи её членов.

Пример справки для архива (на основе материалов из источников)

Ниже приведён сокращённый пример справки‚ составленной для ликвидированного Общества «Уралэлектропечь» (ООО «Уралэлектропечь»)‚ исходя из данных‚ представленных в источниках [1] и [2].

СПРАВКА ДЛЯ АРХИВА

Общество: Открытое акционерное общество «Уралэлектропечь» (ООО «Уралэлектропечь»)
Юридический адрес: г. Екатеринбург‚ проспект Космонавтов‚ 11 «Б»‚ литер Д.

Создание и государственная регистрация
 • Протокол № 1 собрания учредителей от 19 октября 2004 г.
 • Свидетельство о государственной регистрации № 003152536 серия 66 от 01 ноября 2004 г.
 • ОГРН 1046603162430‚ ИНН 6659111585‚ КПП 667801001.

Устав и виды деятельности
 • Утвержден Общим собранием учредителей (Протокол № 1 от 19 октября 2004 г.).
 • Предмет деятельности:
 – разработка и изготовление приборов и установок для металлургии‚

 – оборудования для химической промышленности и химического машиностроения;
 – разработка и изготовление приборов для исследований и испытаний;
 – новые технологические установки и системы управления;
 – медицинская техника;
 – техника для решения экологических проблем;
 – посреднические научно‑технические услуги;
 – продукция производственно‑технического назначения и др.

История деятельности
 • Производственная деятельность фактически прекращена в 2016 г.
 • Решением Арбитражного суда Свердловской области №А69-41196/2014 от 20 января 2017 г.
 Общество признано несостоятельным (банкротом)‚ открыто конкурсное производство
 сроком на шесть месяцев (позже продлено).
 • Конкурсный управляющий – Другова Алена Павловна.

Передача документов на архивное хранение
 • В связи с ликвидацией проведена научно‑техническая обработка документов по личному составу.
 • Составлена опись № 1‑л дел по личному составу за 2004‑2017 гг. – 18 единиц хранения (№ 1‑№ 18).
 • В опись включены приказы по личному составу‚ личные карточки‚ трудовые договоры‚
 документы по начислению заработной платы.
 • Сохранность документов – полная; физическое состояние – удовлетворительное.
 • К описи составлен научно‑справочный аппарат: титульный лист‚ предисловие‚
 итоговая запись.

Нормативное основание
 • Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов
 архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
 (М.‚ 2015 г.).
 • Федеральный закон от 02 марта 2016 г. № 43‑ФЗ «О внесении изменений в
 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Подписи
 Конкурсный управляющий: ___________________ /А.П. Другова/

Приведённый пример демонстрирует‚ как следует отражать все обязательные элементы справки‚ сохраняя лаконичность и точность изложения.

Практический алгоритм составления справки для архива

1. Сбор исходных данных – запросить у учредителей‚ бухгалтерии‚ юридического отдела копии устава‚ протоколов‚ свидетельств о регистрации‚ решений о ликвидации.
2. Анализ документации – выделить ключевые факты (даты‚ номера‚ наименования)‚ определить периоды деятельности и причины прекращения.
3. Формирование структуры – вышеуказанной схеме распределить информацию по разделам.
4. Черновой вариант – подготовить текст справки‚ проверить соответствие нормативным актам.
5. Согласование – передать черновик на согласование руководителю архива‚ юридическому отделу и‚ при необходимости‚ конкурсному управляющему.
6. Оформление – распечатать на листе формата А4‚ поставить подписи и грифы‚ прошить (если требуется) и передать в архив вместе с описью дел.
7. Регистрация в архивном фонде – внести справку в опись фонда как научно‑справочный аппарат‚ присвоить индекс хранения.

Справка для архива – незаменимый элемент архивного описания‚ который обеспечивает прозрачность и полноту сведений о организации‚ облегчает работу исследователей и гарантирует соблюдение законодательных требований при хранении документов. Правильное составление справки требует внимательного подхода к сбору данных‚ знания нормативной базы и умения структурировать информацию в соответствии с установленными шаблонами.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете подготовить качественную справку‚ которая станет надёжным основанием для дальнейшего использования архивных фондов в научной‚ административной и правовой деятельности.