В случае утраты или разрушения архивных документов (пожар, наводнение, стихийное бедствие, технический сбой и т.п.) юридическим и физическим лицам часто требуется официальное подтверждение того, что запрашиваемая информация действительно отсутствует в архиве. Такая справка называется «справкой о невозможности предоставления архивных материалов» или «справкой о том, что архив не сохранился». Ниже подробно рассмотрены:

• правовые основания выдачи такой справки;
• когда и зачем она нужна;
• какие документы необходимо подготовить;
• пошаговый порядок обращения в архив;
• образец официального письма‑ответа.

Правовые основы

Выдача архивных справок регулируется несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок доступа к архивным документам и обязательность выдачи официальных ответов, если запрашиваемые сведения отсутствуют.
2. Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива от ) – в частности, пункт 5.3 гласит, что при отсутствии запрашиваемых материалов архив обязан оформить письмо‑ответ с указанием причин невозможности предоставления.
3. Региональные нормативные акты (например, правила работы Государственного архива РФ или Архивного фонда Санкт‑Петербурга) уточняют форму и сроки выдачи справок.

Зачем нужна справка о невозможности предоставления?

Справка может потребоваться в следующих ситуациях:

• оформление пенсионных прав, когда необходимо подтвердить отсутствие сведений о трудовом стаже;
• судебные разбирательства, где требуется доказательство того, что архивные документы действительно уничтожены;
• оформление наследства, когда требуется подтвердить отсутствие завещаний или иных правоустанавливающих актов;
• внутренний аудит организации, подтверждающий факт утраты документов.

Кому и где можно получить справку

Запрос может быть направлен:

• в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – для документов, относящихся к центральным органам власти;
• в Архивный фонд Санкт‑Петербурга – для материалов, хранящихся в региональном архиве;
• в муниципальные архивы – если речь идёт о документах местного уровня;
• в специальные архивы ликвидированных предприятий (например, в г. Санкт‑Петербурге, ул. Днепропетровская, д. 9а).

Что необходимо подготовить

Для получения справки о том, что архив не сохранился, следует собрать следующий пакет документов:

Документ	Содержание / Примечание
Заявление (форма 9)	Обязательное поле – «Запрашиваемая информация». Если сведения неизвестны, укажите «не имею». Образец формы доступен на сайте архива.
Документ, удостоверяющий личность	Паспорт РФ, заграничный паспорт, СНИЛС – в зависимости от требований конкретного архива.
Доверенность (если запрос подаёт представитель)	Нотариально заверенная, с указанием полномочий на запрос архивных сведений.
Квитанция об уплате государственной пошлины (если требуется)	Не во всех архивах взимается плата, но в некоторых (например, в архивах Украины) она обязательна.

Пошаговый порядок обращения

1. Определите, в каком архиве хранилась (или должна была храниться) нужная информация. Для государственных органов РФ – это ГАРФ; для региональных – архивы субъектов.
2. Скачайте и заполните форму заявления (форма 9). Все поля обязательны. При отсутствии сведений укажите «не имею».
3. Подготовьте копию паспорта и, при необходимости, доверенность. Оригиналы предъявляются только при личном визите.
4. Отправьте запрос. Возможные способы:
   • Лично в архив (рекомендовано – ускорит процесс).
   • Почтовой отправкой заказным письмом с описью вложения.
   • Через портал Госуслуги (если архив подключён к системе).
5. Ожидайте ответа. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней (может быть продлено до 60 дней в случае сложных запросов).
6. Получите справку. Если материалов нет, архив выдаёт письмо‑ответ с указанием причин (пожар, уничтожение, отсутствие).

Образец письма‑ответа (справка о невозможности предоставления)

Ниже приведён типовой шаблон, который используют большинство государственных архивов России. Его можно адаптировать под конкретный архив.

[Шапка архива]
Государственный архив Российской Федерации
Отдел выдачи справок
Адрес: 119034, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12/2
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@garf.ru
Справка № _______
от «____» __________ 20__ г.

Кому: _______________________________
(ФИО, должность, наименование организации)


Тема: Справка о невозможности предоставления архивных материалов
 (указание на отсутствие сведений о …)

Содержание:

Настоящим подтверждаем, что в архивах Государственного архива
Российской Федерации (ГАРФ) по запросу № ______ от «____» __________ 20__ г.
не обнаружено документов, подтверждающих наличие (указать тип
информации: трудового стажа, служебных записок, актов, договоров и т.п.).
Отсутствие материалов обусловлено следующими обстоятельствами:

Пожар в архивном помещении, произошедший ____ __________ 20__ г.
 (протокол пожарного расследования № ______).
Уничтожение документов в результате стихийного бедствия
 (наводнение, землетрясение) ____ __________ 20__ г.

Отсутствие оригинальных материалов в архиве с момента их
 передачи в ______ (дата передачи) – подтверждается актом
 передачи № ______.

Ответ подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ
«Об архивных делах в Российской Федерации» и Основными правилами
работы архивов организаций (Коллегия Росархива, решение от ).
Подпись _______________________
Ф.И.О. _______________________
Должность _______________________
Печать организации

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает подготовка справки?

Стандартный срок – 30 календарных дней. При необходимости проведения экспертизы (например, проверка пожарных актов) срок может быть продлён до 60 дней.

Нужно ли платить за справку?

В большинстве государственных архивов РФ выдача справки о невозможности предоставления является бесплатной. Платные услуги могут возникнуть только в случае копирования больших объёмов документов.

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. При обращении через портал «Госуслуги» или через электронную почту архив может выслать скан справки, заверенный электронной подписью.

Что делать, если архив отказывается выдавать справку?

Требуется письменный отказ с указанием причин. В таком случае вы можете обжаловать решение в суде или подать жалобу в Росархив (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67).

Практические рекомендации

• Сохраняйте копии всех отправленных запросов и полученных ответов. Это будет доказательной базой в дальнейшем.
• Уточняйте у архива список необходимых сопроводительных документов. Некоторые региональные архивы требуют дополнительные справки (например, о пожаре от МЧС).
• При обращении через электронные сервисы сохраняйте подтверждение отправки. На портале «Госуслуги» это делается автоматически.
• Если требуется подтверждение от нескольких архивов, готовьте отдельные запросы. Каждый архив отвечает только за свою часть материалов.

Справка о том, что архив не сохранился, – важный документ, подтверждающий отсутствие запрашиваемой информации в официальных источниках. Оформление такой справки регулируется федеральным законодательством и требует строгого соблюдения процедурных требований. Подготовив правильный пакет документов и следуя описанному выше алгоритму, вы сможете получить официальное подтверждение в кратчайшие сроки.

---

Дата публикации: 00:11:35 (). Информация актуальна на момент написания и основана на публичных источниках, включая официальные сайты государственных архивов России.