Справка о годах работы (иногда называют «архивная справка о трудовом стаже») – официальный документ, подтверждающий периоды трудовой деятельности гражданина в учреждениях и ведомствах высших органов власти СССР, РСФСР и Российской Федерации. Такой документ часто требуется для:

• оформления пенсии в Пенсионном фонде;
• получения социальных льгот и компенсаций;
• восстановления прав на трудовые награды, звания и прочие привилегии;
• подачи документов в суд или органы опеки.

Кто имеет право запросить справку?

Согласно нормативным актам (в частности, Федеральному закону «Об архивных документах» и постановлению Правительства РФ от № 2152), справку могут запросить:

1. Сам гражданин (лицо, о котором идут сведения).
2. Близкие родственники (супруг(а), дети, родители) – при наличии доверенности.
3. Орган, которому требуется подтверждение стажа (например, Пенсионный фонд, суд).

Где оформить справку?

Запросы принимаются в следующих учреждениях:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – центральный орган, который хранит документы высших органов власти.
• Региональные и городские архивы, подведомственные Главному архивному управлению Москвы, Архиву Санкт‑Петербурга и др.
• Через портал Госуслуг (раздел «Запрос архивных документов»);
• Через МФЦ (многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг).

Какие документы нужны для получения справки?

Все поля в заявлении обязательны. Если какой‑то информации нет, указывайте «не имею». Ниже – перечень типовых документов, которые могут потребоваться:

• Заявление по образцу (см. ниже).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, заграничный паспорт, СНИЛС).
• Свидетельство о рождении (для подтверждения фамилии, если менялась).
• Трудовая книжка или её копия (если есть).
• Справки о месте работы (при наличии, но не обязательны).
• Доверенность (если запрос делает представитель).
• Оплата госпошлины (в большинстве случаев услуга бесплатна, но в некоторых регионах может взиматься небольшая плата).

Образец заявления (форма № 9)

Ниже – типовой шаблон заявления, используемый в ГАРФ и региональных архивах. Его можно скачать с сайта Росархива или заполнить онлайн.

Заявление
о выдаче архивной справки о трудовом стаже

ФИО полностью: ______________________________
Дата рождения: ______________________________
СНИЛС: _____________________________________
Гражданство: ______________________________
Адрес регистрации: __________________________
Контактный телефон: ________________________
Электронная почта (для получения копии): _______________

Период(ы) работы, которые необходимо подтвердить:
____________________________________________________________________
(укажите конкретные годы, названия учреждений, подразделения)

Цель получения справки:
[ ] Пенсия
[ ] Социальные льготы
[ ] Судебные разбирательства
[ ] Иное (указать): ________________________________

Перечень прилагаемых документов:
☐ Копия паспорта
☐ СНИЛС
☐ Трудовая книжка (копия)
☐ Доверенность (если от имени другого лица)
☐ Иные документы (указать): ________________________

Подпись заявителя: ______________________ Дата: ______________

Пошаговая инструкция по получению справки

Шаг 1. Сбор необходимых документов

Убедитесь, что у вас есть все перечисленные выше документы. Если чего‑то нет, подготовьте справку «не имею».

Шаг 2. Выбор способа подачи заявления

Вы можете выбрать один из вариантов:

1. Онлайн через портал Госуслуг:
   • Авторизуйтесь на gosuslugi.ru.
   • Найдите услугу «Запрос архивных документов».
   • Заполните электронную форму, загрузите сканы документов.
   • Отправьте запрос и ожидайте уведомления о готовности справки.
2. Через МФЦ:
   • Запишитесь на прием через мфц.рф или по телефону.
   • Принесите оригиналы и копии документов.
   • Заполните бумажный бланк заявления (форма № 9).
   • Получите расписку о приёме и ожидайте готовности справки (обычно 10‑30 дней).
3. Лично в архиве:
   • Обратитесь в отдел кадров или отдел выдачи справок архивного учреждения.
   • Заполните заявление на месте.
   • Сдайте документы и получите расписку.
4. По почте:
   • Отправьте заявление и копии документов заказным письмом с описью вложения на адрес нужного архива.
   • Укажите обратный адрес и способ получения (почтовый перевод, электронный PDF).

Шаг 3. Ожидание обработки

Сроки зависят от загруженности архива:

• Онлайн‑запрос – от 5 до 15 рабочих дней.
• Через МФЦ – 10‑30 дней.
• Лично в архиве – 7‑14 дней (при наличии всех данных).

Шаг 4. Получение справки

Справка может быть выдана в двух формах:

• Бумажный оригинал – выдаётся лично или отправляется заказным письмом.
• Электронный документ (PDF) – загружается в личный кабинет на портале Госуслуг или присылается на указанный e‑mail.

Содержание типовой справки

В официальной справке указываются следующие сведения:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если архивный документ уже более 75 лет?

Да. По Приложению 7 к типовой форме Административного регламента архивные документы, срок хранения которых истёк, могут быть предоставлены в виде копий или выписок, если они не находятся в закрытом фонде.

Сколько стоит получение справки?

Во многих регионах услуга бесплатна. В некоторых случаях может взиматься государственная пошлина (около 300 руб.) – уточняйте в выбранном архиве.

Можно ли получить справку о работе в частных компаниях?

Нет. Архивные справки выдаются только по документам, переданным в государственные архивы (учреждения высших органов власти, муниципальные организации, школы, больницы и т.п.). Для частных компаний следует обращаться в их отдел кадров.

Какие сроки хранения трудовых документов в архивах?

Согласно нормативным актам, документы по личному составу, созданные до 1990‑х годов, хранятся в архивах до 100 лет. Поэтому запросить справку о работе в 1950‑х‑х годах обычно возможно.

Можно ли получить справку в электронном виде и подписать её электронной подписью?

Да. При подаче через портал Госуслуг документ формируется в формате PDF и может быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Полезные ссылки

• Официальный сайт Росархива – формы заявлений, контактные данные.
• Портал Госуслуг – онлайн‑запрос архивных справок.
• МФЦ России – запись на приём и перечень услуг.
• Пенсионный фонд России – требования к справкам о трудовом стаже.

Справка о годах работы в архиве – важный документ, который помогает подтвердить трудовой стаж, получить пенсионные выплаты и воспользоваться социальными льготами. Процесс её получения полностью регламентирован и может быть выполнен как онлайн, так и в традиционном порядке через МФЦ или лично в архиве. Главное – собрать все необходимые документы, правильно заполнить заявление и выбрать удобный способ подачи.

Дата актуализации информации: