Справка о трудовом стаже – один из самых востребованных документов, который требуется при оформлении пенсии, получении социальных льгот, подтверждении права на обучение и во многих других ситуациях․ В некоторых случаях справка направляется непосредственно в архив организации, где хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника․ В статье мы подробно разберём, как правильно оформить такой документ, какие нормативные акты регулируют его выдачу и представим готовый образец справки в архив о стаже․

Правовая основа

Выдача справки о стаже регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 236‑238);
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О страховых пенсиях»;
• Приказ Минтруда России от №  202/пр от «Об утверждении формы справки о трудовом стаже»;
• Локальные нормативные акты (приказы, регламенты) конкретного предприятия․

Согласно этим документам, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения письменного запроса выдать справку о стаже в двух экземплярах: один – сотруднику, второй – в архив организации․

Кому может потребоваться справка в архив

Справка, направляемая в архив, обычно требуется в следующих случаях:

1. Оформление пенсионных выплат (проверка стажа в архиве организации)․
2. Получение социальных льгот (например, льготный проезд, субсидии)․
3. Подтверждение квалификации при переводе в другую структуру․
4. Судебные разбирательства, где необходимо доказать факты трудовой деятельности․
5. Внутренний аудит и проверка кадровой документации․

Как оформить запрос на справку

Для получения справки в архив необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовить письменный запрос․ В запросе указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Табельный (служебный) номер;
   • Дата рождения;
   • Период работы (с … по …);
   • Цель получения справки (например, «для подачи в Пенсионный фонд»);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail)․
2. Подписать запрос и приложить копию паспорта (или другого удостоверения личности)․
3. Отправить запрос в кадровый отдел или непосредственно в архив организации (по внутренней регламентированной форме)․
4. Ожидать готовности справки – срок не более 5 рабочих дней․

Структура справки о стаже (образец)

Ниже представлен универсальный образец справки, который соответствует требованиям приказа Минтруда и может быть использован в любой организации․ При необходимости в него можно внести изменения, предусмотренные локальными нормативными актами․

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Тел․: (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@example․ru

--------------------------------------------------------------------
 СПРАВКА О ТРУДОВОМ СТАЖЕ
--------------------------------------------------------------------
№ ___________ от «____» __________ 2026 г․

Выдана в архив организации в соответствии с запросом
____________________________ (ФИО заявителя)․

Сотрудник:
 • ФИО: _________________________________
 • Дата рождения: _______________________
 • Табельный номер: ______________________
 • Должность (по штатному расписанию): _______________________

Период работы в организации:
 • С «____» __________ 20__ г․ по «____» __________ 20__ г․
 • Общий трудовой стаж в организации: ________ лет ________ месяцев

Сведения о стаже:
 • Стаж по основной работе: ________ лет ________ месяцев
 • Стаж по дополнительной работе (при наличии): ________ лет ________ месяцев
 • Стаж по совместительству: ________ лет ________ месяцев
 • Стаж по временной (сезонной) работе: ________ лет ________ месяцев

Дата начала трудовой деятельности (по данным Трудовой книжки): «____» __________ 20__ г․
Дата окончания трудовой деятельности (по данным Трудовой книжки): «____» __________ 20__ г․
Наличие (отсутствие) перерывов в работе (указать даты и причины): ____________________________

Подтверждающие документы (перечень приложений):
 • Трудовая книжка (страницы с указанием дат);
 • Приказы о приёме и увольнении;
 • Справки о командировках, обучении и пр․

Подпись руководителя отдела кадров: ______________________
(Ф․И․О․, должность)

М․П․

--------------------------------------------------------------------

Обратите внимание, что в справке обязательно должны присутствовать:

• Шапка организации (название, ИНН, адрес);
• Номер и дата выдачи документа;
• Полные данные сотрудника;
• Точные даты начала и окончания работы;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации․

Пошаговая инструкция по заполнению образца

1. Заполните шапку организации․ Если справка готовится в архиве, укажите «в архив» в строке «Выдана в архив организации»․
2. Укажите номер и дату․ Номер присваивается в порядке очередности, дата – текущая;
3. Внесите персональные данные сотрудника․ Проверьте правильность ФИО, даты рождения и табельного номера․
4. Определите периоды работы․ Используйте данные из трудовой книжки и кадрового делопроизводства․
5. Разделите стаж по видам занятости․ Если сотрудник работал по нескольким договорам, укажите каждый из них․
6. Укажите перерывы․ Важно указать любые периоды (отпуск без сохранения места работы, увольнение, командировки за границу и т․д․)․
7. Приложите подтверждающие документы․ Список приложений помогает архиву быстро проверить достоверность сведений․
8. Подпишите и поставьте печать․ Подпись должна быть у руководителя отдела кадров или у лица, уполномоченного на выдачу справок․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро получить справку в архив?

Если запрос подан в письменной форме и приложены все необходимые документы, справка должна быть готова в течение 5 рабочих дней․ При отсутствии полной информации срок может быть продлён․

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да․ Многие организации внедряют электронный документооборот․ В таком случае справка высылается в формате PDF с цифровой подписью и сохраняется в электронном архиве․

Что делать, если в справке указаны неверные даты?

Необходимо подать заявление об исправлении справки, приложив копию трудовой книжки и приказов о приёме/увольнении․ После проверки исправленная справка будет выдана в течение 5 рабочих дней․

Нужна ли справка о стаже для получения пенсии?

Да․ Пенсионный фонд требует подтверждения стажа как из справки, выданной работодателем, так и из данных государственного реестра страховых взносов․

Где скачать готовый шаблон

Большинство государственных и коммерческих порталов предоставляют бесплатные шаблоны справок о стаже․ Ниже перечислены проверенные ресурсы:

• Госуслуги – раздел «Документы для граждан»․
• 1С:Документооборот – готовые формы в формате Word и PDF․
• БюроПРО – шаблоны кадровой документации․
• Сайт вашей организации – часто в разделе «Кадровые документы» размещены локальные образцы․

Для скачивания достаточно выбрать нужный шаблон, нажать кнопку «Скачать», после чего файл будет сохранён в выбранной директории․

Справка в архив о стаже – важный документ, который подтверждает ваш трудовой путь и служит основанием для получения социальных льгот․ Правильное оформление справки, соблюдение нормативных требований и своевременное предоставление всех необходимых данных позволяют избежать задержек и ошибок․

Помните: всегда проверяйте актуальность локальных инструкций вашего предприятия и сохраняйте копию запроса и готовой справки для собственного архива․

Если у вас остались вопросы, обратитесь в кадровый отдел или в архив организации – специалисты помогут уточнить детали и подготовить документ в точном соответствии с вашими потребностями․